Documentele contabile si sistemele de contabilitate

Documentele contabile si sistemele de contabilitate

1. Documentele contabile - suportul fundamentarii si justificarii datelor contabile

Una din conditiile fundamentale pentru tinerea unei contabilitati corecte este documentarea operatiunilor, adica efectuarea inregistrarilor in contabilitate numai pe baza unor documente justificative. In acest fel, contabilitatea consemneaza o informatie pe care o putem considera ca fiind obiectiva, prin faptul ca este reflectata intr-un inscris verificabil si care este emis, de cele mai multe ori, de persoane din afara compartimentului contabil, creandu-se astfel si posibilitatea unui control suplimentar. Contabilul constata "realitatea perimetrului contabil" prin mijlocirea acestor documente, in lumina regulilor proprii, mai mult sau mai putin rigide si uneori contestabile, si dupa trecerea prin filtrul judecatii sale. Obligativitatea justificarii fiecarei inregistrari contabile cu documente este prevazuta in legea contabilitatii.

Documentatia consta in faptul ca orice operatie economica sau financiara cu privire la existenta si miscarea elementelor patrimoniale, pentru a putea fi inregistrata in conturi trebuie consemnata intr-un document care atesta infaptuirea ei.

Definitia, functiile si clasificarea documentelor contabile

Documentele contabile sunt acte scrise in care se consemneaza tranzactiile, evenimentele si alte operatii economice, in momentul si de regula la locul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca suport de  inregistrare in contabilitate

Elementele principale pe care trebuie sa le contina un document justificativ sunt[1]:

• denumirea documentului;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• denumirea si sediul unitatii care il intocmeste, la care se pot adauga si date privind subunitatea, serviciul, biroul, compartimentul emitent;
• mentionarea partilor care participa la derularea operatiunii pentru care este intocmit (daca este cazul);
• continutul operatiunii si, daca este cazul, temeiul legal al infaptuirii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii, ale persoanelor cu atributii de control financiar-preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
• coduri pentru prelucrarea automata a datelor;
• alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare.

Personale insarcinate cu intocmirea, verificarea, avizarea, contabilizarea documentelor (inclusiv cele care se ocupa de contabilitate) trebuie sa asigure completarea documentelor cu toate elementele necesare. Altfel, cu ocazia diverselor controale la care este supusa intreprinderea (indeosebi cele fiscale), exista riscul ca operatiunea sa fie considerata fara documente legale; consecinta acestui fapt este ca operatiunea nu mai este recunoscuta

Contabilitatea se caracterizeaza prin fundamentarea si justificarea datelor ei pe baza de acte scrise. Nici o operatie economica nu se poate inregistra in contabilitate unei intreprinderi fara un act scris.

Plecand de la continutul si destinatia lor, documentele contabile indeplinesc urmatoarele functii:

a. Functia de consemnare - potrivit careia orice operatie economica, efectuata in cadrul intreprinderii, se consemneaza in documente letric si cifric, cantitativ si valoric.

b. Functia de acte justificative - potrivit careia documentele justifica inregistrarea in contabilitate a operatiilor economice consemnate in ele.

c. Functia de verificare a activitatilor desfasurate - potrivit careia documentele asigura urmarirea activitatii economico-financiare a intreprinderii in cele mai mici detalii si efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare si fiscale de catre organele cu atributiuni in acest sens (organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc).

d. Functia de asigurare a integritatii patrimoniului - potrivit careia documentele angajeaza drepturi, raspunderi si obligatii in sarcina persoanelor care le-au intocmit, cu privire la miscarile de valori produse in averea intreprinderii.

e. Functia de calculatie - potrivit careia documentele referitoare la cheltuielile de productie stau la baza  calcularii costului produselor obtinute, lucrarilor executate si serviciilor prestate.

f. Functia juridica - potrivit careia documentele asigura stabilirea drepturilor si obligatiilor banesti ale intreprinderilor. In cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza efectuarii eventualelor expertize si  cercetari ale organelor judiciare.

Documentele contabile se clasifica in functie de mai multe criterii si anume:

a. Dupa modul de prezentare, documentele contabile pot fi:

a₁. Formularele tipizate - sunt suporturi de informatii, in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate.

a₂. Formularele netipizate - sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricarei intreprinderi, asa cum este cazul documentelor cumulative.

b. Dupa rolul lor in cadrul sistemului informational documentele contabile se clasifica in:

Documente justificative asigura datele de intrare in sistemul informational-contabil;

Registre contabile realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului;

Documente contabile de sinteza si raportare asigura centralizarea si transmiterea informatiilor catre utilizatori.

c. Dupa locul intocmirii avem: documente interne si documente externe

d. Dupa destinatie putem avea: documente de dispozitie, documente de executie, documente combinate si documente contabile;

e. Dupa momentul intocmirii se identifica: documente primare si documente centralizatoare/secundare;

f. Dupa regimul de tiparire si folosire: documente cu regim special, documente fara regim special sau cu regim uzual si documente cu reglementari exprese;

g. Dupa natura sau continutul operatiilor consemnate, pot fi: documente pentru operatiuni banesti, documente pentru operatiile cu active fixe, documente pentru operatiile cu stocuri si documente pentru inventariere.

Documentele justificative - notiune, continut, intocmire, prelucrare, verificare si arhivare

Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata defineste documentul justificativ astfel: orice operatiune economico-financiara efectuata, se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document, care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Continutul documentelor justificative variaza in functie de caracterul operatiilor consemnate. In vederea reflectarii clare si complete a operatiilor economice pentru care se intocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice.

Documentele justificative se intocmesc, de regula la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia economica. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual sau cu tehnica de calcul.

Pentru intocmirea corecta, completa si la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de intocmire si utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare si functionare a intreprinderilor. La intocmirea documentelor justificative nu se admit stersaturi sau alte operatiuni de acest gen.

Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau sumei gresite cu o linie, in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost gresit, apoi se scrie alaturat textul sau suma corecta. Corectia facuta  se confirma prin semnaturile acelorasi persoane, care au semnat initial documentul.

In documentele de casa si de banca (cecuri, chitante, ordine de plata etc.) nu se admit corecturi. Daca s-au facut greseli in aceste documente, ele se anuleaza, pastrandu-se in carnetele respective, fara sa se detaseze si se intocmesc apoi alte documente corecte.

Prelucrarea documentelor este operatia urmatoare, dupa intocmirea si transmiterea lor la compartimentul de contabilitate si consta in sortarea documentelor pe categorii de operatii (cumparari de bunuri, livrari de produse si marfuri, consumuri de materiale etc), exprimarea in etalon monetar a marimii naturale, cantitative a operatiilor economice si daca este cazul, centralizarea mai multor documente justificative in documente cumulative pentru operatii din aceeasi categorie, in vederea inregistrarii in conturi.

Verificarea documentelor are scopul sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte, asigurandu-se astfel exactitatea si realitatea datelor inregistrate in contabilitate.

Arhivarea documentelor trebuie sa asigure depozitarea si conservarea  acestora in siguranta, deoarece servesc la controlul operatiilor economice efectuate. Dupa inregistrarea in evidenta contabila si rezolvarea completa si definitiva a documentelor, acestea se claseaza (aranjeaza) intr-o anumita ordine strict determinata pentru a fi usor gasite, in vederea obtinerii informatiilor necesare si pentru a fi pastrate in bune conditii.

Pastrarea documentelor se realizeaza:

Ø       pentru anul curent in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment din intreprindere;

Ø       pentru anii precedenti in arhiva generala a unitatii.

Termenul de pastrare a documentelor contabile si a celor justificative este de 10 ani, cu incepere de la data inchiderii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii si a bilantului contabil care se pastreaza timp de 50 de ani.

Reconstituirea documentelor Atunci cind se constata lipsa sau distrugerea unui document, este necesar sa se intocmeasca un dosar de reconstituire in care sa apara toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut: sesizarea persoanei care a constatat lipsa, procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii documentului, dispozitia conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit si alte elemente, in masura in care sunt necesare. Daca documentul disparut a fost emis de o alta unitate, atunci reconstituirea se face de catre unitatea emitenta. Documentele reconstituite vor purta o mentiune in acest sens. Nu se pot reconstitui documente de cheltuieli nenominale pierdute, sustrase sau distruse inainte de inregistrarea lor in contabilitate.

Registrele contabile

Regisrele contabile reprezinta documente cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor economice si financiare in contabilitate, furnizand informatii privind situatia si miscarea patrimoniului.

Principalele registre care se folosesc in contabilitate sunt:

1. Registrul-jurnal este document contabil obligatoriu care serveste pentru inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordine cronologica, zi de zi, pe masura efectuarii lor in timp, reprezentand memoria contabila a intreprinderii.

2. REGISTRUL Cartea-mare este documentul contabil obligatoriu, in care se inregistreaza, lunar, operatiile contabile inscrise in registrul jurnal, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, stabilindu-se la sfarsitul lunii situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare si creditoare si soldurile finale.

Altfel spus, fiecare operatiune este inregistrata in doua registre distincte: mai intai in ordine cronologica, zi de zi, in registrul jurnal, pentru ca lunar sa fie preluata in ordine sistematica, prin intermediul contului care o reflecta, in registrul cartea mare, care grupeaza totalitatea conturilor utilizate de intreprindere.

Cartea mare serveste la intocmirea balantei de verificare.

3. Registrul-inventar este document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele verbale de inventariere, toate elementele patrimoniale de activ si pasiv, centralizate pe conturi si grupe de conturi, pana la nivelul posturilor din bilantul contabil.

Documentele contabile de sinteza

In vederea utilizarii datelor contabile in procesul decizional privind  activitatea intreprinderii, se impune centralizarea si sintetizarea periodica a acestora, pentru asigurarea informatiilor necesare utilizatorilor. Aceasta operatiune se realizeaza cu ajutorul documentelor contabile de sinteza, denumite situatii financiare anuale.

Potrivit Reglementarilor contabile armonizate cu directivele europene si Standardele Internationale de Contabilitate, prin intermediul situatiilor financiare anuale, datele inregistrate in sistemul de conturi, sunt centralizate si prezentate sub forma indicatorilor economico-financiari de sinteza, care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare, performantei, modificarilor capitalului propriu si fluxurilor de trezorerie ale intreprinderii pentru exercitiul financiar respectiv.

Pentru realizarea acestor obiective, situatiile financiare anuale trebuie sa cuprinda: bilantul; contul de profit si pierdere; situatia modificarilor capitalului propriu; situatia fluxurilor de trezorerie; politici contabile si note explicative. Politicile contabile si notele explicative sunt concretizate intr-o serie de formulare, prin care se prezinta ansamblul de principii, conventii, reguli si practici utilizate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale, precum si informatii suplimentare, relevante, referitoare la anumite elemente semnificative din bilantul contabil si contul de profit si pierdere.

2. Sistemele de organizare a inregistrarilor in contabilitate

Sistemul de inregistrare contabila reprezinta modul de organizare si de prelucrare a datelor in scopul obtinerii informatiilor, in expresie valorica, privind starea si miscarea elementelor patrimoniale.

Concret, formele de inregistrare in contabilitate reprezinta un sistem de registre, formulare si documente, corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica, dupa anumite reguli, a operatiilor economice si financiare care au loc intr-o intreprindere pe parcursul exercitiului financiar.

In evolutia contabilitatii, atat sub aspectul realizarii practice, cat si sub aspect teoretic, s-au conturat doua sisteme de organizare a inregistrarilor contabile, respectiv:

SISTEMUL CLASIC - sistem simplu, nu implica divizarea muncii contabile, este  utilizat in intreprinderile mici;

SISTEMUL CENTRALIZATOR  - este un sistem evoluat, utilizat de intreprinderile cu activitate complexa, care genereaza numeroase operatiuni economico-financiare, fapt care impune diviziunea muncii in activitatea contabila.

In cadrul aceluiasi sistem, principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economice si financiare, in cazul intreprinderilor care conduc contabilitatea in partida dubla sunt:

a. Forma de inregistrare contabila "pe jurnale" - se bazeaza pe un sistem de jurnale si carti-mari, care sa satisfaca cerintele diviziunii muncii contabile, in conditiile cresterii si repetabilitatii volumului de operatii.

b. Forma de inregistrare contabila "maestru-sah" sau pe conturi corespondente - se caracterizeaza prin dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajelor debitoare, cat si a celor creditoare ale conturilor sintetice.

c. Forma de inregistrare contabila "informatica" sau automatizata- reprezinta adaptarea diferitelor forme de inregistrare contabila si conducerea acestora, utilizand tehnica electronica de calcul.