Analiza si reproiectarea sistemului informational al firmei

ANALIZA SI REPROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL AL FIRMEI

Obiectivele urmarite:

Ø     Intelegerea notiunii de sistem informational;

Ø     Cunoasterea componentelor sistemului informational;

Ø     Cunoasterea si intelegerea functiilor sistemului informational;

Ø     Cunoasterea modalitatilor de rationalizare a sistemului informational.

Continut:

Definirea sistemului informational

Componentele sistemului informational

Functiile sistemului informational si cerintele de rationalitate privind informatiile

Analiza si reproiectarea sistemului informational

Concepte si notiuni cheie

Intrebari de evaluare a cunostintelor

Definirea sistemului informational

Pentru desfasurarea activitatii de conducere a intreprinderii managerii acestora utilizeaza o multitudine de informatii in vederea fundamentarii deciziilor. La randul lor, executantii au nevoie de o multitudine de informatii pentru realizarea obiectivelor individuale.

Se folosesc informatii din interior privind desfasurarea procesului de productie, modul de indeplinire a sarcinilor si obiectivelor de catre personalul intreprinderii, situatia stocurilor de resurse materiale si energetice, modul de functionare a masinilor, instalatiilor, gradul de indeplinire si nivelul de calitate al productiei, informarea privind deficiente sau dezechilibre manifestate la nivelul componentelor intreprinderilor, informatii cu privire la continutul programelor de productie, sarcinile zilnice pe care le au de indeplinit executantii, instructiuni de executie etc. De asemenea se utilizeaza informatii din exterior privind posibilitatile de aprovizionare, posibilitati de valorificare a productiei finite, de obtinere a fortei de munca, de cooperare cu alte unitati, de obtinere de credite, informatii cu privire la cadrul legislativ sau situatia social - economica si politica etc. Rolul si importanta informatiilor se accentueaza in managementul strategic. Realizarea unor previziuni pertinente nu se pot efectua fara informatii exacte si oportune cu privire la mediul ambiant si starea de functionalitate a firmei.          

Toate aceste informatii sunt prelucrate si dirijate catre utilizatorii potentiali, cu scopul de a fi valorificate in avantajul intreprinderii.

In economia contemporana, puterea inseamna de cele mai multe ori cunoastere, iar aceasta presupune informatii din ce in ce mai multe, mai diversificate, mai exacte si obtinute in timp real, astfel incat sa poata fi utilizate si valorificate in procesele de aprovizionare, productie, desfacere, creditare etc.

Sistemul informational al intreprinderii poate fi definit prin totalitatea datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, a procedurilor de tratare a informatiilor si a mijloacelor de aplicare a acestora, menite sa contribuie la fundamentarea, elaborarea si implementarea obiectivelor firmei.

Luand in considerare importanta si functiile sale, sistemul informational poate fi considerat ca reprezentand sistemul circulator al intreprinderii. Acesta asigura culegerea datelo 929f53j r si informatiilor, prelucrarea lor, transportul catre beneficiari, realizand fluxul ascendent sau orizontal, iar dupa elaborarea deciziilor si instructiunilor, prin fluxul descendent are loc difuzarea acestora.

Componentele sistemului informational

Constructia si functionarea eficienta a sistemului informational presupune existenta unor componente cu caracter general, prezente la nivelul oricarei firme indiferent de marimea, obiectul de activitate si modul de organizare specific. Aceste componente sunt:

data;

informatia;

circuitul informational;

fluxul informational;

procedura informationala;

mijloace de tratare a informatiilor.

1. Data poate fi definita ca fiind o descriere letrica sau cifrica a unei fapte, fenomen, proces sau actiuni care privesc mediul intern sau extern al firmei si prezinta interes pentru activitatea acesteia.

2. Informatia rezulta prin asocierea mai multor date, prelucrate dupa anumite reguli pentru a aduce un plus de cunoastere celui careia ii este adresata, servindu-i, de regula, la realizarea obiectivelor individuale.

Informatiile reprezinta "materia prima" pentru fundamentarea deciziilor dar si factorul declansator al diferitelor actiuni. Ea sta la baza fundamentarii, elaborarii si implementarii subsistemului informational.

Caracteristicile principale ale informatiei sunt:

Ø     provin din prelucrarea mai multor date utilizand o serie de operatii, metode si algoritmi;

Ø     dobandesc un continut si o importanta semnificativa pentru cel care le prelucreaza si pentru beneficiari, aducand un plus de cunostinte;

Ø     dupa receptionarea si utilizarea informatiei, aceasta devine perimata pentru beneficiar si se transforma in date, care sunt stocate pentru o eventuala prelucrare ulterioara.

Informatiile pot fi clasificate dupa mai multe criterii:

Dupa forma de exprimare, acestea pot fi:

a)     informatia sub forma orala;

b)     informatia scrisa;

c)      informatia audio vizuala.

a) Informatia sub forma orala se caracterizeaza prin urmatoarele:

- exprimare simpla;

- circulatie rapida;

- posibilitate de interpretare;

- se pastreaza o perioada foarte scurta de timp.

b) Informatia scrisa se caracterizeaza prin:

- grad de prelucrare avansat;

- pastrarea nealterata a continutului pentru o perioada indelungata;

- circulatie mai lenta decat cea orala;

- costuri relativ reduse de stocare.

c) Informatiile audio vizuale - sunt obtinute prin imbinarea informatiilor sub forma orala cu prezentarea de imagini. Se diferentiaza de cele scrise si orale prin suportul de stocare. Sunt retinute foarte usor, au capacitate mare de influentare si pot fi difuzate catre un numar nelimitat de utilizatori. Isi pastreaza continutul nealterat o perioada indelungata de timp

2. Dupa provenienta, informatiile se pot clasifica in:

a)     informatii endogene;

b)     informatii exogene.

a) Informatiile endogene - provin din interiorul sistemului si exprima procese si fenomene din firma; privesc in general modalitatile si stadiul de realizare a obiectivelor de catre componentii firmei; sunt eterogene, aflate in diferite stadii de prelucrare.

b) Informatiile exogene - sunt cele care provin din afara firmei, respectiv din mediul ambiant al acesteia. Se refera la diferiti factori ai mediului ambiant, sunt diverse, au de multe ori importanta majora pentru firma si in functie de provenienta pot avea caracter obligatoriu ( exemplu: o lege economica, o ordonanta in efectul carora se incadreaza firma etc.)

3. Dupa directia de circulatie se disting urmatoarele tipuri de informatii:

a)     descendente;

b)     ascendente;

c)      orizontale.

a) Informatiile descendente - circula de la manager catre titularii posturilor aflati pe nivele ierarhice inferioare.

Aceste informatii sunt reprezentate de ordine, dispozitii, decizii pentru reglementarea activitatii intreprinderii. Sunt obligatorii si declanseaza o serie de actiuni, emiterea unor noi decizii sau modificari de atitudini si comportamente.

b) Informatiile ascendente - sunt cele care provin de la nivelele inferioare catre manageri si reprezinta, de regula, raspuns la informatiile descendente. Ele sunt rapoarte, sesizari, care au ca scop informarea managerului superior asupra realizarii sarcinilor si obiectivelor si asupra principalelor dificultati care au aparut pe parcursul realizarii acestora. Au o frecventa ridicata, asigura feed-beack-ul si sunt utilizate in procesele de control si coordonare. La randul lor genereaza noi decizii, care duc la aparitia altor informatii descendente.

c) Informatiile pe orizontala - circula intre componentele aflate pe acelasi nivel ierarhic asigurand cooperarea in realizarea obiectivelor si sarcinilor. Acestea sunt interdependente, sunt des intalnite intre titularii de posturi care desfasoara activitati omogene sau complementare si intre compartimentele functionale si restul compartimentelor din firma.

4. Dupa gradul de obligativitate, informatiile se clasifica in:

a)     informatii imperative;

b)     informatii non-imperative.

a) Informatiile imperative sunt transmise in general de managerii firmei catre subordonati in vederea realizarii unor actiuni sau unor procese de munca. Ele au un caracter decizional si sunt formale. De regula, iau forma unor documente oficiale si pot fi de provenienta endogena sau exogena. Informatiile imperative se vehiculeaza descendent, fiind necesar sa fie investite cu autoritate ierarhica.

b) Informatiile non-imperative pot proveni din mai multe surse (exogene sau endogene) si pot fi orientate catre mai multi receptori deodata avand ca scop cresterea gradului de cunoastere in diverse domenii sau cresterea gradului de informare a unor manageri. In cadrul acestora pot fi incadrate informatii de natura stiintifica, de cultura generala precum si informatii legate de modul de desfasurare al activitatilor. Directia de vehiculare poate fi descendenta (informatii stiintifice, culturale etc), ascendenta sau orizontala. De asemenea pot fi scrise, orale sau audio-vizuale.

5. Dupa destinatie, informatiile pot fi:

a)     pentru uz intern;

b)     pentru uz extern.

a) Informatiile de uz intern - sunt difuzate in interiorul intreprinderii cu scopul de a asigura conditiile normale de desfasurare a activitatii intreprinderii. Sunt eterogene din punct de vedere al continutului, si gradului de prelucrare. Pot fi prezentate sub forma orala, scrisa sau audio-vizuala. Directia de vehiculare poate fi ascendenta, descendenta sau orizontala. De asemenea pot fi imperative sau non-imperative.

b) Informatiile pentru uz extern - au ca scop difuzarea de elemente de cunoastere in legatura cu intreprinderea si produsele sale, potentialul economic, posibilitatile de cooperare, necesarul de resurse materiale, umane, financiare, precum si comunicarea unor informatii obligatorii catre diferite institutii ale administratiei publice locale si centrale. Din enumerarea realizata rezulta ca sunt eterogene din punct de vedere al continutului, se adreseaza diferitelor componente ale mediului extern si sunt predominant scrise si audio-vizuale.

6. Dupa continutul lor, informatiile se clasifica in:

a)     informatii cu privire la activitatea de cercetare - dezvoltare;

b)     informatii cu privire la activitatea de productie;

c)      informatii financiar - contabile;

d)     informatii comerciale;

e)     informatii cu privire la personal.

7. Dupa gradul de prelucrare, informatiile pot fi:

a)     primare sau de baza;

b)     intermediare;

c)      finale.

a) Informatiile primare sunt in stadii incipiente de prelucrare, ca urmare au o forma analitica. Sunt prezente la nivelul executantilor si de regula se obtin prin prelucrarea primara a rezultatelor obtinute in urma desfasurarii diferitelor activitati. Au o frecventa mare de colectare, directia de vehiculare este ascendenta, sunt non-imperative, de provenienta preponderent endogena si cu destinatie interna.

b) Informatiile intermediare sunt acele informatii care au trecut prin diferite faze de prelucrare, dar care nu au ajuns inca la stadiul final. Sunt prezente la nivelul managementului inferior si in compartimentele functionale. Au o frecventa medie de transmitere, directia de vehiculare este ascendenta si orizontala.

c) Informatiile finale sunt acelea care au trecut prin toate fazele de prelucrare. Au o forma sintetica si sunt prezente la nivelul managementului mediu si superior sau sunt adresate unor institutii din mediul ambiant al firmei. Frecventa de transmitere este, de regula, periodica (trimestriala, semestriala, anuala).

8. Dupa modul de organizare al inregistrarii si prelucrarii, informatiile se pot clasifica astfel:

a) tehnico-operative;

b) de evidenta contabila;

c) comerciale;

d) statistice.

a) Informatiile tehnico-operative se refera la domeniul tehnic si de executie. Sunt analitice, reflecta specificul, continutul si functionalitatea proceselor tehnice, explica, verifica si evalueaza modalitatea de realizare a unor activitati, de utilizare a unor utilaje, de fabricare a unor produse, etc. Ele reflecta sau se refera, de regula, la procese din domeniul functiunilor de productie si cercetare-dezvoltare.

b) Informatiile de evidenta contabila reflecta specificul, continutul si functionalitatea proceselor din domeniul functiunii financiar-contabile. Au un caracter preponderent post-operativ, sunt analitice si au o frecventa ridicata de culegere, prelucrare si inregistrare.

c) Informatiile comerciale se refera indeosebi la mediul extern, deoarece informatiile economice din mediul intern sunt cuprinse, de regula, in categoria celor de evidenta contabila. Sunt analitice sau sintetice, se utilizeaza in previziuni si este indicat sa se culeaga, inregistreze si prelucreze continuu.

d) Informatiile statistice realizeaza, de regula, o sinteza a celorlalte tipuri de informatii, folosind instrumentarul statistico-matematic. Sunt utilizate in procese de diagnosticare si previziune. Avand un grad ridicat de sinteza, pot fi considerate ca fiind informatii finale.

3. Circuitul informational - se poate defini prin drumul urmat de informatie sau de un grup de informatii de la emitator pana la receptor cu precizarea punctelor de trecere (sau a statiilor intermediare).

Circuitul informational se caracterizeaza prin lungime, structura si capacitate de transport.

Lungimea reprezinta distanta parcursa de informatie de la emitator pana la utilizatorul final.

Structura specifica numarul de emitenti si receptori specifici circuitului informational, precum si pozitionarea lor in structura organizatorica a firmei, astfel incat sa se identifice cu claritate traseul urmat de informatie.

Capacitatea de transport specifica cantitatea de informatii care se vehiculeaza prin circuitul informational respectiv. Aceasta depinde de mijloacele, procedurile de prelucrare a informatiilor si de fluxul informational.

Ca si informatiile, circuitele informationale se clasifica dupa mai multe criterii:

1. Dupa directia de vehiculare a informatiilor, acestea pot fi:

a) verticale;

b) orizontale;

c) oblice.

a) Circuitele informationale verticale se stabilesc intre elemente ale structurii organizatorice aflate pe niveluri ierarhice diferite, intre care exista relatii de subordonare nemijlocita sau intre firma si suprasistemele organizatorice, carora li se subordoneaza direct. Prin intermediul lor se vehiculeaza informatii ascendente si descendente.

Am introdus in cadrul sistemului informational al firmei si circuitele informationale care fac legatura cu mediul ambiant deoarece un capat al acestor circuite apartine firmelor si poate juca rol de emitator, receptor sau ambele intermitent. De asemenea pentru culegerea, prelucrarea, transmiterea, respectiv prelucrarea informatiilor care circula prin intermediul acestor sisteme, in cadrul firmei trebuie sa se dezvolte structuri organizatorice corespunzatoare dar si metode si procedee specifice de tratare a informatiilor.

b) Circuitele informationale orizontale se stabilesc intre elemente ale structurii organizatorice aflate pe aceleasi niveluri ierarhice, intre care exista relatii de cooperare sau functionale, sau intre firma si alte organizatii ale mediului extern, cu care se dezvolta relatii de colaborare sau functionale. Prin intermediul lor se vehiculeaza informatii orizontale.

c) Circuitele informationale oblice se stabilesc intre elemente ale structurii organizatorice aflate pe niveluri ierarhice diferite, intre care nu exista relatii de subordonare nemijlocita sau intre firma si suprasisteme organizatorice, carora nu li se subordoneaza direct. Au la baza relatii functionale, de stat major sau de control. Prin intermediul lor se vehiculeaza informatii ascendente si descendente.

2. Dupa frecventa constituirii si utilizarii circuitelor informationale, acestea se pot clasifica in:

a) permanente;

b) periodice;

c) ocazionale.

a) Circuitele informationale permanente sunt acelea prin intermediul carora se vehiculeaza informatii zilnice. De regula sunt utilizate pentru transmiterea unor informatii primare si intermediare, necesare exercitarii functiei de control evaluare si partial de coordonare.

b) Circuitele informationale periodice sunt acelea prin intermediul carora se vehiculeaza informatii la intervale regulate. S-au dezvoltat ca urmare a caracterului secvential si ciclic al unor procese de executie si de management. Sunt utilizate pentru transmiterea unor informatii necesare exercitarii functiilor de previziune, organizare, coordonare, antrenare si control evaluare.

c) Circuitele informationale ocazionale sunt acelea prin intermediul carora se vehiculeaza informatii rezultate ca urmare a unor situatii inedite din interiorul sau din exteriorul organizatiei. Servesc fundamentarii unor decizii cu caracter de unicat.

4. Fluxul informational - este reprezentat de viteza cu care circula informatiile intre emitator si receptor utilizand un anumit circuit informational. Sau altfel spus, reprezinta cantitatea de informatii care circula in unitatea de timp printr-un circuit informational.

5. Procedura informationala - poate fi definita prin totalitatea metodelor si tehnicilor care sunt utilizate pentru culegerea datelor si informatiilor, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea acestora.

In vederea obtinerii unor informatii utile, corecte si in timp real trebuie ca procedurile de culegere, inregistrare, tratare si prelucrare a informatiilor sa fie clare si detaliate astfel incat sa poata fi intelese si executate corespunzator de catre personalul firmei. Trebuie sa fie precizate operatiile care urmeaza sa se efectueze, succesiunea lor, formulele, metodele si mijloacele de tratare a informatiilor, precum si suportul informational folosit si forma de prezentare a informatiilor.

Procedura informationala inregistreaza schimbari permanente datorita posibilitatilor variate de prelucrare a informatiilor, oferite de stiinta si tehnica moderna. Astfel se dezvolta metode si tehnici noi de prelucrare a informatiilor, apar noi suporturi informationale, modalitati moderne de culegere a informatiilor etc. Toate acestea au ca rezultat reducerea cheltuielilor si timpului specifice procedurilor informationale.

Suportul informational - reprezinta un mijloc care poate fi utilizat pentru consemnarea, inregistrarea continutului informatiilor in vederea pastrarii integritatii acesteia si realizarii transportului, intre diferiti utilizatori.

Acesta a cunoscut o evolutie permanenta datorita tendintei de creare a unui suport care sa asigure rezistenta in timp a informatiei, capacitatea mare de inmagazinare si fidelitatea inregistrarii informatiei. Primul suport informational l-a constituit papirusul. Aparitia hartiei a insemnat o adevarata revolutie privind sistemul informational. Hartia s-a dovedit rezistenta in timp, capabila sa pastreze integral continutul informatiei, dar costul producerii, utilizarii si depozitarii ei este relativ ridicat. Pentru pastrare (conservare), sunt necesare conditii deosebite. Mai tarziu au aparut benzile fotografice (benzi de film) benzi magnetice, discuri magnetice, cilindrii magnetici, dischetele, CD-urile si DVD-urile. Toate aceste suporturi s-au dovedit a fi superioare hartiei in ceea ce priveste, capacitatea de inregistrare, posibilitatea de depozitare, costul de obtinere si operare.

6. Mijloacele de prelucrare -cuprind totalitatea instrumentelor, masinilor, instalatiilor cu ajutorul carora se asigura culegerea, inregistrarea, prelucrarea, stocarea si transmiterea informatiilor de la emitator la receptor (utilizator).

Mijloacele de tratare a informatiilor pot fi:

Ø     manuale;

Ø     mecanizate;

Ø     automatizate.

Functiile sistemului informational si cerintele de rationalitate privind informatiile

Orice firma pentru a-si putea desfasura activitatea si pentru a-si atinge obiectivele stabilite trebuie sa realizeze o combinare a resurselor materiale, financiare, umane si informationale.

Informatia este utilizata pentru exercitarea fiecarei functii a managementului. Pe baza lor se fundamenteaza previziunile, se stabileste structura organizatorica a firmei, se delimiteaza si repartizeaza functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile, se realizeaza coordonarea subdiviziunilor organizatorice si a activitatilor, antrenarea persoanelor in procesele de stabilire si realizare a obiectivelor, evaluarea rezultatelor si a personalului.

De asemenea, nici o functiune a firmei nu poate fi realizata in lipsa informatiilor. Fundamentarea politicilor si strategiilor, desfasurarea activitatilor de cercetare, de productie, de aprovizionare, marketing, desfacere, financiare, contabile, precum si cele legate de procurarea si dezvoltarea resurselor umane nu s-ar putea imagina in lipsa informatiilor, mai ales in societatea moderna, bazata pe cunoastere, in care ritmul schimbarilor se intensifica continuu.

Pentru procurarea, inregistrarea, prelucrarea si difuzarea informatiilor, firmele trebuie sa-si dezvolte un sistem informational eficient, capabil sa-si indeplineasca cele trei functii specifice. Acestea sunt:

functia decizionala;

functia operationala;

functia de conservare, pastrare sau arhivare.

Functia decizionala este asigurata de continutul informatiilor care constituie elementul de baza pentru fundamentarea deciziilor. In procesul de fundamentare a deciziilor, pentru evaluarea diferitelor variante posibile si compararea acestora in vederea selectarii pe cea optima, managerii au nevoie de informatii. Acestea sunt puse la dispozitia lor prin intermediul sistemului informational dezvoltat in cadrul firmei

Deciziile luate pe baza informatiilor devin operationale numai prin asigurarea de catre sistemului informational a posibilitatilor de transport si vehiculare a informatiilor. In acest mod se manifesta functia operationala a sistemului.

Functiunea de conservare, pastrare sau arhivare este definita prin posibilitatea oferita de sistemul informational de a relua (refolosi) dupa un anumit timp o serie de date si informatii care au fost pastrate sau conservate.

Pentru ca sistemul informational sa-si poata indeplinii functiile pentru care a fost proiectat si implementat, trebuie ca informatiile vehiculate de acesta sa indeplineasca o serie de cerinte de rationalitate. Astea se refera la o serie de calitati ale informatiilor, precum:

Ø          Realism - presupune ca informatia sa realizeze o reflectare corecta a proceselor si fenomenelor pe care le caracterizeaza.

Ø     Complexitate - exprima capacitatea informatiei de a surprinde fatetele multiple ale proceselor si fenomenelor, caracterizandu-le din punct de vedere economic, tehnic, socio-uman etc.

Ø     Concizie si claritate - presupune exprimarea sintetica si inteligibila a diferitelor mesaje pe care le transmit.

Ø     Precizie - are in vedere exactitatea mesajului furnizat, oferindu-i receptorului o imagine corecta despre procesul sau fenomenul pe care il caracterizeaza.

Ø     Oportunitate - se refera la disponibilitatea informatiei la momentul oportun, in forma de prezentare si de prelucrare necesara receptorului, astfel incat aceasta sa poata fi utilizata imediat.

Ø     Dinamismul - presupune reflectarea proceselor si fenomenelor in evolutia lor astfel incat sa se poata trage concluzii cu privire la traiectoria acestora, la directia spre care se indreapta.

Ø     Adaptabilitate - presupune corelarea formei de prezentare, a gradului de prelucrare cu nivelul de pregatire, gradul de informare, pozitia ierarhica detinute de catre receptor.

Ø     Caracter prospectiv - presupune prezentarea informatiilor astfel incat sa dea posibilitatea receptorului sa-si creeze o imagine cu privire la evolutia viitoare a proceselor si fenomenelor caracterizate.

Ø     Reprezentativitate - se refera in general la informatiile care caracterizeaza o multime de fenomene sau procese si are in vederea surprinderea aspectelor cu caracter general, care ofera o imagine de ansamblu asupra multimii.

Analiza si reproiectarea sistemului informational

Pornind de la importanta pe care o au informatiile in existenta si functionarea firmelor, managerii acestora sunt preocupati pentru realizarea si implementarea unui sistem informational functional si eficient, capabil sa furnizeze informatii pertinente, la momentul oportun persoanei care are nevoie de ele.

Necesitatea rationalizarii sistemului informational apare atunci cand se inregistreaza urmatoarele deficiente:

Ø     Supraincarcarea circuitelor informationale - rezultat al amplificarii extraordinare a purtatorilor de informatii (documente), care contin de multe ori date inutile sau care se repeta. Cauzele pot fi multiple:

o       lipsa unor documente standardizate;

o       proiectarea gresita a sistemului informational;

o       utilizarea unor circuite, fluxuri informationale, metode si procedee de tratare a informatiilor care determina obtinerea de catre receptori a unor informatii incomplete si genereaza nevoia de noi informatii;

o       deficiente ale sistemului organizatoric, care nu precizeaza clar sarcinile, competentele si responsabilitatile specifice fiecarui post si paralelisme ale acestora;

o       lipsa de coordonare si cooperare intre anumite posturi, care ar trebui sa-si imparta informatiile, generand astfel noi comenzi de informatii la sursa;

o       dorinta unor persoane de a sti tot, chiar daca multe informatii nu le sunt utile; etc.

Toate acestea conduc la aparitia unor efecte negative asupra oportunitatii informatiilor si eficientei economice a sistemului;

Ø     Redundanta se refera la culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea repetata a unor date si informatii. Multe dintre cauzele specifice acestei deficiente sunt comune cu cele de la deficienta prezentata anterior. In plus se mai adauga dorinta unor manageri de a-si crea propriul sistem informational. Din pacate in multe firme din Romania si chiar in institute de cercetare se manifesta aceasta tendinta, cu efecte negative in ceea ce priveste:

o       supraaglomerarea structurii organizatorice;

o       cresterea cheltuielilor cu personalul;

o       lipsa coordonarii;

o       cresterea cheltuielilor specifice sistemului informational si reducerea eficientei economice a acestuia prin realizarea unor inregistrari, prelucrari si transmiteri repetate a acelorasi informatii, folosirea unui numar nejustificat de mare de documente si suporturi informationale, supraaglomerarea si scurtcircuitarea diferitelor elemente componente ale sistemului informational general prin intersectarea cu elemente componente ale diferitelor sisteme informationale dezvoltate in paralel; etc.

Ø     Distorsiunea - consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului unei informatii pe parcursului realizarii unei proceduri informationale. Cauzele acestei deficiente pot fi multiple:

o       folosirea unor metode si tehnici necorespunzatoare de tratare a informatiilor;

o       utilizarea unor suporti informationali necorespunzatori, tratarea si manipularea gresita a acestora;

o       personal necorespunzator pregatit;

o       stresul, oboseala etc.

Efectele pot fi foarte grave. Daca greseala nu este sesizata, se realizeaza dezinformarea managerului sau executantului, care poate provoca decizii sau actiuni gresite.

Ø     Filtrajul - consta in modificarea intentionata a mesajului unei informatii.

Ø     Scurtcircuitarea - este tot o forma de dezinformare, prin care se elimina din circuitul informational o persoana sau o subdiviziune organizatorica. Aceasta se poate produce in mod intentionat sau neintentionat. Formele de dezinformare trebuiesc combatute ferm de catre managerii firmei, o atentie deosebita acordandu-se celor de dezinformare voita (filtrajul si scurtcircuitarea intentionata), pentru descurajarea lor.

Ø     Transmiterea cu intarziere a informatiilor, poate avea drept cauze: supraincarcarea circuitelor informationale, pregatirea necorespunzatoare, lipsa de experienta sau lipsa de interes a personalului implicat in culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor. Efectul poate fi pierderea oportunitatii informatiei cu consecinte negative asupra calitatii deciziilor si actiunilor intreprinse.

Ø     Orientarea gresita a informatiilor - presupune transmiterea informatiilor catre o alta persoana decat cea careia ii este destinata. Se poate produce intentionat sau neintentionat. Efectele pot fi dezinformarea persoanelor care au nevoie de informatiile respective si supraaglomerarea unor circuite informationale cu informatii inutile.

Toate aceste situatii impun o analiza a sistemului informational in vederea rationalizarii.

Procesul de analiza si perfectionare a sistemului informational presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

declansarea studiului;

identificarea componentelor sistemului informational;

analiza critica a componentelor si a starii de functionalitate a sistemului ce urmeaza a fi rationalizat (perfectionat) ;

identificarea nevoilor informationale generate de situatiile care au generat studiul (altele decat deficientele sistemului)

proiectarea noului sistem informational;

implementarea (aplicarea in practica);

evaluarea rezultatelor.

1. Declansarea studiului - are loc, dupa cum am precizat, atunci cand se inregistreaza deficiente majore ale sistemului sau cu ocazia unor schimbari majore in cadrul intreprinderii, respectiv reproiectarea structurii organizatorice, restructurarea de ansamblu a intreprinderii, darea in functiune a unor noi capacitati de productie sau sucursale ale firmei, fuziunea mai multor subdiviziuni organizatorice, integrarea in cadrul unui sistem complex sau divizarea intreprinderii in unitati de sine statatoare. Toate acestea impun analizarea sistemului informational si actualizarea lui astfel incat sa corespunda noului sistem de management sau sa se inlature deficientele care ii afecteaza functionalitatea si eficienta.

2. Identificarea componentelor sistemului informational presupune stabilirea datelor, informatiilor, circuitelor, fluxurilor informationale, mijloacelor si procedurilor de tratare a informatiilor utilizate de catre actualul sistem informational, precum si principalele caracteristici ale acestora.

3. Etapa de analiza critica a componentelor si a starii de functionalitate a sistemului ce urmeaza a fi rationalizat presupune analizarea componentelor informationale identificate in etapa anterioara si a functionalitatii sistemului, avand ca obiectiv identificarea cauzala a aspectelor pozitive si a deficientelor.

4. Etapa de identificare a nevoilor informationale generate de situatiile care au generat studiul (altele decat deficientele sistemului), presupune stabilirea datelor si informatiilor necesare, modul de prezentare a acestora, stabilirea procedurilor si mijloacelor de prelucrare a informatiilor, identificarea circuitelor si fluxurilor informationale, in functie de sarcinile, competentele si responsabilitatile specifice fiecarui post.

5. Proiectarea noului sistem informational, presupune, pe baza informatiilor obtinute in etapele 2 si 4, sa se realizeze configuratia de ansamblu a sistemului informational, sa se intocmeasca documentatia necesara implementarii, sa se pregateasca implementarea sistemului, prin avizarea si instruirea personalului.

6. Implementarea presupune aplicarea in practica a noului sistem si urmarirea permanenta a modului de functionare a acestuia.

7. Evaluarea rezultatelor se realizeaza dupa o anumita perioada de timp cand sistemul informational se supune unei noi analize pentru a constata deficientele si aspectele pozitive, cauzele care le produc si modul in care acestea influenteaza activitatea si performantele firmei.

Evaluarea poate constitui un moment de lansare a unor noi studii de rationalizare.

Concepte si notiuni cheie: subsistemul informational, data, informatia, circuitul informational, fuxul informational, procedura informationala, mijloace de tratare a informatiilor, functiile sistemului informational, cerinte de rationalitate, deficiente ale sistemului informational.

Intrebari de evaluare a cunostintelor

Ce este sistemul informational al firmei?

Care sunt componentele sistemului informational?

Care este diferenta intre date si informatii?

Care sunt criteriile de clasificare a informatiilor?

Care sunt functiile sistemului informational?

Care sunt cerintele de rationalitate ale informatiei?

Precizati care sunt principalele deficiente ale sistemului informational?

Care sunt etapele de perfectionare a sistemului informational?