Organizarea activitatii

ORGANIZAREA ACTIVITATII

CONTINUT: Organizarea structurala

Organizarea activitatilor de baza

3. Organizarea activitatilor auxiliare

4. Organizarea activitatilor de birou

3. Test de autevaluare

Rezumat:

Organizarea, cea de a doua functie manageriala, reprezinta procesul prin care se aloca si se folosesc resursele disponibile ale intreprinderii in vederea realizarii in conditii de eficienta economica a obiectivelor acesteia.

La nivelul intreprinderii, indeplinirea corespunzatoare a functiei inseamna stabilirea activitatilor necesare ale acesteia si structurarea lor organizatorica adecvata. La nivelul activitatilor intreprinderii, organizarea acestora se concentreaza asupra celei de baza (de productie), celor auxiliare (care sustin activitatea de baza) si celor administrative (de birou).

Obiective:

Dupa parcurgerea acestei teme veti invata:

• structura organizatorica a unei intreprinderi
• ce reprezinta sistemul de productie al unei intreprinderi
• ce sunt sistemele de productie industriala
• modul de organizare a procesului de productie in cadrul unei IMM
• organizarea activitatilor auxiliare
• functiile activitatilor de birou

1. Organizarea structurala

In orice intreprindere, indiferent de dimensiunea acesteia, se regasesc:

B Definitii

- structura formala, adica totalitatea persoanelor si compartimentelor integrate intr-o configuratie coerenta prin relatiile stabilite intre ele, precizate printr-un ansamblu de texte (regulamentul de organizare si functionare, fisele de posturi, descrieri de proceduri si instructiuni de lucru) si de scheme (organigrame, scheme-bloc, diagrame de atributii etc.);

- structura informata, adica ansamblul relatiilor de natura voluntara ce concretizeaza raporturile socioafective existente intre membrii intreprinderii, in cadrul grupurilor acesteia sau intre grupuri.

Pentru IMM, dimensiunea mai redusa a acestora asigura premisele unei coerente mai accentuate a colectivului lor si confera organizarii formale in rol simtitor sporit comparativ cu cel pe care il are in intreprinderile mari. In consecinta, conducerea IMM beneficiaza de conditii favorizante pentru armonizarea structurii organizatorice, formala, cu cea informala, astfel incat poate asigura rationalitatea superioara si eficienta organizarii structurale.

C

Proiectarea structurii organizatorice se face pe baza urmatoarelor concepte:

- unitatea de conducere;

- specializarea (divizi 414e46e unea) muncii, masurata prin criteriile: i) cadenta muncii; ii) caracterul repetitiv al muncii; iii) indemanarile cerute; iv) specificitatea metodelor de munca; v) atentia necesara la executarea muncii. Adancirea specializarii determina cresterea productivitatii muncii, dar si accentuarea monotoniei muncii cu suita ei de efecte negative - nivelul scazut al satisfactiei in munca, cresterea absenteismului, a fluctuatiei personalului; combaterea monotoniei muncii se realizeaza cel mai eficace prin "largirea continutului muncii' si "imbogatirea continutului muncii';

numarul de subordonati directi ai unui conducator, parametru determinat de diversi factori - natura si complexitatea sarcinilor, competenta cadrelor, gradul de delegare a autoritatii etc.;

gradul de centralizare a activitatii, respectiv masura in care conducerea intreprinderii deleaga autoritatea de luare a deciziilor;

compartimentarea (departamentalizarea), facuta dupa diverse criterii: i) pe functii specializate (marketing, productie, finante, personal etc.); ii) pe obiective (produse, procese, zone de actiune, clienti etc.).

Structurarea organizatorica a IMM se face pe baza tipurilor de autoritate intreprinderi mici;

organizarea ierarhic - functionala, aplicabila in intreprinderi de dimensiuni sporite.

C

Studiul de caz 14.1.1.

Dilema decizionala

1.Introducere

Cazul pune in fata participantilor la dezbatere doi candidati la postul de director tehnic al societatii comerciale X, care din punctul de vedere al activitatii profesionale nu pot fi departajati. In cadrul dezbaterii cazului participantii vot trebui sa incerce conturarea unei modalitati de departajare a celor doi candidati.

2. Prezentarea cazului

Consiliul de administratie al Societatii comerciale X hotaraste sa diversifice gama sortimentala si sa patrunda pe piata cu noile produse in urmatoarele 8 luni. In scopul intensificarii activitatilor de cercetare dezvoltare si de asimilare in fabricatie a noilor produse scoate la concurs un post de director tehnic, pentru care se prezinta doi candidati, ei ocupand in prezent functia de sef de sectie: Marian Ionescu si Adrian Mantes. constata ca din punctul de vedere al cunostintelor si al experienta profesionale, cei doi candidati nu pot fi departajati.

ion in urma interviului luat celor doi candidati, au rezultat urmatoarele:

* Seful de sectie Marian Ionescu obisnuieste sa verifice in permanenta daca sunt respectate termenele de executie a sarcinilor trasate. Cand intra dimineata in birou, stabileste care sunt cele trei sarcini pe care le are de indeplinit cu prioritate. Are grija ca subalternii sa fie ocupati, uneori chiar cu lucruri inutile. Da periodic dispozitii cu precizarea responsabilitatilor si a datei finale de executie. Secretara ii poate gasi in mai putin de 10 minute o hartie arhivata. Este adeptul principiului " Totul sau nimic', manifestand tendinta de a rezolva imediat, cu orice pret, problemele.

* Seful de sectie Adrian Mantes controleaza de cateva ori pe zi subalternii, pentru a se convinge ca nu-si parasesc posturile de lucru si lucreaza ceea ce li s-a dat. Primeste in mod regulat scrisori sau apeluri telefonice care incep cu "Neavand raspunsul Dvs?'. Afirma 'frecvent ca nu se poate concentra deoarece este deranjat de telefoane sau de vizite neprogramate. Zilnic isi rezerva timp pentru documentare de specialitate si isi arhiveaza singur documentele.

3. Se cere sa cautati cele mai potrivite raspunsuri la urmatoarele;

a) Daca ati face parte din comisia de concurs, pentru care dintre cei doi candidati ati opta ? Argumentati raspunsul dat!

b) Presupunand ca ati fi Dvs. insiva candidat pentru acest post, cautati solutiile la urmatoarele probleme pe care vi le-ar pune comisia de concurs:

- Indicati calitatile intelectuale, fizice si morale pe care le reclama postul pentru care candidati!

- Ca titular al acestui post, cum v-ati organiza timpul pentru a fi eficient?

- Ce metode ati folosi, ca titular al acestui post, pentru cunoasterea la zi a activitatii departamentului pe care il conduceti ?

Considerati ca ati putea urmari indeaproape activitatea in ansamblul ei ?

- Daca nu, cum v-ati stabili prioritatile ?

2. Organizarea activitatilor de baza

B Definitie

Orice intreprindere produce bunuri si/sau servicii sau executa lucrari ! constructii) potrivit profilului ei, printr-un ansamblu de operatii specifice formeaza sistemul activitatii ei de baza, prin care transforma intrarile (materiale, energetice, umane, banesti, informationale) in iesiri (produse, servicii, lucrari, banesti,informationale).

Sistemul de productie reprezinta ansamblul organizat de desfasurare a activitatii de productie intr-o intreprindere si consta in utilizarea factorilor de productie - capitalul fix, forta de munca - ce permit realizarea acelei activitati la un anumit nivel de eficienta economica.

B Definitie

Sistemul de productie are trei laturi care se interconditioneaza: tehnologica, economica si sociala. Tabelul urmator prezinta sisteme de productie specifice IMM de diferite profiluri.

In cadrul sistemului de productie se desfasoara procesul de productie, care reprezinta ansamblul operatiilor desfasurate in mod organizat, conduse si efectuate de catre oameni cu ajutorul mijloacelor de munca si al proceselor naturale prin care se transforma intrarile in produse si servicii. Procesul de productie cuprinde:

procesul tehnologic, care reprezinta ansamblul operatiilor tehnologice, corelate intre ele si cu mijloacele de munca, necesare executarii unui produs, unei parti a acestuia sau prestarii unui serviciu;

procesul de munca, ce reprezinta activitatea executantului care actioneaza cu mijloacele de munca asupra obiectelor muncii, in vederea
obtinerii de produse sau prestarii de servicii.

B

Varietatea sistemelor de productie industriala a impus clasificarea acestora in cateva tipuri de productie, care reprezinta totalitatea factorilor tehnico-rganizatorici ce caracterizeaza i) nivelul de stabilitate a nomenclatorului productiei fabricate, ii) volumul productiei, iii) gradul de specializare a locurilor de munca, sectoarelor, atelierelor, sectiilor si intreprinderii, iv) modul de miscare a obiectelor muncii intre locurile de munca. Tipurile de productie - individuala, de serie, de masa - prezinta caracteristici care le diferentiaza sensibil, prezentate in tabelul urmator.

Tabelul nr. 14.2.

Caracteristicile tipurilor de productie

C

Organizarea procesului de productie in cadrul unei IMM se face potrivit urmatoarelor legi si principii:

- Legea organizarii proceselor de productie in spatiu si timp;

- Legea concordantei caracteristicii tipologice a proceselor productie cu formele de organizare si programare a productiei;

Principiul continuitatii;

Principiul proportionalitatii;

Principiul paralelismului, care determina trei forme de organizare succesiva (in loturi), paralela (lansare individuala a obiectelor muncii) si mixta (lansare pe parti de lot numite loturi de transport) - corespunzator tipurilor de productie individuala, de serie si de masa;

- Principiul ritmicitatii, care defineste repetarea la intervale determinate, potrivit cadentei de fabricatie, a acelorasi lucrari

in productia individuala principiul nu se aplica;

in productia de serie: Pn = n.r, in care: Pn reprezinta perioade repetare a loturilor; n - numarul de obiecte din lotul economic; r - ritmul mediu al fabricatiei;

. in productia de masa ritmicitatea este determinata de ritmul mediu al fabricatiei potrivit conditiei roi r_a , in care: roi reprezinta ritmul de efectuare a operatiei o la reperul i; r_a - ritmul mediu anual ai fabricatiei.

Alegerea formei de organizare a productiei se face astfel:

in cazul productiei de serie - se adopta forma de specializare tehnologica pe grupe de masini si pe loturi;

in cazul productiei de masa - se adopta forma de specializare pe obiecte, productia fiind organizata in flux.

B Definitii

Productia in flux este o forma superioara de organizare a productiei de masa caracterizata prin specializare si executarea unui produs sau unei grupe de produse omogene constructiv si tehnologic si prin inzestrarea cu un ansamblu de masini si utilaje reglate in acest scop.

Linia tehnologica in flux reprezinta o unitate de productie specializata pe obiecte de fabricatie, constituita din masini universale si/sau specializate individuale, care asigura prelucrarea optima sau intermitenta a obiectelor muncii potrivit succesiunii determinate de procesul tehnologic stabilit.

B

Aplicatia 14.2.1.

Pentru ce utilaj optam

O societate comerciala cu capital privat, avand ca obiect de activitate producerea si comercializarea de confectii, si-a formulat o strategie de dezvoltare a activitatii de piata caracteristica societatilor aflate in expansiune. Strategia este una de diferentiere, societatea adresandu-se cu produse si modalitati de desfacere specifice fiecarui segment de piata vizat.

Fundamentarea strategiei s-a facut printr-un studiu de piata, potrivit caruia elementele cele mai importante in decizia de a cumpara un articol de imbracaminte s-au dovedit a fi pretul, stilul, comoditatea, materialul, originalitatea, accesoriile si culoarea. Utilizatorii produselor societatii sunt persoane sub 30 de ani, deci segmentul de piata este format din tineret.
Avand in vedere ca una dintre tendintele modei este axata pe articole brodate, o modalitate de atingere a obiectivelor strategice propuse ar fi aceea de achizitionare a unei masini de brodat tip GUNOLD GT126.

Ca raspuns la cererea de oferta lansata de compartimentul de resort
 al societatii, s-au primit mai multe oferte, cele mai importante fiind:
- de la firma GUNOLD - STIGMA, producator al tipului respectiv de masina;
- de la o firma de intermediere si reprezentanta din Italia.

Pretul de achizitie al masinii oferite de firma GUNOLD - STIGMA este de 250.000 USD, costurile anuale de intretinere si reparatii fiind estimate la 4.000.000 lei in primii 5 ani de functionare, dupa care acestea cresc cu 1.000.000 lei in fiecare an.

Pretul de achizitie al masinii oferite de firma din Italia, avand aceeasi capacitate de productie si caracteristici tehnice ca si utilajul oferit de firma GUNOLD - STIGMA, este de 125.000 USD, costurile anuale de intretinere si reparatii fiind estimate la 6.000.000 lei in primii 6 ani de functionare, dupa care acestea cresc cu 1.000.000 lei anual.

Daca ati fi directorul general al societatii, asupra carui tip de masina v-ati decide sa-l achizitionati si cum va fundamentati din punct de vedere managerial alegerea facuta ?

3. Organizarea activitatilor auxiliare

C

a) Aprovizionarea si depozitarea

Este recomandabil pentru Compartimentul de aprovizionare organizat in cadrul intreprinderii sa cuprinda sectoarele: achizitii - receptie; transporturi; lucrari de birou.

Formele de achizitionare ce pot fi adoptate sunt urmatoarele:

aprovizionarea pentru o perioada determinata;

aprovizionarea in ritmul aparitiei cerintelor;

* aprovizionarea frecventa in cantitati mici in perioadele de instabilitate a preturilor;

aprovizionarea cu materii prime prin burse de marfuri;

aprovizionarea in scopuri speculative.

Modurile de achizitionare a materialelor pot fi urmatoarele:

pe baza de contract;

prin achizitii de materiale cumparate in cantitati mici, cand se lanseaza o singura comanda pentru mai multe materiale;

prin programarea achizitiilor.

Sistemul informational specific activitatilor de aprovizionare si depozitare, care trebuie rationalizat si permanent imbunatatit, se bazeaza pe cateva documente esentiale: specificatiile de materiale: cererile de materiale; specificatiile furnizorilor; cererile pentru trimiterea de oferte; ofertele furnizorilor; comenzile de aprovizionare.

C

b) Intretinerea si repararea bazei tehnice

In aceasta activitate auxiliara se desfasoara lucrari ierarhizate din punct de vedere tehnic si economic in trei categorii - intretinere, revizie reparatie.

Intretinerea reprezinta un complex de operatii - ungeri, curatiri, verificarea etanseitatii, protectie anticorosiva etc - efectuate pentru mentinerea in functionare a bazei tehnice.

Revizia reprezinta un ansamblu de lucrari efectuate in scopul verificarii modului in care obiectul reviziei s-a comportat in exploatare, constatarii gradului de uzura a principalelor organe de lucru si stabilirii oportunitatii de efectuare a reparatiilor.

Reparatia reprezinta ansamblul lucrarilor de demontare si remontare a obiectului respectiv in vederea reconditionam sau inlocuirii pieselor uzate si deteriorate, a efectuarii operatiilor de reglare si a rodajelor necesare punerii din nou in functiune a obiectului.

Programul de intretinere si reparatii anual, planul anual de cheltuieli pentru aceasta activitate si volumul de manopera necesar pentru desfasurarea ei se stabilesc pe baza normativelor de intretinere si reparatii specifice.

Programul operativ de reparatii difera insa de cel rezultat din aplicarea normativelor, fiind determinat de conditiile tehnico-organizatorice specifice.

Sistemele de organizare a activitatii de intretinere si reparatii pot fi: centralizat (toate tipurile de reparatii - RC I, RC. II, RK - se executa intr-un atelier central al intreprinderii; descentralizat (in atelierul central se executa numai RK, celelalte tipuri de reparatii se executa in compartimentele productive); forme intermediare.

Modurile de efectuare a reparatiilor sunt urmatoarele: la avarierea utilajului (depanare); pe baza de verificari prealabile (cu ocazia efectuarii reviziilor); pe baza de planificare rigida; preventiv - planificate, pe baza de normative specifice.

	B

c) Transportul intern si manipularea

Transportul intern este activitatea care asigura deplasarea obiectelor muncii intre locurile de munca succesive in fluxul operatiilor tehnologice si de control.

Manipularea este activitatea de deplasare a obiectelor muncii in raza fiecarui loc de munca sau in imediata sa apropiere, adica de ridicare, deplasare si depunere a acestora potrivit cerintelor procesului de productie.

Factorii determinanti ai desfasurarii acestei activitati sunt: planul general al intreprinderii; tipul productiei; caracteristicile obiectelor transportate si manipulate; componenta sectiilor, atelierelor si sectoarelor.

Cerintele organizarii rationale a celor doua activitati sunt: asigurarea Unui flux de materiale simplu si rectiliniu; reducerea la minimum a manipularilor; folosirea la maximum a fortei gravitationale; eliberarea la maximum posibil a muncitorilor direct productivi de sarcini de transport si manipulare; asigurarea securitatii oamenilor si obiectelor muncii; standardizarea echipamentelor si mijloacelor de transport si manipulare; asigurarea flexibilitatii sistemelor de transport si manipulare.

Sistemele de transport se organizeaza pe trasee precise si pe baza unor grafice de miscare si pot fi: pendular (unilateral; bilateral; in evantai); inelar sau circular (cu flux crescator; cu flux descrescator; mixt; multiplu sau compus - cu un traseu inelar principal si cu circuite inelare secundare).

	B

d) Controlul tehnic de calitate

Organizarea CTC se poate face in doua forme:

pe variabile, cand se urmaresc caracteristici cantitative masurabile;

pe atribute, cand se urmaresc caracteristici calitative, nemasurabile si exprimate prin calificative (corespunzator - necorespunzator, acceptabil - neacceptabil etc).

Controlul calitatii priveste productia si produsul.

Calitatea productiei (tehnica sau de executie) reprezinta ansamblul elementelor ce caracterizeaza nivelul calitativ al activitatilor de conceptie, tehnologice, de organizare a productiei si a muncii, de fabricatie, de control tehnic al calitatii, precum si al produsului.

Calitatea produsului (proiectata) reprezinta ansamblul proprie­tatilor unui produs exprimate prin parametri tehnico-economici, grad di utilitate, eficienta economica in exploatare etc, a caror evaluare permite sa se aprecieze masura in care produsul raspunde cerintelor consumatorilor carora le este destinat

Caracteristicile calitative ale unui produs sunt: functionale si tehnice;) psihosenzoriale si sociale; de disponibilitate (durabilitate, flexibilitate, mentenabilitate, grad de securitate).

Ca orice proces de control, CTC are o latura pasiva, constatativa, una activa, corectiva. in ambele sensuri, CTC consta in: determinarea calitatii intrarilor in si iesirilor din procesul de productie; asigurarea conformantei procesului cu prevederile documentatiei tehnolog furnizarea de informatii relevante activitatii de cercetare & dezvoltare.

4. Organizarea activitatilor de birou

C

Activitatile de birou au o varietate de functii grupate in:

functii de operare, administrative;

functii de control, bazate pe evidente tehnico-operative, contabile, statistice.

C Definitie

Domeniile conducerii activitatilor de birou sunt, dupa Ch. Libbey potrivit unei liste intocmite pentru National Office Manageri Association, urmatoarele: organizarea spatiilor de birou; organizarea comunicatiilor; organizarea muncii personalului de birou; asigurarea, intretinerea si repararea mobilierului si echipamentelor de birou; asigurarea, intretinerea si repararea dispozitivelor si masinilor de birou; procurarea furniturilor si articolelor de papetarie; stabilirea si standardizarea metodelor folosite in munca de birou; efectuarea inregistrarilor si tinerea evidentelor administrative; efectuarea controalelor executive.

Elementul central al activitatilor de birou este sistemul informational, care reprezinta ansamblul organizat si integrat de date si informatii necesare conducerii si desfasurarii activitatii intreprinderii, precum si metodele, procedurile si mijloacele de colectare, prelucrare, transmitere si stocare a acestora.

Elementele de baza ale sistemului informational al oricarei intreprinderi sunt: datele si informatiile; suportii informationali, ansamblul acestora formand sistemul de evidenta al intreprinderii (tehnico-operativa, contabila si statistica); circuitele informationale; procedurile, adica regulile de efectuare a operatiilor; echipamentele de colectare a datelor, de prelucrare a datelor, de transmitere a datelor si informatiilor.

Criteriile de rationalitate a organizarii si functionarii sistemului informational sunt: calitatea informatiilor; circulatia rationala a informatiilor; circulatia economicoasa a informatiilor; constructia rationala a suportilor purtatori de date si informatii; finalizarea rationala a fluxului de informatii; caracterul unitar al sistemului informational.

C

O componenta importanta a sistemului informational al intreprinderii o constituie sistemul informational pentru conducere - SIC , care trebuie sa asigure baza stabilirii planurilor necesare realizarii obiectivelor intreprinderii, coordonarii activitatii acesteia si controlului performantelor ei. in acest sens, SIC trebuie sa furnizeze continuu si operativ informatii privind: mediul intreprinderii (politic, al politicilor guvernamentale, social, economic, tehnologic, al factorilor de productie); competitia pe piata pe care opereaza intreprinderea; activitatea intreprinderii (previziunea vanzarilor, planul financiar, factorii de asigurat - capitalul si forta de munca. Organizarea activitatilor, politicile intreprinderii).

B

Studiul de caz 14. 4.1.

Compania Scottsville

Bill Stevens, director executiv la Compania Scottsville, era cunoscut pentru modul eficient in care conducea afacerea. impreuna cu Albert Carter, director al Departamentului Procesari de date, au hotarat, in urma unui studiu de fezabilitate, sa perfectioneze sistemul de inventariere a materialelor. Acest sistem era esential pentru desfasurarea activitatii Companiei, dat fiind volumul insemnat de materiale utilizat de aceasta si importanta detinerii unor informatii exacte privind disponibilitatea si localizarea tuturor materialelor pentru a putea fi controlate.

In cateva luni, formatele datelor de intrare si ale rezultatelor, programele PC, orarele tiparite au fost devirusate si sistemul a fost instalat. La 7,30 dimineata, pe biroul lui Bill se afla programarea, iesita de la imprimanta pentru prima oara, care continea informatii suplimentare ce fusesera imposibil de obtinut cu metoda manuala folosita anterior. Personalul a fost foarte multumit de aceste rapoarte intocmite minutios si de modul de tratare a informatiilor.

Toti erau incantati de noul sistem pana cand, doua saptamani mai tarziu, Bill nu a mai gasit pe birou raportul asupra situatiei materialelor, pe care se obisnuise in ultimii cinci sa-l aiba acolo. Paznicul de noapte i-a raportat ca la ora 6,30 au sunat cei de la Centrul de Procesare a datelor pentru a anunta ca raportul va sosi cu doua ore intarziere.

O componenta a memoriei calculatorului nu a functionat corect, generand informatii eronate, ceea ce a determinat confuzie si intarzieri in productie. Bill i-a subliniat lui Albert Carter importanta primirii la timp a rapoartelor privind situatia materialelor, deoarece pe baza acestora obisnuia sa programeze toate operatiile din ziua respectiva. Albert a replicat ca intelege problema lui Bill, dar uneori vor exista intarzieri cateva ore sau mai mult. Motivele acestor intarzieri ar putea consta deficiente ale programului operator, erori de imprimare / citire a bei magnetice, caderi ale sistemului informatic etc.

Bill era usor derutat ! Ce sa faca ? Sa continue cu sistemul prelucrare electronica a datelor - care asigura acuratete mai mare informatii suplimentare - si sa se descurce cumva cand rapoartele intai sau sa se intoarca la sistemul initial si sa fie sigur ca are in fiecare dimineata rapoartele la ora 7,30 pe birou, chiar daca acestea erau sumare ?

Problematica dezbaterii cazului:

Ce dezvaluie acest caz cu privire la avantajele si dezavantaje, prelucrarii electronice a datelor ?

Ce arata cazul in legatura cu flexibilitatea relativa a oamenilor si a masinilor ?

Ce ati face daca ati fi in locul lui Bill Stevens ? Cum justifica decizia in fata sefului Dvs. ?

Sursa: L. C. Megginson, L. R. Trueblood, G. M. Ross. "Business', 1985, p. 21