MANAGEMENTUL PROIECTULUI

CONCEPTE:

Program: -un set de activitati sau proiecte care constituie o abordare integrata pentru indeplinirea misiunii sau obiectivelor organizatiei

Propunere(cerere de finantare):- un document, de multe ori scris pentru surse de finantare, care expune o activitate ce urmeaza a fi intreprinsa si resursele necesare pentru a o realiza.

Proiect: - un set de activitati specifice pentru atingerea unui scop sau a unui obiectiv.

Elementele caracteristice ale unui proiect sunt:

Ø      Are un inceput si un sfarsit bine definite

Ø      Implica o varietate de activitati, evenimente si sarcini

Ø      Utilizeaza o varietate de resurse

Ø      Are un grad mai mare sau mai mic de autonomie fata de activitatile zilnice ale organizatiei.

Ø      Are ca scop o schimbare, perceputa ca favorabila de catre initiatorii sai

Astfel, o posibila definitie a proiectului ar putea fi:

Orice ansamblu care implica un numar oarecare de activitati, are un inceput si un sfarsit si are ca drept scop o schimbare.

Tipuri de proiecte:

Proiectul educativ:

este un ansamblu de principii generale, de obiective pe termen lung al organizatiei

necesita punerea in practica a un 949i86j ei succesiuni de proiecte pedagogice

Proiectul pedagogic:

este o suma de obiective pedagogice, insotite de mijloace specifice, cu scopul de a pune in practica proiectul educativ.

obiectivele se prezinta in termeni de : a sti, a sti sa faci, a sti sa fii si tin cont de cei carora li se adreseaza

se traduce prin realizarea unuia sau mai multor tipuri de activitate.

Proiectul de activitate:

este un scop stabilit de noi si pentru care ne organizam

este gandit si realizat pentru a rezolva o problema a organizatiei sau a comunitatii

CICLUL MANAGERIAL AL UNUI PROIECT (SPIRALA PROIECTULUI):

1.REVEDEREA

situatiei din prezent

4.EVALUAREA                                               2.PROIECTAREA

rezultatelor actiunilor viitoare

3.IMPLEMENTAREA

Proiectului

In "viata" unui proiect se pot descrie 4 faze, care in principiu, se circumscriu ciclului managerial al unui proiect:

I.conceptie

II.planificare

III.implementare

IV.incheiere

1.CONCEPTIE:

Identificarea problemei si definirea scopului proiectului

Formularea obiectivelor

Estimarea surselor financiare necesare

Pregatirea propunerii de proiect

2.PLANIFICARE:

Realizarea unei planificari si a unui buget al proiectului

Alocarea resurselor(umane, materiale, financiare, timp si informationale)

Formarea echipei de proiect

3.IMPLEMENTARE

Pregatirea si derularea activitatilor

Monitorarea permanenta a costurilor si activitatilor

Evaluarea periodica a proiectului

Realizarea rapoartelor intermediare

4.INCHEIERE

Incheierea tuturor angajamentelor si contractelor legate de proiect

Evaluarea finala

Realizarea rapoartelor finale

I CONCEPTIA:

Problema

Asa cum am mai spus, orice proiect are ca drept scop o schimbare, in bine a situatiei beneficiarilor proiectului.Deci initiatorii doresc umplerea lacunei dintre situatia prezenta si cea pe care ei o doresc la sfarsitul proiectului.Situatia de la sfarsitul proiectului poate reprezenta fie solutia finala dorita pentru problema, fie solutia partiala, dar realista, care poate fi atinsa cu resursele limitate avute la dispozitie.

Scopul proiectului

Scopul unui proiect reprezinta rezolvarea problemei, sau cu alte cuvinte scopul este stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma proiectului.

Recomandari:

Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis

Incercati sa evitati aparitia conjunctiei"si" pentru a desparti doua propozitii, pentru ca altfel s-ar putea sa fie vorba de doua scopuri.

Obiectivele proiectului

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului.Obiectivele sunt pasii care trebuie facuti pentru a ne apropia de scop.

Trebuie avuta mare atentie cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu metodele .Acestea din urma descriu cum se indeplinesc obiectivele.Obiectivele reprezinta un sfarsit in timp ce metodele reprezinta un drum.Cea mai buna regula de deosebire este urmatoarea :daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul enuntat, probabil ca, de fapt, ati enuntat o metoda.Un obiectiv nu este ceea ce vrei sa faci, ci ceea ce vrei sa obtii prin ceea ce faci. De asemenea, pentru ca un obiectiv sa fie corect definit el trebuie sa fie SMART (S-specific, M-masurabil, A-usor de Atins, R-realistic, T-definit in Timp).

Grupul tinta:

Reprezinta persoanele sau categoria de persoane careia i se adreseaza proiectul.

Beneficiarii:

Reprezinta persoanele sau categoria de persoane care vor avea de castigat in mod direct sau indirect , de pe urma proiectului.Ei pot fi aceiasi cu grupul tinta sau nu.

II.PLANIFICAREA

De ce sa planificam?

"daca nu stii unde vrei sa ajungi, orice plan e bun"(Peter Drucker)

O buna planificare va lua ceva timp si resurse , dar va salva cheltuieli, timp si va evita multe erori in cursul derularii proiectului.De multe ori, planificarea poate duce la concluzia ca proiectul nu este fezabil sau este prea mare pentru puterile organizatiei si va permite renuntarea la el inainte de a intra in cheltuieli majore.

Prin planificare vei putea:

Sti ce si cand trebuie facut,

Sti ce resurse sunt necesare si cand,

Intocmi un buget al proiectului,

Monitora, evalua si eventual corecta cursul proiectului,

Realiza proiectul in timpul, cu costurile si la performanta dorita.

Planificarea in timp a activitatilor are scopul de a:

v      Stabili dependentele intre activitati si succesiunea optima,

v      Estima durata reala a fiecarei activitati si lista resurselor necesare.

Iata o metoda de planificare a activitatilor:

1.Pentru fiecare obiectiv al proiectului, decide strategia optima si actiunile pe care le implica.

2.Pentru fiecare actiune, descrie activitatile elementare pe care le presupune.

3.Pentru fiecare activitate estimeaza durata si resrsele necesare(poti utiliza o foaie separata pentru fiecare activitate).

4.Ordoneaza activitatile in succesiunea lor logica.Unele activitati pot avea loc in paralel.

5.Unele activitati pot depinde de aceasi resurse sau de rezultatul altor activitati.Reordoneaza-le intr-o succesiune corecta.

6.Stabileste limitele de timp in care o activitate poate avea loc.

Pentru a avea o vedere de ansamblu a etapelor proiectului este bine sa folosesti o diagrama GANTT.

Planificarea resurselor umane(echipa):

Desi resursele includ o varietate de elemente (echipament, materiale, bani, informatii), cea mai importanta resursa a unui proiect si a unei organizatii este cea umana.

In continuare va invitam sa parcurgeti urmatorul test de autocunoastere, pentru a va putea determina rolul intr-o echipa(vezi anexa 3).

Stadii de dezvoltare a unei echipe:

Echipa "imatura":

v      relatii personale caracterizate prin dependenta

v      membrii se bazeaza pe comportamente cunoscute, pe autoritatea conducatorului

v      o parte mare din timp este alocata de fiecare acceptarii sale de catre ceilalti

v      se evita confruntarile

Echipa"fractionata":

v      se caracterizeaza prin conflict si competitie

v      apar momente mai tensionate, in care membrii trebuie sa-si modeleze comportamentele

v      se structureaza o ierarhie informala

v      unii membrii au un comportament de retragere altii au tendinta de a domina

Echipa"unita":

v      creste coeziunea intre membrii grupului

v      apare constiinta de apartenenta la grup

v      grupul isi stabileste norme si tipare de functionare

v      exista un real si eficient schimb de informatii intre membrii grupului

v      exista pericolul ca membrii sa fie prea atasati de valorile grupului, fiind reticenti la scimbare, la includerea de noi membri

Echipa"eficienta":

v      nu toate grupurile ajung in aceasta etapa

v      apare interdependenta reala intre membrii grupului

v      se poate lucra la fel de bine individual, in subgrupe sau cu intreg grupul

v      loialitatea si eficienta grupului este maxima

v      identitatea grupului este cristalizata

v      teama de schimbare dispare

Incheierea:

Neluarea in seama a acestei etape poate duce la crize majore.Cand incheierea unei sarcini nu se realizaeza , problemele neterminate intr-un grup vor fi transferate catre alte grupuri, blocandu-le.Este foarte important ca pentru sanatatea grupului, ca fiecare actiune sa fie dusa la bun sfarsit.Incheierea reprezinta atingerea unui echilibru intre participanti care le va permite sa se desparta si sa plece chiar daca exista un conflict.Ca manager, este bine sa cunosti aceste etape.In viata unui grup"nu exista scurtaturi" iar "sarirea peste etape" nu poate aduce nimic bun.

Idei pentru un bun conducator:

Puneti-va in locul celorlalti:

Ø      imaginati-va tipul de lider pe care ati dori sa il aveti si apoi comparati-va cu acea imagine

Ø      faceti distinctie intre calitati si aptitudini, primele va contureaza ceea ce sunteti ca om, iar ultimele pot fi imbunatatite

Ø      vedeti ce aptitudini va sunt absolut necesare, iar acolo unde aveti puncte slabe, "faceti rost " de oameni care sunt mai buni in acele domenii

Luati decizii:

Ø      pana la un punct, orice decizie este mai buna decat niciuna.

Ø      Nu lasati povara deciziilor dificile pe umerii altora, decat daca aceasta intra in responsabilitatea lor si doresc sa si le asume

Ø      Nu luati toate deciziile singuri, consultati echipa, altfel ea se va simti inutila

Incercati sa va mentineti EU-l in afara problemei

Ø      Incurajati recunosterea meritelor echipei.Nu tineti totul pentru voi.

Ø      Daca exista unele avantaje: (excursii, dineuri, instruiri) impartiti-le cu ceilalti.

Ø      Evitati sa spuneti"EU" cand ar trebui sa spuneti "NOI", sau "AL MEU" cand trebuie sa spuneti "AL NOSTRU".

Ø      Nu uitati, succesul este al tau, dar in primul rand datorita echipei pe care o coordonezi

Cautati sa fiti un lider eficient:

Ø      Fiti sigur ca sunteti clar in tot ceea ce comunicati echipei

Ø      Asteptati-va la calitate superioara, nu la perfectiune

Ø      Cautati sa fiti cel mai bun lider, nu cel mai bun prieten

Ø      Creati oameni de rezerva in cadrul echipei

Ø      Delegati responsabilitati

Ø      Administrati-va timpul corect

Coordonati oamenii intr-un mod care sa-I ajute:

Ø      Ajutati oamenii sa reuseasca

Ø      Ajutati oamenii sa evolueze si sa-si descopere numeroasele lor calitati

Ø      Ajutati oamenii sa se simta importanti, implicati si valorosi

Ø      Descoperiti ce fel de apreciere motiveaza o persoana

Ø      Fiti precis, scurt si clar in instructiunile pe care le dati

Ø      Fiti flexibil

Ø      Folositi-va umorul pentru ai ajuta pe ceilalti in momentele dificile

Ø      Informati oamenii

Ø      Implicati oamenii in hotararile care ii afecteaza

Ø      Fiti intotdeauna corect

Ø      Apreciati pe fiecare cu "multumesc" si cu recompense corespunzator cu ceea ce le face placere, cu nevoile, motivatiile si asteptarile lor.

Ø      Recompenseaza-te, si tu esti un lucrator!

Planificarea financiara a proiectului(bugetul de proiect):

Etape in realizarea bugetului:

1. Planifica activitatile proiectului

2. estimeaza cheltuielile pentru fiecare activitate

3. estimeaza posibilele surse de venit

4. realizaza o planificare in timp a  cheltuielilor si veniturilor

Bugetul proiectului poate fi organizat in mai multe moduri:

1.Buget pe categorii de cheltuieli( masa, cazare, transport, salarii, consumabile, chirii, promovare, publicatii, diurne, protocol,cheltuieli neprevazute, etc,)

2. Buget pe actiuni

3. Buget pe surse de venit

4. O combinatie intre acestea .

III.FAZA DE IMPLEMENTARE:

De ce sa controlam proiectul?:

Asa cum aratam mai devreme, doar a face ceva nu este suficient, trebuie si sa atingi obiectivele, sa respecti programarea si sa nu depasesti resursele alocate.

Controlul timpului:

Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului, este neprevazutul.E incontestabil ca neprevazutul apare, aici nu e nimic de facut.Alte probleme de implementare ce tin de timp sunt:

Nerespectarea termenelor pentru actiuni

Prea multe"sarcini aproape gata"

Prea multe"actiuni prioritare" pe lista

Un numar prea mare de intalniri extraordinare ale echipei

Aceste probleme , si altele, pot fi rezolvate prin:

Evaluare permanenta

Actiuni corective la timpul potrivit

Negociere, cand e cazul

Acordarea de suficienta libertate managerului de proiect

Sprijin pentru proiect din partea restului organizatiei

Controlul costurilor:

Folosirea corecta a resurselor financiare si respectarea bugetului sunt responsabilitati de baza a managerului de proiect.Acest lucru presupune trei cerinte de baza:

bugetul initial a fost bine gandit

bugetul este continuu monitorat pe parcursul proiectului

nivelul de responsabilitate si limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toti membrii echipei.

Daca, in ciuda acestora, proiectul intra in criza financiara aveti de ales dintre mai multe alternative:

suplimentarea veniturilor proiectului

nerealizarea in intregime a obiectivelor

nerespectarea calitatii

nerespectarea planificarii in timp

oprirea proiectului

In general toate aceste decizii depasesc nivelul de autoritate al managerului de proiect, mai ales cea referitoare la oprirea proiectului, unde decisiv in luarea unei decizii va fi politica sau prestigiul organizatiei.

IV.FAZA DE INCHEIERE:

La terminarea proiectului e momentul sa raspundem la intrebarea:A fost sau nu acesta un succes?Raspunsul la o asemenea intrebare se realizaza prin evaluare.Sa ne reamintim ca: un proiect cu adevarat de succes este realizat la timpul prevazut , cu resursele alocate si la nivelul de performanta dorit.

Evaluarea va trebui sa raspunda la toate aceste elemente.Pentru acesta trebuie sa stabilim , inca de la inceput o schema de evaluare a proiectului, schema ce presupune stabilirea unor criterii, indicatori si standarde de performanta si calitate al caror rol este de a ne ajuta sa raspundem la intrebarea:

A avut proiectul rezultatul si impactul dorit?

EVALUAREA:

Ce evaluam?

Evaluarea se concentreza asupra a patru aspecte principale:

resurse investite

activitati desfasurate

rezultate obtinute

impactul realizat

si trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

In ce masura proiectul si-a atins obiectivele si daca nu, de ce nu?

In ce masura munca (activitatea) a meritat sa fie prestata?

In ce masura a fost bine facuta?

In ce masura resursele au fost utilizate eficient?

Ce anume a ramas nerezolvat?

Cand evaluam?

Inaintea inceperii proiectului

In timpul derularii proiectului

La terminarea proiectului

Cum evaluam?(depinde de obiectivele proiectului)

In orice proces de evaluare, e bine sa ne stabilim criterii de evaluare, indici de performanta si standarde la care vrem sa ajungem.Putem folosi:

Observarea directa si indirecta

Chestionare

Nivelul cererilor pentru un serviciu(daca proiectul isi propune spre exemplu furnizarea unui nou serviciu beneficiarilor).

Discutii si interviuri, etc

ELEMENTE CHEIE IN MANAGEMENTUL UNUI PROIECT:

PERFORMANTA

TIMP      COSTURI

Triunghiul elementelor cheie in managementul proiectului

PERFORMANTA: respectarea specificatiilor (atingerea obiectivelor si asigurarea calitatii dorite)

TIMP: durata realizarii proiectului

COSTURI: resursele cheltuite pentru proiect.

Managementul proiectului presupune ca cele trei elemente sa fie echilibrate si in armonie.In mod ideal fiecarui element trebuie sa i se acorde importanta egala(de aceea triunghiul este echilateral).Intrebarile esentiale pe care trebuie sa le punem inainte de a opera o schimbare sunt:

Daca performanta este prioritara, putem utiliza mai multe resurse sau lungim durata?

Daca costul este prioritar, putem reprograma sau schimba obiectivele?

Daca elementul timp este prioritar, putem utiliza mai multe resurse sau modifica obiectivele?

PROCESUL DE LUARE A DECIZIILOR:

Privit in mod simplificat procesul de luare a deciziilor presupune trei etape:

Analiza optiunilor

Elaborarea deciziei

Comunicarea deciziei

Analiza optiunilor:

In acesta etapa este important sa consultati nu doar cei care au autoritatea luarii deciziei, dar si toti cei care vor trebui sa o implementeze si , pe cat posibil, cei afectati de implementarea ei.

Elaborarea deciziei

Luati in considerare urmatoarele aspecte:

Ø      Cine raspunde pentru decizia luata?

Ø      Cine are autoritatea sa ia decizia respectiva?

Ø      Cine are competenta de a decide pe subiectul respectiv?

In functie de acestea se poate raspunde la intrebarea cheie: Cine ia decizia?

Cel/cea/cei care vor decide trebuie in mod normal sa aiba si responsabilitatea, si autoritatea, si competenta luarii deciziei.

Comunicarea deciziei:

Se poate face direct sau prin intermediar, verbal sau in scris, in functie de circumstante.

Exista 6 cai de luare a deciziilor in activitatea zilnica a unei echipe:

Autorizatia

Expertul

Autoritatea delegata

Votarea

Decizia prin lipsa deciziei

Consensul

O decizie buna trebuie sa indeplineasca doua cerinte: sa rezolve problema si sa fie acceptata de cei care o pun in practica si de cei asupra carora are un impact.

NU UITATI! PENTRU A AVEA UN PROIECT DE SUCCES TREBUIE SA:

PLANIFICATI: obiectivele si etapele ce trebuiesc strabatute pentru atingerea lor, precum si resursele necesare pentru aceasta

ORGANIZATI: alocarea resurselor organizatiei si sa urmariti utilizarea eficienta a resurselor disponibile

IMPLEMENTATI: activitatile planificate cu resursele alocate si conform specificatiilor

CONTROLATI: progresul obtinut in directia obiectivelor, corectitudinea costurilor si evaluarea rezultatelor

CONDUCETI: oamenii implicati pentru asigurarea coordonarii eforturilor lor individuale.