Proceduri
si formulare utilizate in activitatea de MANAGEMENTULUI RESURSELOR UMANE
Comunicarea interna
-in orice proces comunicational exista cel putin 3 elemente:
-emitatorul,
-mijlocul de comunicare
- receptorul.
-Emitatorul este reprezentat
deopotriva atat de reprezentantii angajatorului, cat si de catre salariatii.
-Prin comunicare, un manager -informeaza,
-faciliteaza implementarea deciziilor,
-coordoneaza
si motiveaza angajatii.
- Managerul - mai multe mijloace de
transmitere a mesajului sau:- conversatia
- textul
scris,
-imaginea
-sunetul.
-Daca procesul comunicational initiat de manager nu primeste o reactie din
partea salariatului, unul din elementele utilizate nu a fost ales in mod
corespunzator.
-Managerul trebuie sa-si adapteze mesajul si sa
isi aleaga mijlocul de comunicare in functie de cunostintele, de nivelul
profesional si intelectual al grupului caruia i se adreseaza.
-Prin comunicare, managerul influenteaza -opiniile si atitudinile angajatilor, 151j92b
- dezvolta si
imbunatateste relatiile de munca,
-aduce la
cunostinta subordonatilor sai nivelul performantelor si rezultatele muncii lor.
-Angajatul este si el la
randul sau emitator. El poate furniza informatii despre cum
ar putea fi imbunatatita activitatea, el fiind direct implicat in desfasurarea
acestuia.
Mijloace de comunicare interna
Comunicare verbala
- cea mai rapida si mai eficienta cale de
comunicare.
- permite obtinerea unui feedback imediat
din partea receptorului.
- este insotit si de elemente ale
limbajului nonverbal (gesturi) care pot accentua mesajul.
- avantaj
-se poate pierde atunci cand este vorba de o convesatie telefonica.
-Daca managerul traseaza sarcini si transmite informatii este
vorba de comunicare intr-un singur sens.
-Un proces complet de comunicare impune interactivitate, actiune
din partea receptorilor, emitatorul este la randul sau
receptor.
- indicii prin care se dovedeste ca este
eficienta :
- Interlocutorii sunt atenti, nu sunt
implicati in alte activitati care nu au legatura cu subiectul in discutie
(nu deseneaza, nu vorbesc intre ei etc.)
- Exista un contact vizual intre
emitator si receptor
- Sunt solicitate informatii
suplimentare
- Interlocutorii ofera si ei informatii
sau clarificari, aproba sau dezaproba subiectele discutate
-dezavantaj - nu poate fi probat, in cazul in care angajatul
nu indeplineste sarcinile trasate prin dispozitie verbala.
Comunicare scrisa - este recomandabil a se urma cateva
reguli:
- Standardizarea formatului si a
circulatiei documentelor
- Mentionarea emitentului si
destinatarului;
- Adaptarea mesajului pentru publicul
caruia i se adreseaza, nivelului de educatie al acestuia;
- Utilizarea unui limbaj general,
corect, fara greseli gramaticale, adaptat cunostintelor profesionale ale
destinatarului
- Folosirea de propozitii scurte, la
obiect, evitarea cuvintelor care nu sunt necesare
- Formatul sa fie usor lizibil,
accentuarea anumitor cuvinte pentru a sublinia importanta acestora;
- Sa existe o logica in
idei si in insiruirea acestora.
In
comunicarea cu angajatii se utilizeaza formulare de natura memorandurilor
(memo), reguli si note interne, decizii.
Memo-ul - cu scopul informarii tuturor salariatilor cu privire la diferite
aspecte (de exemplu: organizarea activitatii si programului de lucru in zilele
stabilite libere prin codul muncii) sau cand li se formuleaza cereri cu
caracter general (de exemplu: 'Pana la data de 28 februarie aveti
obligatia de a prezenta analizele medicale periodice' etc.).
Regula interna stabileste desfasurarea activitatii in cadrul unui
departament; ea este emisa de catre seful acelui
departament si-i vizeaza doar pe subordonatii sai.
Nota interna este emisa de catre directorul
general sau de catre sefii de departament, contrasemnata de catre directorul
general si reglementeaza modul de desfasurare a activitatii mai mult sau mai
putin specializate ale companiei.
Decizia -emisa de catre directorul general si vizeaza activitati care au
impact asupra intregii companii.
Comunicarea electronica In companiile unde marea majoritate a
angajatilor are acces la calculatoare, acestea pot forma o retea interna -
Intranet, care poate fi utilizata pentru comunicarea deciziilor legate de
activitatea interna.
- Este un mod modern si rapid de
transmitere a informatiilor, focalizat pe un anumit grup sau persoana.
Proceduri
- recomandabil in cadrul companiilor sa se stabileasca
proceduri de lucru.
- sunt stabilite metode unitare de
indeplinire a activitatilor; mai mult, sunt un instrument util in instruirea
angajatilor si, in acelasi timp, de control a modului de indeplinire a
sarcinilor de catre subordonati.
-Unele prevederi legislative referitoare la activitatea economica
reglementeaza astfel de proceduri, pe domenii de activitate, cu obligativitatea
aplicarii acestora in fiecare companie.
-Structura
posibila a unei proceduri poate fi urmatoarea:
1. Denumirea: exprima activitatea reglementata (de ex.: angajarea,
sanctionarea, vanzarea produselor, inventarierea etc.)
2. Scopul: se refera la ideea principala despre aceasta procedura
3. Responsabil: se refera la persoana sau persoanele responsabile de
aplicarea procedurii
4. Supervizare: mentioneaza seful direct raspunzator de verificarea
aplicarii procedurii
5. Etape: detaliaza activitatile pe care trebuie sa
le indeplineasca responsabilul, pas cu pas
6. Documente: sunt mentionate ce documente
trebuie utilizate
7. Echipamente/instrumente de lucru: se refera la suportul tehnic pentru
indeplinirea activitatilor prevazute in procedura.
Prevederile
codului muncii reglementeaza in mod clar obligatiile pe care trebuie sa le indeplineasca un angajator in relatia cu un salariat
pe parcursul derularii relatiei de munca.
Procedura: angajare
Scopul: reglementeaza activitatile de indeplinit dupa luarea deciziei de
angajare a candidatului
Responsabil: referent resurse umane
Supervizor: sef serviciu
Etape:
- Se completeaza formularele necesare
obtinerii avizului medicului de medicina muncii cu privire la aptitudinea
salariatului de a indeplini sarcinile postului vizat;
- In baza avizului medicului de medicina
muncii, se inmaneaza viitorului salariat lista tuturor documentelor
necesare intocmirii dosarului de personal;
- Se transmite catre Agentia Judeteana
de Ocupare a Fortei de Munca Dispozitia de repartizare,
impreuna cu o copie a actului de identitate si avizul medicului de
medicina muncii;
- Se intocmeste dosarul de personal cu
cererea de angajare, toate actele de identitate si studii, declaratii,
dosarul candidaturii, carnetul de munca;
- Se completeaza contractul individual
de munca in trei exemplare si fisa postului in doua exemplare (un exemplar
se inmaneaza salariatului);
- Se prezinta candidatului Contractul
Colectiv de munca si/sau Regulamentul intern;
- Se semneaza CIM, de luare la
cunostinta a fisei postului, CCM si/s-au RI;
- Se inregistreaza salariatul in
Registrul de evidenta a salariatilor;
- Se prezinta salariatul responsabilului
cu protectia muncii si prevenirea si stingerea incendiilor pentru
efectuarea instructajului la angajare;
- Se prezinta salariatul sefului sau
direct pentru explicarea in detaliu a fisei postului si integrarea in
colectiv;
- CIM, in trei exemplare, insotit de
carnetul de munca sau declaratia pe propria raspundere ca nu detine carnet
de munca, se depune in termen de maxim 20 de zile de la data angajarii la
Inspectoratul Teritorial de Munca.
Documente: solicitare pentru examenul medical de
angajare, dosar medical, fisa de aptitudini, fisa de expunere la riscuri
profesionale, dispozitie de repartizare in munca, contract colectiv de
munca/regulament intern, contract individual de munca, fisa postului, cerere de
angajare, declaratie privind obtinerea de alte venituri, detinerea de carnet de
munca, declaratie fiscala pentru stabilirea deducerilor personale suplimentare
la impozitul pe venit, carnet de munca, registrul de evidenta a salariatilor.
Echipamente/instrumente de lucru: se stabilesc
in functie de specificul activitatii
Procedura: sanctionarea
disciplinara
Scopul: reglementeaza activitatile de indeplinit in vederea aplicarii de
sanctiuni pentru abaterile disciplinare
Responsabil: referent resurse umane
Supervizor: sef serviciu
Etape:
- in vedera aplicarii
de sanctiuni disciplinare este obligatoriu intreprinsa cercetarea
disciplinara, in care se va tine cont de urmatoarele aspecte:
a) imprejurarile in care a fost savarsita fapta;
b) gradul de vinovatie a salariatului;
c) care sunt consecintele abaterii disciplinare;
d) comportarea generala in serviciu a salariatului;
e) eventualele sanctiuni disciplinare suferite anterior de catre acesta.
- Se intocmeste
referatul de catre seful direct al salariatului care a savarsit
sanctiunea;
- In baza
referatului, responsabilul stabilit de conduceea societatii convoca
salariatul, in scris, unde va mentiona obiectul, data, ora si locul
intrevederii; se va mentiona si comisia care va participa la intrevedere -
in principiu, seful direct si directorul executiv, precum si faptul ca
salariatul poate fi insotit de reprezentantul salariatilor sau unul din
membrii conducerii sindicale din unitate;
- In caz de
nereprezentare, se va intocmi un proces verbal in care se va constata
nereprezentarea salariatului, semnat de comisia de cercetare disciplinara
, din partea angajatorului si reprezentantul salariatilor, din partea
angajatului;
- In caz de
nereprezentare a salariatului fara un motiv
obiectiv, sanctionarea disciplinara poate fi dispusa fara efectuarea
cercetarii disciplinare.
- Pentru justificarea
faptelor sale, salariatului i se pot adresa, de catre comisia de
cercetare, cateva intrebari cheie pentru clarificarea faptelor; i se va da ocazia salariatului sa-si formuleze
si sa-si sustina toate apararile in favoarea sa si sa ofere toate probele
si motivatiile pe care le considera necesare. Toate justificarile
salariatului vor fi mentionate in scris de catre acesta in Nota
explicativa.
- Dupa sustinerea
tuturor apararilor, se va intocmi un Proces verbal de cercetare
disciplinara care va sta la baza deciziei de sanctionare;
- In cazul
constatarii vinovatiei salariatului se va emite decizia de sanctionare;
- Sanctiunea va fi
aplicata in functie de gravitatea faptei, respectandu-se prevederile
codului muncii cu privire la sanctiuni disciplinare;
- Decizia de
sanctionare se emite in forma scrisa in termen de 30 de zile
calendaristice de la data luarii la cunostinta despre savarsirea abaterii
disciplinare, dar nu mai tarziu de 6 luni de la data savarsirii faptei.
- In mod obligatoriu
decizia trebuie sa cuprinda:
a) descrierea faptei care constituie
abatere disciplinara;
b) precizarea prevederilor din
statutul de personal, regulamentul intern sau contractul colectiv de munca
aplicabil care au fost incalcate de salariat;
c) motivele pentru care au fost
inlaturate apararile formulate de salariat in timpul cercetarii
disciplinare prealabile sau motivele pentru care nu a fost efectuata
cercetarea;
d) temeiul de drept in baza caruia
sanctiunea disciplinara se aplica - acesta este articolul din codul muncii
care prevede sanctiunea aplicata;
e) termenul in care sanctiunea poate
fi contestata - termenul este de 30 de zile calendaristice de la data
comunicarii salariatului;
f) instanta competenta la care
sanctiunea poate fi contestata - Tribunalul in jurisdictia caruia se afla
angajatorul.
- se comunica
salariatului decizia in cel mult 5 zile calendaristice de la data
emiterii, urmand a-si produce efectele de la data comunicarii.
- Salariatul va primi
un exemplar al decizie si va semna de primire pe exemplarul ramas la
angajator, pe care va mentiona si data primirii;
- Daca salariatul
refuza primirea, decizia va fi comunicata prin
serviciul de posta, cu confirmare de primire, la domiciliul sau resedinta
comunicata de acesta.
- Este interzis a se
aplica mai multe sanctiuni pentru savarsirea unei singure fapte.
Documente
- Sesizare
- Convocare
- Nota explicativa
- Proces verbal de
nereprezentare
- Proces verbal de
sanctionare disciplinara
- Decizie de
sanctionare disciplinara
Echipamente/instrumente de lucru
Procedura: incetarea contractului
individual de munca
Scopul: reglementeaza activitatile de indeplinit in vederea aplicarii de
sanctiuni pentru abaterile disciplinare
Responsabil: referent resurse umane
Supervizor: sef serviciu
Etape:
- se ia act de
documentul care sta la baza incetarii contractului individual de munca
prin inregistrarea acestuia in registrul de intrari-iesiri al societatii:
cerere de incetare a CIM prin acordul partilor, demisie, decizie de
pensionare, proces verbal de cercetare disciplinara etc.
- daca initiativa o are salariatul,
documentul este adus la cunostinta sefului direct si conducerii societatii
pentru avizare;
- daca sunt indeplinite conditiile, iar
conducatorul unitatii isi exprima avizul favorabil, se dispune emiterea
deciziei de incetare a CIM;
- daca avizul este nefavorabil se va
intocmi o adresa de raspuns in care se vor mentiona conditiile incetarii
contractului, care va fi comunicata salariatului;
- CIM inceteaza prin acordul partilor la
data stabilita de comun acord, in baza deciziei de incetare a CIM
- CIM inceteaza de drept in momentul in
care se ia act de fapta sau documentele care
atrag incetarea de drept a CIM in conditiile legii; decizia va cuprinde in
preambul faptele si documentele care stau la baza incetarii CIM.
- Incetarea CIM care
are la baza demisia salariatului va avea loc dupa expirarea
termenului de preaviz, care decurge din ziua imediat urmatoare
inregistrarii demisiei. In acest caz, decizia de incetare va cuprinde in preambul nr. Demisiei si perioada de
preaviz.
- Incetarea CIM din motive care tin de
angajat se va face dupa indeplinirea procedurii de cercetarea
disciplinara, in cazul abaterilor disciplinare, si a evaluarii, in cazul
necorespunderii profesionale; in cazurile constatarii inaptitudinii fizice
si/sau psihice a salariatului, respectiv necorespunderii profesionale,
incetarea se dispune dupa ofertarea altor locuri de munca disponibile in
unitate si care corespund starii de sanatate a angajatului sau pregatirii
profesionale a acestuia sau dupa obtinerea raspunsului de la agentia
teritoriala de ocupare a fortei de munca in vederea redistribuirii
salariatului.
- Incetarea CIM determinata de motive
care nu tin de salariat se va dispune dupa
indeplinirea procedurii de concediere individuala sau colectiva, in
conditiile legii.
- Se emite decizia de incetare a CIM si
se inmaneaza salariatului cu respectarea termenelor legale; decizia isi
produce efectele de la data comunicarii acesteia salariatului;
- Salariatul
va semna si va mentiona data primirii deciziei.
Documente
- Decizie
de incetare a CIM
- Adresa
catre AJOFM pentru solicitarea sprijinului in vederea redistribuirii
salariatului
- Oferta
interna privind locurile vacante
Echipamente/instrumente de lucru
Formulare
utilizate in activitatea de MRU: la angajare, pentru gestiunea resurselor
umane, la incetarea CIM
-In cadrul departamentului de resurse umane se pot utiliza,
urmatoarele formulare:
Organizarea interna a resurselor umane
- Formularele de
analiza a postului si a departamentului sunt utilizate la definirea
organigramei - se definesc astfel activitatile de indeplinit, se
configureaza departamentele;
Recrutarea resurselor umane:
- Anunturi de
angajare (interne si externe)
- Formulare de
aplicare
- Teste (de
verificare a cunostintelor si aptitudinilor, psihologice etc.)
- Formular de
intervievare
- Raport de recrutare
Angajarea resurselor umane
- Solicitare
pentru examenul medical de angajare
- Dosar
medical
- Fisa
de aptitudini
- Fisa
de expunere la riscuri profesionale
- Dispozitie
de repartizare in munca
- Contract
colectiv de munca/Regulament intern
- Contract
individual de munca
- Fisa
postului
- Cerere
de angajare
- Declaratie
privind obtinerea de alte venituri, detinerea de carnet de munca
- Declaratie
fiscala pentru stabilirea deducerilor personale suplimentare la impozitul
pe venit
- Fisa
individuala de protectia muncii si Fisa individuala de prevenirea si
stingerea incendiilor
- Carnet
de munca
- Registrul
de evidenta a salariatilor
Gestionarea resurselor umane:
- Cereri
(acordare concediu de odihna, invoiri etc.)
- Adeverinte
- Acte
aditionale, decizii
Salarizarea
- Condica
de prezenta
- Fisa
individuala/colectiva de prezenta
- Formular
pentru aprobarea efectuarii de ore suplimentare
- Raport
privind orele suplimentare lucrate
- Programarea
concediului de odihna (pe departamente)
- Stat
de plata
- Fluturasi
- Declaratii
privind contributia la fondurile bugetului de stat
Evaluarea resurselor umane
- Plan
anual de evaluare
- Plan
de actiune
- Fisa
evaluare
- Fisa
autoevaluare
Dezvoltarea resurselor umane
Incetarea raportului de munca
- Notificare
privind incetarea de drept a contractului individual de munca
- Cerere
de incetare a contractului individual de munca
- Demisie
- Decizia
de incetare a contractului individual de munca
Fisa de lichidare
