Planificarea activitatii unei echipe

PLANIFICAREA ACTIVITATII UNEI ECHIPE

INTRODUCERE

Cateva informatii de baza

Lucrul in echipa reprezinta structura fundamentala de interactiune pentru indivizii din orice organizatie, mare sau mica. Lucrul intr-o echipa poate insemna sa lucrezi cu un grup de oameni care stau in aceeasi incapere cu tine, sa lucrezi cu un grup de oameni dintr-un birou diferit sau chiar dintr-o tara diferita. Daca un grup de oameni lucreaza impreuna pentru un obiectiv comun si daca lucreaza impreuna la aceeasi sarcina, atunci acestia sunt o echipa indiferent de pozitia lor geografica.

Echipele de inalta performanta se caracterizeaza prin:

·   &nbs 636c21g p;   scop comun, strategii clare si roluri bine stabilite;

·   &nbs 636c21g p;   sentimentul fortei, incredere in propriile capacitati;

·   &nbs 636c21g p;   relatii deschise, ascultare activa, empatie si intelegere reciproca, comunicare multilaterala;

·   &nbs 636c21g p;   flexibilitate, adaptabilitate si creativitate;

·   &nbs 636c21g p;   performante superioare;

·   &nbs 636c21g p;   recunoasterea si aprecierea realizarilor individuale si de grup;

·   &nbs 636c21g p;   moral excelent, satisfactie si sentimentul proprietatii ( noi si al nostru )

Echipa - un grup a carui membrii se influenteaza intre ei pentru indeplinirea unui obiectiv al unei organizatii.

De ce sunt importante echipele?
- sunt cele mai indicate pentru a rezolva probleme complexe care necesita opinii si cunostinte diferite
- reprezinta un excelent mediu de invatare
- sunt mult mai orientate spre obiective decat organizatia in ansamblul sau, si isi stabilesc mult mai usor o viziune si un scop propriu
- valorifica mai bine resursele fiecarui membru
- sunt mai flexibile decat grupurile organizationale, pentru ca pot fi mult mai usor formate, dizolvate, reorganizate, redimensionate
- cultiva loialitatea si functioneaza pe principiul: "toti pentru unul si unul pentru toti"
- favorizeaza delegarea de responsabilitati pentru ca ofera garantia de a controla comportamentul membrilor sai, prin norme proprii

Factorii de care tinem cont cand construim echipa

Pentru constructia unei echipe eficiente trebuie respectate o serie de linii directoare:

·   &nbs 636c21g p;   constructia unei echipe cere timp;

·   &nbs 636c21g p;   conducatorii echipei trebuie sa asculte si sa sprijine solutiile care au fost propuse de echipa;

·   &nbs 636c21g p;   schimbarile in bine pe care le-a adus munca in echipa trebuie generalizate, echipei nu i se va permite sa reia unele practici vechi din moment ce s-au stabilit de comun acord, imbunatatiri;

·   &nbs 636c21g p;   decizia luata in cadrul echipei conduce la angajari efective a membrilor acesteia in rezolvarea problemelor, de aceea trebuie ca echipa sa ia deciziile importante pentru activitatea sa;

·   &nbs 636c21g p;   consolidarea echipei necesita o preocupare constanta si acordarea de asistenta din partea managerului, lucru care va permite dezvoltarea, perfectionarea fiecarui membru al echipei

Constituirea. Pe parcursul acestei prime etape membrii echipei se

orienteaza, se familiarizeaza unii cu altii. Ei cunosc acum problemele cu care se vor confrunta, exigentele la care trebuie sa raspunda, tipul de autoritate manifestat in echipa, persoana care dispune de autoritate, caracteristicile echipei.Etapa de constituire a echipei se caracterizeaza, de regula, prin incertitudine si stres. Stiind ca membrii echipei se straduiesc sa se adapteze, atat la noua lor situatie de lucru cat si unii cu altii, managerii trebuie sa fie toleranti fata de discutiile informale lungi in care se exploreaza elementele specifice ale echipei si sa nu le priveasca ca pe o pierdere de timp.

Furtuna. Dupa ce se constituie, echipele intra in aceasta faza -

caracterizata prin conflicte si neintelegeri legate de clarificarea rolurilor individuale ale membrilor lor. Se contesta in permanenta modul de functionare si echipei pare sa-i lipseasca unitatea. Pentru a ajuta echipa sa treaca de etapa de furtuna, managerii trebuie sa-i incurajeze pe membrii acesteia sa se simta liberi, sa critice orice problema care priveste echipa si sa-si prezinte punctele lor de vedere, complet si corect. Mai mult decat atat, managerii trebuie sa favorizeze armonizarea punctelor de vedere ale membrilor echipei, astfel incat sa fie posibila atingerea obiectivului.

Normalizarea In aceasta etapa, membrii echipei ajung sa-si inteleaga si sa-si accepte rolurile, sa respecte regulile si sa adopte comportamente adecvate lucrului in echipa. Acum se rezolva conflictele aparute in faza anterioara. In aceasta etapa normele, valorile si comportamentele stabilite in cadrul echipei se transfera in organizatie si pot fi decisive pentru succesul acesteia. La nivelul echipei, realizarile obtinute acum pot favoriza productivitatea sa viitoare.

Suspendarea. Aceasta etapa marcheaza incheierea misiunii echipei si pregateste desfiintarea sa. Suspendarea apare numai in cazul echipelor create pentru o perioada limitata de timp. Pe parcursul etapei de suspendare, membrii echipei se simt, in general, dezamagiti ca echipa se destrama, intrucat acest lucru inseamna pierderea unor relatii pe plan personal si/sau a unor situatii placute de munca.

FORMAREA ECHIPEI

Selectia membrilor echipe se va face tinand seama de:

·   &nbs 636c21g p;   obtinerea unei diversitati corespunzatoare de competente tehnice in domeniu;

·   &nbs 636c21g p;   compatibilitatea personalitatilor membrilor;

·   &nbs 636c21g p;   acordul lor in ceea ce priveste stilul de munca;

·   &nbs 636c21g p;   natura sarcinilor care trebuie rezolvate;

·   &nbs 636c21g p;   cunostintele si abilitatile necesare.

Echipa mea va fi formata din 4 membri

CARACTERIZAREA MEMBRILOR ECHIPEI

Membrul A- presedintele echipei- este o persoana calma, echilibrata, nu are o inteligenta iesita din comun, se asigura ca toti membrii echipei participa la discutii si decizii, este un bun conducator, este o persoana stimulativa, are o capacitate organizatorica buna, fermitatea este un punct forte a lui.Este individul stabil, dominant, extrovertit, care este vazut ca un lider al echipei din care face parte, chiar si atunci cand nu este conducatorul acesteia. El vegheaza asupra echipei si coordoneaza eforturile acesteia in vederea atingerii obiectivelor propuse. Se distinge prin preocuparea pe care o are pentru obiective. Are o inteligenta medie si se remarca, in primul rand, prin caracter. Este disciplinat si impune autodisciplina. Este dominant, dar intr-un mod relaxat si pozitiv (nu este dominator). In mod normal, are incredere in oameni si devine prudent doar atunci cand apar motive reale. Observa atent si evalueaza comportamentele indivizilor in echipa, le

identifica rapid punctele forte si punctele slabe si ii canalizeaza pe oameni catre activitatile in care se descurca cel mai bine. Este constient de faptul ca

resursele umane ale echipei trebuie folosite cat mai eficient posibil. Asta

inseamna ca el este unul dintre cei care stabilesc rolurile si sarcinile

fiecaruia in echipa si, de asemenea, el este primul care observa golurile

aparute si le elimina. Comunica usor in ambele sensuri si este usor de

abordat. Conducatorul este cel care clarifica obiectivele si stabileste

agenda, selecteaza problemele pe care le va rezolva echipa, stabileste

prioritatile, dar in nici un caz nu domina discutia. El asculta, retine ideile

si sugestiile exprimate si, daca trebuie sa ia o decizie, se asigura mai

intai ca toata lumea si-a exprimat parerea.

Membrul B- tehnicianul - Cel care indeplineste acest rol in echipa este dominant, destept, introvertit. El este sursa de idei originale, face

sugestii si propuneri. Este numit "omul idee". Este evident ca si ceilalti

au idei. Ceea ce diferentiaza ideile lui fata de cele ale celorlalti membri

ai echipei, este originalitatea si stilul radical cu care abordeaza

problemele si obstacolele. Este membrul echipei cu cea mai mare putere

de imaginatie si cel mai inteligent. El incepe primul sa caute solutii noi

la problemele cu care se confrunta echipa si intuieste corect linia de

actiune care trebuie abordata de catre echipa. Se preocupa mai mult de

probleme majore decat de detalii. Este de incredere si neinhibat, intr-un

mod care nu caracterizeaza introvertitii. Critica ideile celorlalti membri

ai echipei, ofensandu-i adesea. In acest mod, doreste sa pregateasca

terenul pentru ideile sale. Pentru a se obtine de la nonconformist ceea ce este mai bun, este nevoie sa fie tratat cu grija si sa fie flatat mai ales de catre

conducatorul echipei. In cele mai multe cazuri, aceasta grija se justifica,

pentru ca nonconformistul da echipei scanteia vitala. Exista insa, in

anumite situatii si dezavantaje legate de faptul ca, adesea, nonconformistul va dedica timp si energie creatoare ideilor care il entuziasmeaza, chiar daca acestea nu raspund nevoilor sau obiectivelor echipei.

Membrul C evaluatorul- Acest membru al echipei este foarte  inteligent si introvertit. Intr-o echipa echilibrata, noncoformistul si evaluatorul sunt cei care trebuie sa fie foarte inteligenti. Spre deosebire de nonconformist, evaluatorul este mult mai realist. Temperamentul sau il desemneaza ca fiind serios si nu foarte entuziast. Contributia sa consta in analiza masurata si la rece: el nu va propune niciodata inceperea unui proiect pe care il considera gresit. Desi prin natura sa este mai mult critic decat creator, el nu critica de dragul de a critica. Va face acest lucru doar daca va constata o fisura in planul de actiune. Totdeauna are nevoie de timp pentru a cumpani bine si a lua decizii. Destul de curios, el este cel mai putin motivat membru al echipei, entuziasmul si euforia nefacand parte din constructia sa. Acest aspect ofera un avantaj compensator: obiectivitatea. Evaluatorul are o mare capacitate de a asimila, interpreta si analiza un mare volum de informatii. Nu este ambitios, dar este in competitie, mai ales cu cei care au aptitudini superioare lui, adica adjunctul sau conducatorul. Este important pentru evaluator sa fie deschis, sa accepte noul. Cu toate ca este puternic si te poti bizui pe el, ii lipsesc jovialitatea, caldura, spontaneitatea. El are insa o calitate care il face indispensabil in echipa: modul in care judeca lucrurile.

Membrul D investigatorul-. Acest membru al echipei este:

stabil, dominant, extrovertit. In mod sigur, el este cel mai placut membru

al echipei. Este relaxat, sociabil, "de treaba", foarte interesat de ce se

intampla in jurul sau. Raspunsurile sale au o tenta pozitiva si sunt pline

de entuziasm, cu toate ca uneori, investigatorul are tendinta de a renunta

la un lucru la fel de repede cum l-a inceput. El este acel membru al

echipei care merge "in afara" si aduce informatii si idei pe care le

"povesteste" grupului. Isi face prieteni usor si are multe relatii in afara

echipei. Rareori il gasesti la birou, iar daca este acolo, atunci mai mult ca

sigur, vorbeste la telefon. Abilitatea sa de a stimula ideile si de a incuraja

inovatia ii face pe majoritatea oamenilor sa-l confunde cu un om care are

idei; in fapt, el nu are acea originalitate radicala pe care o are nonconformistul, dar observa rapid relevanta noilor idei. Daca ar avea o

slujba individuala si nu ar fi inconjurat de colegi, s-ar plictisi imediat,

s-ar demoraliza si ar deveni ineficient. In cadrul echipei se simte bine si

obtine rezultatele dorite. Poate inregistra esecuri atunci cand este atras

de idei noi care ii deplaseaza interesul de la sarcinile curente.

OBIECTIVUL ECHIPEI

Obiectivul echipei este sa faca accesibil un material de tip 'ghid practic' pentru imbunatatirea cunostintelor referitoare la drepturile omului pentru locuitorii din orasul Fagaras.

Atributiile membrilor

• Membrul D- fiind investigatorul echipei si avand multe contacte si relatii , are sarcina de a gasi sponsori, si de a cauta cat mai multe informatii despre drepturile omului
• Membrul C- are sarcina de a cauta tipografii si de a alege-o pe cea care va face cea mai buna oferta atat privind calitatea serviciilor cat si bugetul
• Membrul A- are sarcina de a cauta si angaja persoane care sa distribuie aceste materiale, locuitorilor din oras
• Membrul B- ca si tehnician al echipei, are sarcina de a-l ajuta pe investigator sa gaseasca cat mai multe informatii despre drepturile omului, dar are si sarcina de a se ocupa de realizarea pliantului, de estetica acestuia

Fiecare membru al echipei are la dispozitie cate 10 zile pentru a-si indeplini sarcinile care le-au fost incredintate.

Termenul limita de a duce la bun sfarsit obiectivul pe care ni l-am propus este de 2 luni de zile :

-   &nbs 636c21g p;    40 de zile in care membrii echipei isi vor indeplinii sarcinile

-   &nbs 636c21g p;    20 de zile in care pliantele vor fi tiparite si impartite locuitorilor orasului Fagaras

La jumatatea termenului de indeplinire a sarcinilor am analizat rezultatele la care sa ajuns pana in momentul de fata.Membrul A este intr-un stadiu avansat de indeplinire a sarcinii, membrul B se confrunta cum mici probleme in vederea aranjarii informatiilor in pagina, membrul D a gasit sponsori, membrul C trebuie sa se decida intre 2 tipografii care i-au facut oferte foarte bune.

Resursele financiare de care dispunem vor fi impartite intre :

-tipografie

-salariul celor care vor imparti pliantele

-realizarea pliantului

Daca angajatii tai incep sa nu mai fie interesati de indeplinirea sarcinilor,  isi scurteaza programul de stat la birou si au o atitudine apatica, inseamna ca au nevoie de cel putin un motiv in plus pentru a ramane in continuare in cadrul companiei.

Utilizarea unor metode de motivare te poate ajuta sa iti pastrezi oamenii buni in echipa.

Pentru ca echipa sa fie cat mai eficienta si sa-si duca la bun sfarsit sarcina am apelat la cateva metode de motivare :

·   &nbs 636c21g p;   am apreciat in public lucrarile si eforturile depuse de fiecare membru

·   &nbs 636c21g p;   am construit o atmosfera de caldura si prietenie intre membrii echipei

·   &nbs 636c21g p;   am oragnizat un picnic cu toti colegii echipei

·   &nbs 636c21g p;   am daruit o cafea sau o inghetata

·   &nbs 636c21g p;   am pus o steluta aurie pe computerul membrului B (tehnicianul echipei) deoarece el a fost cel care a lucrat la estetica pliantului

Puncte tari:

·   &nbs 636c21g p;   o intelegere clara a activitatilor din cadrul proiectului

·   &nbs 636c21g p;   o comunicare foarte buna intre membrii echipei

·   &nbs 636c21g p;   cunostiinte foarte bune a tehnicianului echipei in domeniul calculatoarelor

·   &nbs 636c21g p;   interesul cetatenilor pentru a afla cat mai multe despre drepturile omului

Puncte slabe :

·   &nbs 636c21g p;   lipsa de relatii in domeniul tipografiei

·   &nbs 636c21g p;   lipsa sponsorilor

Desi obiectivul nostru nu ne aducea nici un castig, ( un proiect nonprofit ) a dus la aflarea a cator mai multe informatii despre drepturile omului de catre locuitorii orasului Fagaras.

In concluzie pot spune ca pentru a-ti construi o echipa eficienta trebuie sa respecti anumiti pasi , si a alege membrii echipei dupa cunostiintele lor in ceea ce priveste proiectul care trebuie dus la bun sfarsit.

Comunicarea intre membrii echipei este foarte importanta , la fel si motivarea acestora , daca vrei ca obiectivul sa fie atins si apreciat de altii.

CONCLUZII 1. Nu poti transforma un grup doar spunand abracadraba, trebuie sa realizezezi trecerea prin fiecare etapa. 2. O echipa nu poate fi eficienta daca nu a trecut si prin etapa furtunii, in care fiecare si-a spus oful, sau si-a exprimat antipatiile sau simpatiile. 3. O echipa nu poate fi eficienta daca normele stabilite in etapa a treia sunt ambigue, neintelese sau neacceptate de toti membrii grupului. 4. Acceptarea normelor este un punct cheie, pentru ca degeaba sunt reguli daca ele nu sunt insotite de sentimentul de acceptare al membrilor acesteia (Aici intervine rezistenta la schimbare, iar manegerul echipei, impreuna cu cei care sustin aceasta cauza au foarte mult de lucru). 5. Atentie, acest proces al formari echipelor, poate sa apara nu doar initial, ci in diferite etape ale dezvoltarii companiei, mai ales atunci cand au loc schimbari majore. 6. Se poate! Se poate construi o echipa eficienta! Echipa eficienta este atuul companiilor care au succes sau care doresc sa aiba succes!