MANAGEMENTUL PROIECTELOR

ESENTA:

• utilizare optima a resurselor pentru a atinge rezultatele prestabilite, obiectivele,  cu un anumit buget, intr-un timp bine precizat;

• reprezinta o metoda cu mare aplicabilitate in toate domeniile
• este procesul prin care managerul de proiect planifica si controleaza realizarea sarcinilor cuprinse in proiect, gestionand resursele aferente proiectului
• se defineste ca o interventie pentru materializarea unei realitati viitoare

PARTICULARITATI:

• problema care face obiectul proiectului are caracter de unicat;
• este limitat din punct de vedere material, financiar si al timpului de realizare;
• proiectul (sarcina complexa)  poate fi descompus in 717g67h tr-o structura arborescenta de sarcini partiale;
• permite finantarea independenta a sarcinilor, costurilor si decontul propriu al cheltuielilor;
• sa fie fezabil prin utilizarea unor structuri organizatorice independente si temporare, care isi inceteaza activitatea odata cu incheierea realizarii obiectivului.

COMPONENTE DE BAZA ALE PROIECTULUI

RESURSELE PROIECTULUI:

resurse umane-oamenii, personalul organizatiei care participa la proiect

resurse materiale-echipamente

resurse financiare-bani

metode, procedee si tehnici-decizia tip arbore, scheme gantt, analiza drumului critic-adc,etc.

informatii/comunicare-flux informational, comunicare eficienta

timp-factorul greu de gestionat:

nu poate fi stocat

nu poate fi schimbat

nu poate fi cumparat

nu poate fi vandut

poate fi doar folosit

REZOLVARE DE PROBLEME SI LUAREA DECIZIILOR:

Managementul de proiect trebuie sa raspunda mereu la intrebarile fundamentale, pentru a lua decizii, a gasi solutii, a rezolva probleme:

Ce?

Unde?

Cum?

Cand?

Cine?

De ce?

Etape in rezolvarea sistematica a problemelor:         

1.     definirea problemei-identificarea problemei

2.     colectarea datelor

3.     identificarea si analiza datelor relevante

4.     identificarea solutiilor alternative-cu grade diferite de probabilitate

5.     selectarea solutiei

6.     implementarea      nu

7.     evaluare                         satisfacator?

da

continuare

MODELUL MANAGERIAL AL TIMPULUI SI AL PRIORITATILOR

Trebuie sa ne asiguram ca a fost identificata adevarata problema, ca a fost corect definita, inteleasa in intregime; exista intotdeauna mai multe solutii alternative pentru o problema. Un rol important ar putea juca un management al prioritatilor si al timpului

CADRANUL TIMPULUI (dupa s. Covey)

PLANIFICAREA, ORGANIZAREA, CONTROLUL

PLANIFICAREA-identificarea activitatilor:

fixarea obiectivelor

detalierea sarcinilor de lucru

estimarea resurselor necesare pentru fiecare sarcina concreta

stabilirea unui calendar de desfasurare a activitatilor

Activitati de planificare pe scala timpului:

pe termen scurt-orar, planificare semestiala

pe termen mediu-plan managerial

pe termen lung-strategia de dezvoltare institutionala

ORGANIZAREA

-punerea in actiune a planului si combinarea activitatilor cu resursele disponibile

CONTROLUL -asigura atingerea obiectivelor, include:

monitorizarea

raportarea

compararea

corectarea

Exista diferite modele si proceduri pentru a realiza planificarea, organizarea si controlul proiectului; alegerea unuia sau altuia depinde de natura si dimensiunile proiectului.

FAZELE UNUI PROIECT:

I. FAZA PRECONTRACTUALA

FAZA DE PRE-PROIECT- clarificarea sarcinilor, precizarea scopului contractului, identificarea factorilor de risc si a resurselor necesare; cuprinde:

concepte

studii de fezabilitate

evaluarea alternativelor

decizia de a continua

II. FAZA CONTRACTUALA

FAZA DE PREGATIRE

implica conceperea proiectului sau participarea la licitatii in calitate de executor.

• planificarea
• organizarea

Trebuie sa se raspunda la urmatoarele INTREBARI:

de ce sa executam proiectul

care sunt potentialele beneficii si pentru cine

planul este componenta a planului strategic sau este o extindere a acestuia

ce rezultate palpabile vor fi create prin proiect

care sunt riscurile majore pe care proiectul le implica

care va fi costul total in resurse financiare si umane

ce parte din costuri poat fi recuperata

cat de realiste sunt tintele pe care vrea sa le atinga

exista resursele si expertizele necesare pentru proiect sau vor fi implicate costuri suplimentare

ce riscuri isi poate asuma scoala

STABILIREA EXECUTARII PROIECTULUI (Fig. 2.8-Descrierea proiectului), se pregatesc

TERMENII DE REFERINTA:

Numele proiectului: titlul trebuie sa sublinieze beneficiile concrete asteptate;

Clientul: acesta poate sa nu fie sponsorul, fondatorul proiectului;

Obiectivele proiectului:concentrarea asupra castigului imediat;

Cadrul proiectului: aprobari interne si externe, documente cheie privind politica in domeniu;

Beneficiile: care vor fi schimbarile daca proiectul va fi realizat cu succes;

Bugetul: termenele si conditiile de plata sau alte constangeri financiare,

Termenele: trebuie fixate momentele intermediare si termenele de predare.

FORMAREA ECHIPEI DE PROIECT: stabilirea nivelurilor ierarhice ale managementului, structura relatiilor ierarhice, responsabilitatile la fiecare nivel

FAZA DE CONTROL(Fig.2.21)

implementarea

monitorizarea

raportarea

compararea

corectarea

III. FAZA POST CONTRACTUALA-evaluarea, aprecierea, explicarea, planificarea

Parte importanta a proiectului, mai ales pentru un proiect extern, implicand evaluarile si rapoartele catre sponsori; verificarea modului in care a fost condus si realizat proiectul, desprinderea concluziilor, invatamintelor pentru imbunatatirea conducerii pe viitor a altor proiecte este punct de plecare pentru alte activitati.

INCLUDE: rezultatele obtinute, obiectivele atinse, managementul financiar, impactul intern/extern, procesul care a avut loc, termenele, calitatea, efortul echipei, propuneri de viitor, diseminarea rezultatelor

METODE , TEHNICI, PROCEDEE UTILIZATE IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

1. DECIZIA TIP ARBORE (fig, 2.7) - este o metoda logica de organizare a activitatilor, o forma de analiza a costurilor-beneficiilor.

Trebuie folosite date si informatii reale. o serie de aspecte nu pot fi cuantificate cu exactitate-dezvoltarea personalului, cresterea reputatiei scolii, dar exprimarea logica asigura o decizie mai buna decat alta facuta pe presupuneri, aprecieri nefondate.

2.INSTRUMENTE UTILIZATE IN ORGANIZARE:

planul punctelor intermediare(borne)-2.11

raportul

graficul de responsabilitati

graficul de activitati

3. TEHNICI DE PLANIFICARE, DE URMARIRE A ETAPELOR PROIECTULUI SI COMUNICARE UTILA :

SCHEMELE GANTT- scheme cu bare, reprezentare secventiala si paralela a activitatii legate de componentele esentiale ale proiectului-2.12

ANALIZA DRUMULUI CRITIC- Critical Path Analysis-CPA (Metoda Drumului Critic -CPM)

ADC este o metoda si tehnica pentru identificarea evenimentelor critice ale unui proiect si produce o retea logica a activitatilor interdependente. Este o metoda euristica bazata pe teoria grafelo, continand anumite procedee de estimare si reajustare a duratelor unei activitati, precum si cunoasterea practica a uno procedee complexe pe care le poate analiza din punct de vedere a desfasurarii in timp a fazelor componente. Procesul complex este alcatuit dint-un ansamblu de activitati a caror succesiune logica formeata un sistem organizat reprezentat cu ajutorul unui model matematic determinist, schematizat print-un grafi retea care urmareste evidentierea succesiunii cronologice a faptelor prin arce orientate.(Marian L.)

Metoda Drumului Critic presupune consum de timp, interventie dificila in cazul unor schimbari in reprezentarea grafica. identifica activitatile care influenteaza in mod hotarator durata totala a procesului, succesiunea acestora formand "drumul critic". Managerul de proiect, coordonatorul, analistul, pot influenta reducerea duratei procesului prin masuri organizatorice coreland momentele, interdependentele. Conceptul de analiza a drumului critic este fundamental pentru toate activitatile de planificare si este o componenta esentiala a competentei manageriale(2.17)

Elementele esentiale ale ADC:

• Activitate-durata activitatilor-perioada de timp(reprezentate prin arce, sageata)

Eveniment-moment de timp(reprezentate prin cercuri, noduri)

• Numarul evenimentelor:-termen minim de producere al evenimentului (EET)

- termen maxim de producere al evenimentului(LET)

• Variatie LET-EET

Durata Termenul estimat de realizare(optimist, pesimist sau cel mai probabil)

termenul cel mai optimist-O

termenul cel mai pesimist-P

termenul cel mai probabil-M

Durata probabila (O+4M+P)/6

Exista o serie de cerinte in constructia grafului , precum si in parcurgerea etapelor programului:

1. Analiza structurii procesului-faza de conceptie
2. Constructia grafului retea pe baza procesului adoptat-lista de evenimente-ce activitati, care sunt paralele, care se executa in continuare-activitatile necuprinse, au anumite rezerve de timp numite marje de timp, termenele sunt date limita, termen minim, etc.
3. Calculul parametrilor grafului-actiune laborioasa realizata cu un aparat matematic
4. Stabilirea drumului critic
5. Analiza si optimizaarea programului initial

METODE MANAGERIALE

Au un rol esential in realizarea eficientei procesului managerial; arata modul cum se desfasoara acesta pentru a mobiliza intregul sistem in realizarea obiectivelor, caile si regulile prin care directorul realizeaza functiile conducerii in toate etapele si operatiile specifice.

CLASIFICAREA METODELOR:

Metode de cunoastere si analiza a informatiilor:

Observatia, analiza documentelor, convorbirea, ancheta, asistenta, interviul, chestionarul, analiza situatiei, analiza de sarcina, analiza performantelor, analiza activitatii curente sau pe obiective, analize cantitative, analize calitative, analize comparative, analiza operationala, analiza riscurilor, analiza cauzala, analiza factoriala( de corelatie), studiul de caz, analiza contextuala, metode matematice, analiza utilizarii timpului, mijloacelor, locurilor de munca, inregistrare magnetica.

Metode pentru activizare, participare:

Schimbul de experienta, jocul de rol, exemplul, persuasiunea, grupul de formare, experimentul social, procedee de motivare personala si colectiva, convorbirea, convingerea, experimentul psihopedagogic, problematizarea, aprobarea si dezaprobarea, sugestia, dezbaterea, delegarea, explicatia, studiul de caz, grupul de lucru, discutia individuala si de grup, tehnica riscului, exercitiul, rezolvare de probleme.

Metode participative prin stimularea creativitatii:

Brainstorming(asaltul de idei), sinectica, jurnalul, chek-list(lista de control), matricea descoperirilor, analogia, lista de atributii, roluri, sarcini, arborele decizional, jocuri de creatie, dezbatere libera, tehnica sugestiilor, concursul liber, antiteza, combinarea ideilor, asocierea fortata, structurarea problemei.

Metode operative de realizare a procesului managerial

Metode administrative( dispozitii, instructiuni), abordarea sistemica, planul, proiectul, conducerea prin rezultate, conducerea prin exceptie, conducerea prin obiective, conducerea prin delegare, conducerea prin cooperare si comunicare, conducerea prin inovare, conducerea prin alternative, simularea, metode bugetare, cnducere prin colaborare externa,

prin informatii si comunicari, princontrol preventiv sau de revenire, prin determinarea optimului decizional, arborele decizional, elaborarea regulilor interne, previziunea pe termen mediu si scurt, scenariul, grupul de experti, ancheta asupra asteptarilor, pe baza normelor de munca(fisa postului).

INSTRUMENTE MANAGERIALE

Reprezinta concretizarea aplicarii metodelor, functiilor manageriale, in forma scrisa, cu evidentierea etapelor, formelor, procedeelor, rezultatelor, prelucrarea lor.

Documente manageriale: plan managerial, organigrama, fisa postului, regulament de ordine interioara,( R.O.I.), situatii statistice, fise de evaluare,etc.