Proiect economia turismului - sistemul informatic pentru gestionarea activitatii unei farmacii

UNIVERSITATEA "GEORGE BARITIU" BRASOV

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE

SPECIALIZAREA : ECONOMIA COMERTULUI, TURISMULUI SI SERVICIILOR

SISTEMUL INFORMATIC PENTRU GESTIONAREA ACTIVITATII UNEI FARMACII

INTRODUCERE

Pentru gestionarea unei farmacii sunt necesare mai multe date decat cele strict legate de medicamentele aflate in stoc la un moment dat si anune date referitoare la furnizorii, intrarii, vanzari.

Totodata o farmacie mai are nevoie si de date care sa poata fi puse la dispozitie pentru a putea fi prelucrate in continuare in contabilitate.

In aceasta lucrare s-a uramarit atat intregisrarea miscarii medicamentelor in farmacie cat si arhivarii datelor necesare consultarii ulterioare a informatiilor privind vanzarile si cumparaturile de medicamente.

Totodata este necesar a se pastra in baza de date informatiile referitoare la medicamente,respectiv proprietatile lor si in special data expirarii.

In cadrul activitatii unei farmacii sunt foarte importanti si furnizorii de medicamente cat si medicamentele achizitionate si de aceea lucrarea isi propune sa ofere cat mai multe informati despre furnizorii farmaciei si medicamentele achzitionate de la fiecare in parte.

Lucrarea de fata este structurata pe doua capitole si anume: Cap 1 -Furnizori, medicamente si gestionarea furnizorilor respectiv a medicamentelor, Cap 2 - Baze de date pentru gestionare 616i85g a furnizorului si medicamentelor, fiecare capitol are subcapitolele aferente si un studiu de caz a unei farmacii,puls anexe.

Pentru ca o farmacie sa ajunga sa aiba o baza de date despre furnizori si medicamente, aceasta trebuie sa stie cum sa-i castige pe furnizorii seriosi si sa-i pastreze ceea ce presupune o munca.

Intr-o economie de piata prospera doar cei care stiu sa pastreze furnizorii vor rezista intrucat este usor sa pierzi un furnizor dar este mai greu sa atragi altul.Pe langa fiecare furnizor pierdut ca urmare a nesatistacerii acestora se mai pierde si un numar considerabil de clienti care s-au obisnuit cu un anumit medicament produs de un anumit furnizor.

Aceste probleme legate de furnizorii de medicamente si legatura lor directa cu activitatea de conducere a farmaciei,alaturi de baza de date functionarii unei farmacii vor fi prezentate in aceasta lucrare pentru a putea fi utilizate informatiile in procesul decizional.

CAPITOLUL 1

Furnizori, medicamente si gestionarea furnizorilor si medicamentelor

1.1.Furnizorii, medicamente - principalele verigi a unei farmacii.

Furnizorii trebuie "manipulati" cu atentie si luati in calcul in cazul oricarei modificari in ceea ce priveste activitatea unei farmacii. Astfel de modificari ar putea fi in cazul diversificarii gamei de medicamente sau scoterii pe piata a unui medicament nou, schimbarii amplasamentului farmaciei etc.

Pentru o buna informare despre furnizorii si a gamei de medicamente pe care le desface, farmacia trebuie sa dispuna de o baza de date cat mai ampla astfel incat gestionarea acestora sa fie bine pusa la punct, iar datele importate sa poata fi accesate la orice ora de utilizatorii autorizati.

1.2.Gestionarea furnizorilor si clientilor cu ajutorul unei baze de date.

Informatiile despre furnizorii societatii trebuie sa cuprinda cat mai multe detalii despre aceasta cum ar fi, codul furnizorului unic alocat fiecarui furnizor, denumirea furnizorului, adresa furnizorului, numarul de telefon.In cazul in care se lucreaza online ar fi indicat sa se stie si pagina web a furnizorului, deoarece cunoscandu-i mai bine pe furnizorii farmacia ar putea oferi cat mai diverse medicamente pe care sa le comande si sa le livreze in viitor.

Pentru o gestionare eficienta a furnizorilor se poate beneficia de date foarte importante despre acestia si ca urmare se pot oferi diferite medicamente cu aceeasi caracteristici ca si cele preferate de clienti, dar neutilizate pana acum.

Cu ajutorul unei baze de date bine alcatuite se pot creea diverse rapoarte care sa arate ce si cat se cumpara de la fiecare furnizor, care sunt medicamentele mai bine vandute.

Furnizorilor fideli li se pot solicita diferite bonuri sub forma de plata la un numar mai mare de zile ceea ce aduce la o mai usoara aprovizionare cu medicamente.

Potentialii furnizori pot fi introdusi in baza de date pe baza unor sondaje, sau cu informatii din reviste, televiziune, radio.

Baza de date a furnizorilor actuali si potentiali poate oferii farmaciei maxim de informatii,daca este consultata permanent in acest mod avand posibilitatea sa fie o comunicare permanenta, relevanta si continua cu furnizorii sai.

Este foarte necesara comunicarea in fiecare luna cu furnizorii pentru ca in acest mod farmacia va fi la curent cu noutatile pe care le ofera acestia.

O baza de date este cu atat mai imporatana cu cat poate contribuii la recunoasterea si abordarea individuala a furnizorilor.

Clientii pot solicita informati in legatura cu disponibilitatea anumitor medicamente,iar reactivitatea farmacistului la solicitarile clientilor depinde in mod esential de existenta unor informatii - furnizor complete si exacte. Atunci cand aceste informatii-furnizor sunt accesibile cu usuritate si disponibilie reactivitatea creste spectaculos.

In cazul unei retele de calculatoare cu acces la baze de date a furnizorului, orice angajat al farmaciei care raspunde la telefon poate accesa pe baza de password informatiile - furnizor din retea avand astfel posibilitatea sa raspunda imediat solicitarilor formulate de clienti evitand necesitatea recurgerii la clasica formulare "va contactam noi mai tarziu".Este foarte important ca toate informatiile despre furnizorii unei farmacii sa fie securizate. La cazul unei retele de calculatoare aceasta baza trebuie sa fie fiabila si sigura.

Eficentizarea activitatii de marketing, intr-o farmacie este strans legata de o relatie cu furnizorii foarte bine gestionate.

In relatia unei farmacii cu furnizorii apar mereu situatii:numarul in crestere al furnizorilor cu care farmacia are relatii si numarul in crestere al personalului farmaciei care trebuie sa rezolve problemele legate de furnizori si clienti.

In cazul numarului mare al furnizorillor,problemele apar din cauza numarului in permanenta crestre a furnizorilor ce trebuiesc gestionati, de aceea este necesar un program informatic sau o baza de date cat mai corespunzatoare si detailata si cu posibilitatea de a creste in continuare.

In cazul cresterii numarului personalului farmaciei care intretie relatii cu furnizorii, pot aparea probleme atunci cand un furnizor este contractat de mai multi angajati ai farmaciei in legatura cu aceeasi problema. Este foarte important ca toate persoanele interesate sa cunoasca stadiul anterior discutiilor si a hotararii luate in legatura cu acel furnizor pentru ca acesta sa nu fie contractat in legatura cu aceasi problema de doua sau chiar mai multe ori. Ca acest lucru sa fie evitat este necesara comunicarea intre angajatii farmaciei, verbal sau chiar prin anumite notite in baza de date a furnizorului respectiv.

Toate aceste informatii despre furnizor, trebuie depozitate, centralizate facilitand astfel accesarea instantanee de catre utilizator.

Fiecare angajat al farmaciei trebe sa aiba abilitatea de a acesa bazele de date ale furnizorilor oricand pentru a dispune de informatii specifice, necesare pentru derularea cumparaturilor.

CAPITOLUL 2

Baza de date pentru gestionarea furnizorilor si medicamentelor

2.1.Organizarea Societatii Comerciale "Farmacia ANA"

Organigrama societatii consta in conducerea acestei unitati de catre un director care are in subordine: un agent de vanzari, un contabil,o farmacist sef si o femeie de serviciu.

Farmacista sefa are in subordine doua farmaciste si doua laborante.

2.2.Fluxul informational pe baza organigramei.

Pentru proiectarea bazei de date necesare Farmaciei "Ana" a carei organigrama este expresa in paragraful 2.1 se tine cont de informatiile care sunt necesare pentru fundamentare decizilor si totodata se iau in considerare si atributiile si componentele factorilor de decizie la diferite nivele de conducere.Astfel identificarea sistemului de decizii si in contiunare determinam informatiile de iesire din fluxul informational,necesar fundamentarii acestor decizii.

Pornind de la organizarea farmaciei se pot identifica urmatoarele documente inlocuite la nivel de activitate contabila.

Note de intare receptie inlocuite de catre contabilul societatii pe baza facturilor primite de la furnizori si care contin:

Informatiile:

- denumirea furnizorului

- adresa

- numar factura

- data facturii

- data notei de intare receptie

- denumirea medicamentelor(respectiv a substantelor pentru procurarea   diferitelor prescripti farmaceutice)

- calitate

- pret unitar

- valoare

- valoare tva

- valoare totala

- pret de vanzare

Facturile de vanzare,respectiv bunurile fiscale editate de casa de marcat care contine informatiile:

Numarul factura,respect numar bon fiscal

Data factura,respectiv data bon fiscal

Denumire medicament,repectiv preparat

Calitate

Pret unitar vanzare

Valoare vanzare

Valoare TVA vanzare

Valoare totala vanzare

Valoarea compensarii in cazul medicamentelor compensate

La nivelul de activitati a farmacistelor este necesar a se cunoaste stocul de medicamentelor existente pe tipuri,precum si pretul de livrare si valoarea compensatii pe tipuri si chiar denumire furnizorilor de medicamente pe tipuri pentru a putea lua decizia de aprovizionare cu medicamente in timp util si pentru a putea furniza informatile necesare aprovizionarii catre agentul comercial.

Utilitatea de laborator al farmaciei foloseste informatiile cu privire la comportamete(medicamentele) in existente in stoc pentru a lua in timp util decizii cu privire la componenta preparatelor solicitate si a le putea livra in timp util.

La fel ca farmacistele,laborantele vor avea nevoie si de informatii privind furnizorii prepatatelor si medicamentelor pentru a putea solicita in timp util componentele(medicamentele) care lipsesc din stoc si sunt necesare pentru a trasmite aceste informatii agentului comercial.

Agentul comercial este cel care identifica furnizorii medicamentelor(componentelor) solicitate de laboranti si farmaciste.Pentru identificarea furnizorilor agentul comercial are nevoie de informatii privind adresa furnizorului,numarul de telefon,eventual adresa de web precum si pretul de livrare si chiar si tipul de furnizor,adica fidel sau infidel pentru a putea aproviziona farmacia in timp util si ritmic.

Directorul,respectiv conducatorul unei farmacii este cel care supravegheaza buna functionare a farmaciei prin urmare el va avea nevoie de informatiile solicitate in timp cat mai scurt pentru a putea lua decizii in legatura cu atat cu livrarea de medicamente cat si cu aprovizionarea la timp si fara crearea de stocuri de medicamente fara miscare.

Prin urmare pentru a se atinge obiective performante ale sistemului de conducere este necesar si sa foloseasca o baza de date care ar putea inlatura neajunsurile sistemului manual de prelucrare a datelor.

2.3.Descriere modelului relational a datelor

Pentru evidente frunizorilor,medicamentelor si vanzarilor de medicamente se pot definii colectii de date care formeaza baza de date pentru toate activitatile unei farmacii si anume:

- colectia de date: furnizori

- colectia de date: medicamente

- colectia de date: intrari

- colectia de date: vanzari

- colectia de date: arhiva vanzari

Legaturile functionale dintre aceastea sunt:

- furnizorii sunt ce cu care o farmacie incheie contracte pentru achizitonarea de medicamente

- fiecare medicament poate fi cumparat de la unul sau mai multi furnizori pe baza de factura

- fiecare facture poate contine unul sau mai multe medicamente achizitionate si sta la baza inlocuirii notelor de intrari-receptie.

- vanzarile de medicamente se fac pe baza de facturii sau bonuri fiscale si din informatiile privind aprovizionarile si vanzarile de medicamente.Se pot obtine informatii privind stocurile de medicamente

- vanzarile de medicamente se pot arhiva intr-o cokectue de arhive vanzarilor petru a se putea obtine informatii cu privire la evolutia preturilor pe fiecare medicament precum si originea aprovizionarilor si frecventa vanzarilor medicamentului respective.

Prezentarea sub forma de model relational a acestor colectii de date se realizeaza astfel:

2.4.Obtinearea dictionarului de date necesar evidentei frunizorilor

Pentru medicamente se creaza dictionarul:

DD(denumirea furnizorului.adresa furnizorului,numarul de telefon,numarul intrarii,data intrarii,denumirea medicamentului,cantiatea de medicamente,pretul unitar al medicametului,valoarea medicamentelor,valoarea tva,valoarea totala medicamentelor,valabilitatea medicamentului,numarul facturi de vanzare,data facturi de vanzare)

Pentru asiguarea integritatii,unicitatii si rededondantei datelor intre datele de intrare a definit urmatorul model relational:la care se adauga subsistemul arhiva livrarilor cu descriera tabelei arhiva livrarilor care se efectueaza si stoc conform facturilor sau bunurilor fiscal elibetate la livrare(numar document vanzare,denumirea medicamentului,cantiatea medicamentului.livrat,pret,unitate vanzare,valoarea vanzare,valoarea tva vanzare,valoare totala vanzare,valoare compesata a medicamentului,pretul de intare a medicamentului data intrarii)

Dependentele functionale dintre atribute sunt:

Vezi fig 1,2,3,4,5,6,7, din Anexa

2.5.Crearea interogarilor(Queries)

2.5.1.Crearea interogarii de selectie care afiseaza numai inregistraile care au in campul "DENUMIRE" valoarea pe care o introduce utilizatorul de la tastatura.

Interogarile sunt de mai multe tipuri, in functie de destinatia lor. Interogarea "de baza", este interogarea de selectie, care are rolul de a filtra datele din tabelele pe care le are la baza in functie de criteriul ales, de a le combina, afisand in final numai campurile care sunt dorite. Interogarile de selectie sunt foarte utile atunci cand datele trebuie organizate in functie de unul sau mai multi parametri. Parametrii sunt variabile care, trecute in tabul de criterii tin locul acestora, utilizatorul fiind intrebat inainte de a rula interogarea care este valoarea parametrului, pentru a selecta din tabel numai inregistrarile dorite. Parametrii trebuie scrisi intre paranteze patrate, avand ca denumire un alt nume decat numele campului pentru care servesc drept criteriu de sortare.

-Vezi fig 8 si 9 Interpgare de selectie care afiseaza numai inregistrarile care au in campul denumire valuare pe care o introduce utilizatorul de la tastatura - in Anexa -

2.5.2.Crearea interogari de stergere a inregistrarilor din tabelul "MEDICAMENTE" care au completari in campul "CANTITATE" valoare zero

Alt tip de interogare este interogarea de stergere, care sterge automat toate inregistrarile din tabelele asociate ei, in cazul in care anumite criterii sunt indeplinite. Pentru a crea o interogare de stergere trebuie creata mai intai o interogare simpla, dupa care in meniul Query se selecteaza

optiunea delete query. In acest moment anumite campuri ale interogarii de selectie dispar si apare unul nou si anume delete unde este specificat modul de stergere, adica acolo unde este indeplinita conditia, sau incepand de acolo de unde este indeplinita conditia. La criterii este trecuta conditia care trebuie indeplinita pentru ca stergerea sa aiba loc, pentru campul dorit. In momentul in care interogarea este rulata, utilizatorul este atentionat ca daca va continua actiunea, datele vor fi sterse definitiv din baza de date. De asemenea, in fereastra de atentionare este specificat si numarul de inregistrari care urmeaza sa fie sterse.

-Vezi fig 10 Interogare de stergere a inregistrarilor din tabelul medicamente, care au completata in campul cantitate valoarea 0, ceea ce inseamna ca nu mai exista medicamente de tipul respectiv in stoc. - in Anexa -

2.5.3.Crearea interogarii de actualizare a inregistrarilor din tabul "MEDICAMENTE" la niveul campului "CANTITATE"

Pentru a crea o interogare de actualizare se procedeaza ca in cazul interogarii de stergere, in meniul Query selectandu-se varianta update Query. Ca si in cazul interogarii de stergere utilizatorul este atentionat inainte sa o ruleze ca datele din tabel vor fi modificate definitiv si este specificat si numarul de inregistrari care vor fi afectate.

Din valoarea care este stocata in acest camp este scazuta valoarea care se refera la medicamentul respectiv, din arhiva de vanzari, adica din factura de iesire. Legatura cu aceasta facuta prin intermediul parametrului [nr_factura], care face ca datele care vor fi modificate sa fie cele care se regasesc si pe factura dorita, numarul acesteia fiind introdus de utilizator precum valoarea oricarui parametru. Se observa ca pentru a scrie expresia, numele tabelelor si campurilor sunt trecute in paranteze drepte, ceea ce justifica faptul ca un parametru, care este scris dupa aceeasi sintaxa, trebuie sa fie denumit altfel decat numele campului la care face referire, in special si altfel decat numele oricarui camp din tabelul la care face referire, in general.

-Vezi fig 11 interogare de actualizare a inregistrarilor din tabelul medicamente, la nivelul campului cantitate - in Anexa-

2.5.4.Crearea interogarilor prin utlizarea filtrelor.

In meniul records descoperim filtre, care pot indeplini mai multe actiuni. Astfel, prin intermediul acestor filtre putem obtine un tabel secundar care sa contina numai inregistrarile care au campurile identice cu campul selectat(filter by selection), putem obtine un tabel secundar care sa contina numai inregistrarile care au campurile diferite de campul selectat(filter excluding selection), informatiile pot fi filtrate intr-un mod asemanator cu modul fylter by selection, dar alegand dintr-o lista campul dupa care se doreste facuta filtrarea sau poate fi creata o interogare de selectie(advanced filter/sort).

-Vezi fig 12 Meniul filter cu metodele de filtrare predefinite - in Anexa -

2.5.5.Intocmirea listei medicamentelor sortate alfabetic.

Mecanismul de introducere al datelor este functional si destul de usor de folosit, dar baza de date este inca departe de a fi cu adevarat functionala. Intr-o baza de date cat de cat complexa, simpla introducere a datelor si regasirea lor mai tarziu nu este o solutie viabila si nici dorita, dealtfel. Rolul bazei de date, pe langa cel de stocare, este acela de usura cat mai mult utilizarea functiilor sale si prelucrarea informatiilor stocate.

Microsoft Access pune la dispozitia utilizatorului numeroase ustensile pentru a usura munca utilizatorului. Aceste ustensile, in functie de complexitatea operiilor ce trebuie indeplinite, pot cere cunostinte mai avansate in utilizarea Microsoft Access sau programarea in Visual Basic.

Cea mai simpla operatie de intretinere a unei baze de date este aceea de a organiza datele dintr-un anumit camp intr-o anumita ordine, crescatoare sau descrescatoare, ordine alfabetica, etc. Pentru a sorta ascendent sau descendent informatiile stocate in baza de date, este suficient ca unul din campurile dupa care trebuie sortata baza de date sa fie selectat si apoi in meniul records se selecteaza sort si tipul de sortare pe care o dorim.(In cazul nostru alfabetic)

-Vezi fig 13 In ordine alfabetica a denumirilor medicamentelor aflate in stoc.-in Anexa -

2.5.6.Crearea interogarii care calculeaza diferenta difernta dintre date calendaristic actual si data intarii medicamentelor in stoc.

Utilizatorul are acces la functii uzuale, cum ar fi cele de insumare a valorilor numerice din toate campurile unei inregistrari si afisarea rezultatului intr-un camp separat, gasirea automata a valorii minime si maxime dintr-o inregistrare, afisarea primului sau ultimului camp care indeplineste conditia trecuta in tabul de criterii, sau numararea elementelor specificate, care se regasesc intr-o inregistrare. Pe langa toate aceste functii predefinite puse la dispozitia utilizatorului, optiunea totals ofera utilizatorului ocazia de a crea campuri aditionale in interogare, care sa contina valori ce sunt rezultatul unor expresii. Desigur, expresiile pot fi utilizate si in cazul celorlalte tipuri de interogari.

-Vezi fig 14 exemplu de interogare care utilizeaza o expresie. Expresia DateDiff('m',[data_intrarii],Now()) are rolul de a calcula diferenta dintre data calendaristica actuala si data care corespunde intrarii in stoc a medicamentului respectiv, rezultatul fiind afisat in luni. In combinatie cu conditia >[valabilitate]-1 interogarea filtreaza medicamentele si le afiseaza numai pe cele care mai au o luna pana cand expira. - in Anexa -

2.6.Crearea rapoartelor (REPORTS)

2.6.1.Crearea raportului privind intrarea medicamentelor pe facuturi si date.

Microsoft Access pune la dispozitia utilizatorului rapoarte, ce permit lucrul cu o interfata prietenoasa si care asigura si un aspect deosebit paginilor imprimate. Rapoartele se bazeaza pe unul sau mai multe tabele, dar si pe una sau mai multe interogari, astfel incat datele imprimate sa fie rezultatul unei filtrari.De exemplu, pe un raport utilizatorul poate alege ca valorile memorate sa fie insumate, sau ca valoarea maxima dintre acestea sa fie afisata, ca si in cazul functiilor totals din cazul interogarilor.

Crearea raportului cu ajutorul programului Wizard. Primul pas presupune alegerea tabelelor sau interogarilor pe care se bazeaza raportul si selectarea campurilor care trebuie sa apara in raport.

Urmatorul pas presupune alegerea modului in care va fi organizat raportul, functie foarte importanta in cazul in care acesta se bazeaza pe mai multe tabele sau interogari. In cadrul acestei etape se stabileste ce nivel ierarhic ocupa fiecare tabel in parte, fiind posibila setarea a maxim patru de nivele.

-Vezi fig 15 Primul pas care trebuie urmat pentru a crea un raport. In fereastra dreapta se afla campurile care vor aparea in raport, in cazul de fata fiind vorba de campuri din doua tabele.- in Anexa-

-Vezi fig 16 Fereastra unde este stabilita ierarhia tabelelor in formular.In cazul de fata este vorba de un raport care are la baza numai doua tabele, cel superior ierarhic fiind tabelul intrari.- in Anexa-

-Vezi fig 17 Pasul trei al programului Wizard pentru crearea unui raport. Campul nr_intrare din tabelul intrari are prioritatea si cum acelasi camp este prezent si in tabelul medicamente, raportul la deschidere va cere introducerea numarului facturii de intrare pe care utilizatorul o doreste imprimata. - in Anexa-

-Vezi fig 18 Pasul patru, in cadrul caruia pot fi decise metode de sortare pentru maxim patru campuri in Anexa -

-Vezi fig 19 Fereastra summary options, unde utilizatorul decide daca raportul sau va contine si valori calculate automat de baza de date. In cazul exemplificat, raportul va afisa suma valorilor memorate in campurile valoare si prêt facturat. - in Anexa -

-Vezi fig 20 Pasul cinci; este ales modul de organizare al elementelor in pagina si daca pagina va fi de tip vedere sau de tip portret - in Anexa -

Vezi fig 21 Ultimul pas al programului Wizard; este ales numele raportului si modul in care acesta va fi deschis - in Anexa -

-Vezi fig. 22 Casuta care solicita parametrul pentru rilarea raportului. In cazul de fata, este solicitat numarul facturii de intrare. - in Anexa-

-Vezi fig 23 Raport deschis in modul previzualizare imprimare pentru numarul facturii de intrare specificat.- in Anexa -

Concluzii si propuneri

Urmand pasii prezentati mai sus se pot crea nenumarate tabele,interogari,rapoarte sau formulare in functie de necessitate farmaciei cuprinzand orice combinative de informatii existente in baza de date a farmaciei.

O gestiune cat mai eficenta a unei baze de date pe care o poseda o farmacie se face prin centralizarea datelor disponibile.Aceasta duce la facilitate tinerii unei evidente cat mai concrete si ample a furnizorilor si medicamentelor din punc de vedere,termen de valabilitate,situatia stocurilor etc.

O buna evident a medicamentelor ofera vizualizarea informatiilor necesare pentru intocmirea comenzilor de aprovizionare uramarea vanzarilor si a stocurilor existent in farmacie,ceea ce este foarte important si chiar indispensabil intr-o farmacie.

In opinia mea,o baza de date a medicamentelor unei farmacii,complete trebuie sa ofere posibilitatea utilizatorului de a introduce preturile medicamentelor,de a secifica data expirarii cu posibilitatea atasarii unui mesaj,specificarea stocului existent pentru fiecare medicament.Totodata este foarte important afisarea vanzarilor pentru a permite elaborarea la timp a unei noi comenzi de medicamente pentru a putea fi trimisa in timp cat mai scurt.

Pentru o farmacie,ca de alftel pentru orice societate comerciala este foarte important sa se poata vizualiza informatii utile despre furnizori care sunt vitali pentru a putea fi contactai si anume adresa,persoana de contact,numar de telefon,si fax,e-mail,si pagina de web unde este cazul.

Numarul foarte mare(difersificat)de medicamente si diversificarea lor in timp face ca la un moment dat evident acestora sa nu mai poata fi controlata fara ajutorul unei aplicatii specializate si usor de utilzat in functie de specificul farmaciei.De aceea se recomanda utilizarea unei baze de date sau a uneui program informatics special conceput pentru tinerea contabilitatii unei farmacii.

ANEXA

Fig. 1 fereastra File New Database

      

Fig. 2 Tabelul Furnizori (Design view) Fig. 3 Tabelul intrari (Design view)

Fig. 4 Stabilirea cheii primare pentru un anumit camp

Fig.5 Tabelul vanzari (Design view)

Fig. 6 Tabelul arhiva vanzari (Design view)

Fig. 7. Formularul intrari si sub-formularul medicamente, sub aspect de table

Fig 8 Interogare de selectie care afiseaza numai inregistrarile care au in campul denumire valoarea pe care o introduce utilizatorul de la tastatura

Fig. 9 Casuta unde este cerut parametrul dupa care va fi efectuata sortarea

Fig 10 Interogare de stergere a inregistrarilor din tabelul medicamente, care au completata in campul cantitate valoarea 0, ceea ce inseamna ca nu mai exista medicamente de tipul respectiv in stoc.

Fig. 11. Din valoarea care este stocata in acest camp este scazuta valoarea care se refera la medicamentul respectiv, din arhiva de vanzari, adica din factura de iesire. Legatura cu aceasta facuta prin intermediul parametrului [nr_factura], care face ca datele care vor fi modificate sa fie cele care se regasesc si pe factura dorita, numarul acesteia fiind introdus de utilizator precum valoarea oricarui parametru. Se observa ca pentru a scrie expresia, numele tabelelor si campurilor sunt trecute in paranteze drepte, ceea ce justifica faptul ca un parametru, care este scris dupa aceeasi sintaxa, trebuie sa fie denumit altfel decat numele campului la care face referire, in special si altfel decat numele oricarui camp din tabelul la care face referire, in general

Fig. 12 Meniul filter cu metodele de filtrare predefinite

Fig 13,Sortarea in ordine alfabetica a denumirilor medicamentelor aflate ii stoc.

Fig.14.exemplu de interogare care utilizeaza o expresie. Expresia DateDiff('m',[data_intrarii],Now()) are rolul de a calcula diferenta dintre data calendaristica actuala si data care corespunde intrarii in stoc a medicamentului respectiv, rezultatul fiind afisat in luni.In combinatie cu conditia >[valabilitate]-1 interogarea filtreaza medicamentele si le afiseaza numai pe cele care mai au o luna pana cand expira.

Fig. 15 Primul pas care trebuie urmat pentru a crea un raport. In fereastra dreapta se afla campurile care vor aparea in raport, in cazul de fata fiind vorba de campuri din doua tabele.

Fig. 30 Fereastra unde este stabilita ierarhia tabelelor in formular.In cazul de fata este vorba de un raport care are la baza numai doua tabele, cel superior ierarhic fiind tabelul intrari.

Fig. 17 Pasul trei al programului Wizard pentru crearea unui raport. Campul nr_intrare din tabelul intrari are prioritatea si cum acelasi camp este prezent si in tabelul medicamente, raportul la deschidere va cere introducerea numarului facturii de intrare pe care utilizatorul o doreste imprimata.

                                               

Fig. 32. Pasul patru, in cadrul caruia pot fi decise metode de sortare pentru maxim patru campuri

Fig.19 Fereastra summary options, unde utilizatorul decide daca raportul sau va contine si valori calculate automat de date. In cazul exemplificat, raportul va afisa suma valorilor memorate in campurile valoare si pret_facturat.

Fig. 20 Pasul cinci; este ales modul de organizare al elementelor in pagina si daca pagina va fi de tip vedere sau de tip portret.

.

Fig.21 Ultimul pas al programului Wizard; este ales numele raportului si modul ii care acesta va fi deschis.

Fig. 23 Raport deschis in modul previzualizare imprimare pentru numarul facturii de intrare specificat.

BIBLIOGRAFIE

1.'Baze de date - Access' ECDL modulul 5, Editura Andreco Educational 2004

2. Note de curs - Baze de Date - lector univ. dr. Carstea Claudia, Universitatea                            "George Baritiu" din Brasov, 2007

3.Documentatie Farmacia ANA