Organizarea si conducerea contabilitatii in institutiile publice

Organizarea si conducerea contabilitatii in institutiile publice

Felul, importanta si trasaturile institutiilor publice din Romania

Institutiile publice sunt reprezentate de acele unitati prin care statul isi realizeaza functiile sale in domeniul administratiei, in sfera actiunilor social - culturale, justitiei, procuraturii, apararii tarii, etc.

Legea finantelor publice nr. 72/ 1996 si Legea finantelor publice locale nr. 189/1998 cuprind anumite precizari cu privire la formarea, administrarea si intrebuintarea resurselor financiare ale statului, ale unitatilor administrativ - teritoriale si ale institutiilor publice.

In marea majoritate a cazurilor, resursele financiare publice se constituie prin incasarea impozitelor, taxelor, contributiilor si veniturilor nefiscale de la persoanele juridice si fizice in baza criteriilor stabilite de lege.

In categoria institutiilor care participa la constituirea resurselor financiare publice si utilizarea lor intra:

Parlamentul Romaniei;

Presedintia Romaniei;

Guvernul Romaniei;

Ministerele si celelalte organe ale administratiei publice centrale si locale;

Alte autoritati publice;

Autoritatea judecatoreasca,

Institutiile de stat de subordonare centrala sau locala, s. a.

Resursele financiare ale institutiilor publice pentru intretinere si functionare cat si pentru investitii se asigura astfel:

finantarea integrala din bugetul administratiei centrale de stat sau bugetele locale, dupa caz, in functie de subordonarea acestora;

finantarea din veniturile extrabugetare si subventii acordate de la bugetul administratiei centrale de stat sau bugetele locale, in functie de subordonarea institutiilor;

finantarea integrala din veniturile extrabugetare;

finantarea din veniturile extrabugetare cu destinatie speciala pentru anumite cheltuieli stabilite de lege ce se finanteaza din aceste venituri;

autofinantarea integrala a institutiilor publice pe seama veniturilor realizate ca urmare a activitatii desfasurate.

Tinandu - se seama de specificul activitatii desfasurate, institutiile publice din domeniul social -cultural cum sunt scolile de arta, casele universitarilor, policlinicile cu plata si unele cluburi sportive, pot sa-si finanteze in intregime cheltuielile din veniturile proprii.

Institutiile publice mai pot folosi pentru desfasurarea si largirea activitatii lor, mijloace materiale si banesti primite de la persoanele juridice si fizice prin transmiterea gratuita potrivit prevederilor legale. Aceste valori materiale si banesti se utilizeaza pe destinatiile stabilite de transmitator.

Finantarea cheltuielilor unor institutii din domeniul social cultural, indiferent de subordonare se asigura atat din bugetul administratiei centrale de stat cat si din bugetul unei unitati administrativ -teritoriale numai in cazuri in care prin lege se stabilesc categoriile de cheltuieli care se finanteaza din fiecare buget.

Veniturile extrabugetare ale institutiilor publice se incaseaza, administreaza si contabilizeaza de institutiile in cauza potrivit normelor pentru finantele publice, fara a se efectua varsaminte din acestea la bugetele administratiei centrale de stat sau bugetele locale daca legea nu prevede altfel.

Veniturile extrabugetare ale institutiilor publice provin din taxe, chirii, manifestari culturale, valorificari de produse din activitati proprii sau anexe, concursuri artistice, publicatii, impresariat, exploatarea filmelor, prestatii editoriale, consultatii si servicii medicale, studii, proiecte, prestatii de servicii, lucrari, exploatari ale unor bunuri pe care le au in administrare si latele stabilite de legile de organizare a institutiilor sau de Guvern.

Soldurile anuale rezultate din executia bugetului institutiilor publice finantate din mijloace extrabugetare se preiau ca venituri in anul urmator.

Bugetele institutiilor publice finantate din mijloacele extrabugetare se include in bugetul centralizat al ordonatorului principal de credite.

Platile pentru investitiile publice se efectueaza prin bancile care, potrivit legii, executa aceste operatii pe baza de lista de lucrari, utilaje, mobilier si late obiecte de investitii, a documentatiei tehnice prevazute de lege si a mijloacelor depuse de catre institutie, cu respectarea dispozitiilor legale privind investitiile si decontarea acestora.

Mijloacele fixe rezultate ca urmare a cheltuielilor de investitii sau primite prin transfer gratuit majoreaza fondul social al institutiilor publice.

Institutiile publice prezinta anumite trasaturi caracteristice care le diferentiaza de agentii economici. In acest sens retinem urmatoarele caracteristici mai semnificative:

a)Institutiile publice sunt unitati care in general nu desfasoara activitati productive ci activitati de conducere, indrumare, coordonare si control in domeniul administratiei de stat si presteaza servicii cu anumite functii sociale in sfera actiunilor social - culturale, justitiei, procuraturii si apararii tarii;

b)Institutiile publice nu iti acopera cheltuielile generale de intretinerea si functionarea acestora din veniturile proprii realizate;

c)Acele institutii publice care realizeaza unele venituri din activitatea desfasurata, au obligatia de a le varsa la buget sau in baza dispozitiilor legale beneficiaza de dreptul de a le retine - partial sau integral, ca sursa de autofinantare a activitatii;

d)Pentru activitatea desfasurata intocmesc bugete de venituri si cheltuieli;

e)In raport de subordonarea lor institutiile publice primesc alocatii bugetare pentru acoperirea cheltuielilor de functionare si investitii, de la bugetul administratiei centrale de stat sau bugetele locale, dupa caz;

f)Institutiile publice nu pot efectua cheltuieli din veniturile incasate;

g)Nu calculeaza indicatori de rentabilitate;

Pe parcursul exercitiului bugetar, in procesul de elaborare a proiectelor de buget si de executie a bugetului aprobat, un rol deosebit de important il au ordonatorii de credite.

Prin ordonatori de credite trebuie sa intelegem conducatorii institutiilor de stat mandatati prin lege sa contribuie la proiectarea bugetului public si la executarea acestuia. Ordonatorii de credite sunt ierarhizati pe urmatoarele trei nivele:

a)anumite functii sociale in sfera actiunilor social-culturale, justitiei, procuraturii si apararii tarii; h) Institutiile publice nu isi acopera cheltuielile generate de intretinerea si functionarea acestora din veniturile proprii realizate;

c) Acele institutii publice care realizeaza unele venituri din activitatea desfasurata, au obligatia de ti /c varsa la buget sau in baza dispozitiilor legale beneficiaza de dreptul de a le retine - partial sau integrai, ca sursa de autofinantare a activitatii;

d) Pentru activitatea desfasurata intocmesc bugete de venituri si cheltuieli:

e) in raport de subordonarea lor institutiile publice primesc alocatii bugetare pentru acoperirea cheltuielilor de functionare si investitii, de la bugetul administratiei centrale de stat sau bugetele locale, dupa caz;

f) Institutiile publice nu pot efectua cheltuieli din venituri neincasate;

g) Nu calculeaza Indicatori de rentabilitate;

Pe parcursul exercitiului bugetar, in procesul de elaborare a proiectelor de buget si ele executie a bugetului aprobat, un rol deosebit de important ii au ordonatorii de credite.

Prin ordonatori de credite trebuie sa intelegem conducatorii institutiilor de stat mandatati prin lege sa contribuie la proiectarea bugetului public si la executarea acestuia. Ordonatorii de credite sunt ierarhizati pe urmatoarele trei nivele;

ordonatori principali de credite;

ordonatori secundari de credite;

ordonatori tertiari de credite:

Din categoria ordonatorilor principali de credite retinem:

ministrii si conducatorii organelor centrale care sunt ordonatori principali ai

bugetului de stat, bugetului asigurarilor sociale sau bugetelor fondurilor speciale;

presedintii consiliilor judetene, primarul generai al capitalei, primarii sectoarelor

municipiului Bucuresti si primarii municipiilor, oraselor si comunelor care sunt ordonatori principali ai bugetelor locale respective.

In categoria ordonatorilor secundari de credite intra conducatorii institutiilor de stat centrale sau locale care au in subordine institutii de stat cu personalitate juridica pentru care trebuie sa defalce credite bugetare mentinand necesarul propriu de credite. In aceasta categorie de ordonatori secundari de credite putem mentiona inspectoratele scolare, directiile de sanatate publica, directiile de munca si protectie sociala, etc.

Ordonatorii tertiari de credite sunt reprezentati de conducatorii institutiilor de stat care nu au in subordine unitati cu personalitate juridica, acestia fiind raspunzatori de folosirea creditelor repartizate de catre ordonatorul principal sau secundar de credite in functie de pozitia institutiei in ierarhie.

Elaborarea proiectelor bugetului de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat si bugetului fondurilor speciale se realizeaza, potrivit Legii finantelor publice, de catre Ministerul Finantelor, pe baza propunerilor ordonatorilor principali de credite sub directa indrumare, urmarire si coordonare din partea Guvernului Romaniei.

In baza legii finantelor publice, a legii finantelor publice locale si potrivit prevederilor Constitutiei, in bugetul public national se include un sistem unitar de bugete compus din:

bugetul de stat;

bugetul asigurarilor sociale de stat;

bugetele locale;

bugetele fondurilor speciale;

bugetul trezoreriei statului;

bugetele altor institutii publice ce au caracter autonom.

Clasificarea institutiilor publice

Particularitatile si specificul activitatilor bugetare obliga diferentierea si gruparea institutiilor publice in functie de anumite criterii''', dintre care amintim:

A. Din punct de vedere al regimului de finantare se deosebesc:

I. Institutii publice finantate de la bugetul administratiei centrale de atat, categorie in care se cuprind:

Directiile Generale ale Finantelor Publice din judete si Municipiul Bucuresti;

Unitatile vamale teritoriale coordonate de catre Directia Generala a Vamilor:

Directiile Judetene de Munca si Protectie Sociala si Directia Generala a Municipiului Bucuresti:

Inspectoratele de stat teritoriale pentru protectia muncii; « inspectoratele scolare judetene si al Municipiului Bucuresti,

Institutiile de invatamant superior de stat;

Bibliotecile centrale universitare, etc.

2. Institutii publice finantate din bugetul asigurarilor sociale de stat, cum sunt:

Oficiul central de plata al pensiilor;

Corpul de control privind Asigurarile Sociale, etc.

3. Institutiile publice finantate din venituri extrabugetare

Institutul Roman de Management;

Institutul de Cercetare Stiintifica in domeniul Muncii si Proiectiei Sociale;

Institutul National pentru Fizica Pamantului Bucuresti:

Revista Finante. Credit. Contabilitate, s.a.

4. Institutii publice finantate din venituri extrabugetare si din subventii de la bugetul de stat (institutii publice cu finantare mixta), in cadrul carora retinem:

Muzeul de Istorie Naturala "Grigore Antipa' Bucuresti:

Casele de cultura ale studentilor;

Corul de Camera "Madrigal';

5. Institutii publice autofinantate integral, cum sunt:

Scolile de arta;

Casele universitarilor din Bucuresti, Cluj-Napoca, Iasi, Timisoara, Brasov, Craiova;

Policlinicile cu plata, etc.

B. In raport cu importanta activitatii desfasurate si de subordonarea institutiilor publice avem:

Institutii ale administratiei publice centrale:

Institutii ale administratiei publice locale;

Institutiile administratiei publice centrale cuprind

Presedintia Romaniei. Parlamentul. Guvernul, ministerele si celelalte autoritati centrale de specialitate ale administratiei publice si institutiile din subordinea lor directa.

Institutiile administratiei publice locale din unitatile administrativ-teritoriale cuprind comunele, orasele si judetele precum si unitatile subordonate acestora si au la baza principiul autonomiei locale si al descentralizarii serviciilor publice.

Autonomia priveste atat organizarea si functionarea administratiei publice locale, cat si gestionarea sub propria responsabilitate a intereselor colectivitatilor pe care le reprezinta.

Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza autonomia locala in comune si orase sunt reprezentate de consiliile locale alese si primarii alesi in conditiile legii.

Consiliul Judetean functioneaza in calitatea sa de autoritate a administratiei publice pentru coordonarea activitatilor consiliilor comunale si orasenesti in vederea realizarii serviciilor publice de interes judetean.

Guvernul numeste cate un prefect in fiecare judet si in Municipiul Bucuresti care il reprezinta pe plan local si are sarcina de a conduce serviciile publice descentralizate ale ministerelor si ale celorlalte organe centrale din unitatile administrativ-teritoriale.

Serviciile publice descentralizate ale ministerelor la nivel judetean cuprind:

Directia Generala Judeteana a Finantelor Publice;

. Inspectoratele Scolare Judetene si al Municipiului Bucuresti;

. Directiile Judetene Sanitare;

. Consiliul Judetean de Cultura.

Organele administratiei locale finanteaza actiunile social-culturale, de sanatate, asistenta sociala, gospodarie comunala si locuinte prin afectarea bugetelor locale.

C. Din punct de vedere al statutului juridic, institutiile publice se impart in:

. institutii publice cu personalitate juridica;

. institutii publice fara personalitate juridica.

Institutiile publice cu personalitate juridica sunt acele institutii ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite, li s-a acordat autonomie de decizie si dreptul de a avea buget anual propriu aprobat de catre consiliul de conducere ales.

Institutiile publice fara personalitate juridica sunt acelea ai caror conducatori nu au calitatea de ordonator de credite bugetare, categorie in care se cuprind: scoli generale, camine culturale, dispensare medicale, etc., care sunt integrate din punct de vedere financiar-contabil in activitatea unei institutii ierarhic superioare.

D. In functie de drepturile legate de aprobarea, repartizarea si utilizarea fondurilor bugetare, institutiile publice se impart in:

. institutii publice superioare;

institutii subordonate.

Institutiile publice superioare reprezinta unitatile ai caror conducatori au calitatea de ordonatori principali de credite si sunt ministrii si conducatorii celorlalte organe centrale de stat care primesc mijloace bugetare direct de la bugetul administratiei centrale si repartizeaza credite bugetare aprobate de unitatile ierarhic inferioare in raport cu sarcinile acestora.

Institutiile subordonate reprezinta unitati ai caror conducatori au calitatea de ordonatori secundari si tertiari de credite si care primesc prin repartizare mijloace bugetare pentru acoperirea nevoilor proprii de la institutiile ierarhic superioare.

Organizarea contabilitatii patrimoniului

Particularitati privind patrimoniul institutiei publice.

in desfasurarea activitatii oricarei institutii publice este obligatorie existenta unui patrimoniu ca si la alte unitati patrimoniale, respectiv Regii Autonome, Societati Comerciale, etc. Dar, regimul juridic de utilizare, pastrare si instrainare a elementelor patrimoniale la institutiile publice este insa altul decat la societatile comerciale.

'Obiectul contabilitatii patrimoniului il constituie reflectarea in expresie baneasca a bunurilor mobile si imobile, inclusiv solul, bogatiile naturale, zacamintele si alte bunuri cu potential economic, disponibilitatile banesti, titlurile de valoare, drepturile si obligatiile persoanelor juridice si fizice, precum si miscarile si modificarile intervenite in urma operatiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile si rezultatele obtinute de acestea '

'Obiectivul principal al bilantului pe ansamblul economiei nationale il constituie patrimoniul national, cuprinzand patrimoniul public si cel privat, . inclusiv solul bogatiile

naturale, zacamintele .si alte bunuri cu potential economic, evaluate in expresie baneasca. '

Bunurile care fac parte din domeniul public si sunt prevazute in Constitutia Romaniei se grupeaza in:

a) domeniul public al statului;

b) domeniul public al unitatilor administrativ-teritoriale (judete, municipii, orase, comune).

Aceste bunuri sunt prevazute si in art. 135(4) din Constitutie, care spune: 'bogatiile de orice natura ale subsolului, caile de comunicatii, spatiul aerian, apele cu potential energetic valorificabil si acelea ce pot 11 folosite in interes public, plajele, marca teritoriala, resursele naturale ale zonei economice si ale platoului continental, precum si alte bunuri stabilite de lege fac obiectul exclusiv al proprietatii publice'.

Institutiile publice, consiliile locale si consiliile judetene aplica prevederile Hotararii Guvernului nr. 1031/1999 pentru aprobarea Normelor metodologice privind inregistrarea in contabilitate a bunurilor care alcatuiesc domeniul public al statului si unitatilor administrativ-teritoriale, dupa atestarea apartenentei bunurilor respective, prin Hotararea Guvernului, la domeniul public al statului si unitatilor administrativ - teritoriale.

Pentru desfasurarea normala a activitatii, unitatile lucrative isi procura elementele patrimoniale de care au nevoie, din diverse surse, proprii (interne) sau imprumutate (externe) de la bugetul statului si unitatile bancare.

Aspectul economii este determinat de aspectul juridic al patrimoniului. Obligatiile in legatura cu folosirea patrimoniului si a rezultatelor economice, acolo unde se inregistreaza asemenea rezultate sunt exprimate in relatia cu bugetul statului.

Sub aspect economic, patrimonial institutiilor publice ca obiect de studiu al contabilitatii cuprinde: imobilizarile. stocurile, mijloacele financiare, decontarile cu tertii.

cheltuielile si veniturile, fondurile si rezultatele financiare, etc. adica acele elemente patrimoniale inregistrate in contabilitate sub aspectul componentei materiale si destinatiei lor in procesele economice, care se numesc mijloace economice si sub aspectul sursei de provenienta, modului de dobandire si formare, care se numesc fonduri sau surse.

Aspectul juridic al patrimoniului se refera la aceea ca institutia are anumite drepturi privind administrarea si proprietatea mijloacelor economice si fondurilor, dispune de ele in mod liber in conditii legale, pe de o parte, si are anumite obligatii fata de terte persoane (de bugetul statului, bugetul asigurarilor sociale) in legatura cu folosirea patrimoniului, a rezultatelor financiare, pe de alta parte.

Cele doua aspecte economic si juridic ale patrimoniului se intrepatrund si se conditioneaza reciproc in sistemul economiei de piata, in general, si al institutiilor statului, in special.

Contabilitatea cunoaste, analizeaza si inregistreaza elementele patrimoniale ce constituie patrimoniul institutiei publice sub denumirea de active circulante (mijloace economice) si sub denumirea de pasive (fonduri sau surse).

Mijloacele economice reprezinta elementele necesare desfasurarii normale a activitatii, iar sursele sau fondurile exprima provenienta acestora.

Structura patrimoniului unei institutii publice, in general este compusa din elemente patrimoniale de activ si elemente patrimoniale de pasiv.

Elementele patrimoniale de activ se refera la:

l. Mijloacele fixe din dotare: cladiri, constructii, instalatii de laborator, aparate de masurare, control si reglare; mijloace de transport, animale de munca, tinere si la ingrasat; plantatii de vii si pomi fructiferi; terenurile din exploatare; padurile din patrimoniul primariilor si al prefecturilor; publicatiile din biblioteci, etc.

2. Mijloacele banesti reprezentate de: disponibilul institutiei in conturile deschise la trezorerie; numerarul din conturile deschise la banca si din casierie; carnete C.E.C.; disponibilitati din contravaloarea in lei a sumelor incasate in valuta: disponibilitati din fonduri cu destinatie speciala; disponibilitati rezultate din venituri extrabugetare; acreditive; alte valori: timbre fiscale si marci postale, tichete de calatorie, bilete cu valoare nominala, s.a., plasamente in titluri de stat si depozite la termen etc.

3. Decontarile privind imprumuturile acordate, decontarile cu ordonatorii de credite efectuate, decontarile cu tertii debitori. Aceasta ultima categorie de decontari cu tertii-debitori este reprezentativa si cuprinde: debitori din avansuri spre decontare; debitori din reclamatii si litigii; debitori din pagube de mijloace materiale, cheltuieli nelegale si neeconomicoase; debitori din pagube de mijloace fixe; debitori pentru echipament de lucru si uniforme; debitori pentru garantii depuse; debitori din laxe datorate de studenti si elevi; debitori privind turneele artistice; debitori pentru investitii; alti debitori cat si clientii.

Cheltuielile institutiei care cuprind: cheltuielile bugetului local, cheltuielile institutiei de la buget, cheltuieli pentru investitii in continuare, cheltuielile activitatii autofinantate, cheltuieli din fonduri cu destinatie speciala, cheltuieli pentru finantari speciale.

5. Materialele si obiectele de inventar sub forma de: medicamente si materiale sanitare, materiale de intretinere si gospodarire, materiale cu caracter functional, alimente pentru cantinele proprii, furaje pentru animale, animale date pentru sacrificare si prelucrare la terti, animale pentru experienta, animale tinere si la ingrasat, produse; materiale si utilaje pentru investitii; obiecte de inventar si echipament de lucru si protectia muncii, rechizite de birou, efecte de cazarmament din camine, spitale, sanatorii, etc.

Elementele patrimoniale de pasiv se refera la

1. Decontari privind imprumuturile primite si decontarile cu ordonatorii de credite: decontari intre institutia superioara si institutiile subordonate privind finantarea de la buget; decontari privind gestionarea creditelor externe guvernamentale; decontari cu societatile comerciale farmaceutice privind gestionarea medicamentelor procurate din credite externe guvernamentale; alte decontari.

2. Decontari cu tertii creditori ce se refera la: decontari cu salariatii; creditorii institutiei pentru: salarii neridicate, retineri din salarii pentru plata ratelor, retineri din salarii pentru terti, creditori din garantii depuse de gestionari, alti creditori; decontari cu bugetul statului; decontari privind contributia institutiei si a personalului la asigurarile sociale; decontari privind contributia institutiei si a personalului la constituirea fondului pentru ajutorul de somaj; bursieri si doctoranzi; furnizori pentru activitatea curenta; furnizori si antreprenori pentru investitii.

3. Fondurile institutiei dintre care retinem: fondul mijloacelor fixe si terenurilor; fondul obiectelor de inventar; fonduri cu destinatie speciala; fondul de rulment; fondurile speciale si fondurile pentru finantari speciale.

4. Veniturile institutiei publice reprezentate prin: veniturile bugetare; veniturile institutiei; veniturile extrabugetare; veniturile din anii precedenti si alte surse; venituri anticipate; venituri de realizat din diferente de pret aferente valorilor imputate; venituri de realizat cat si rezultatul executiei bugetare.

5. Finantari si credite bancare: finantarea de la buget privind anul curent; finantarea de la buget privind anii precedenti si alte surse; credite bancare; finantarea din credite externe guvernamentale; finantarea din credite externe cu garantia statului; finantarea din imprumuturi de la trezoreria finantelor publice.

Organizarea compartimentului de contabilitate

Contabilitatea institutiilor publice se organizeaza in compartimente distincte, conduse de catre directorul financiar-contabil, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Contabilitatea generala organizata in institutiile publice, are la baza norme unitare privind organizarea si conducerea acesteia, care au caracter obligatoriu, avand ca obiectiv principal furnizarea informatiilor atat pentru necesitatile proprii, cat si in relatiile acestora cu alte institutii, clientii, furnizorii, bancile si alte persoane fizice si juridice.

Directorul financiar-contabil, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie trebuie sa aiba studii economice superioare.

Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii revine persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului si trebuie sa asigure conditiile necesare pentru: intocmirea documentelor justificative privind operatiunile patrimoniale; organizarea si tinerea corecta si la zi a contabilitatii; organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, precum si valorificarea rezultatelor acesteia; respectarea regulilor de intocmire a bilantului contabil; pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a bilanturilor contabile.

Atributiile directorului financiar-contabil, contabilului sef sau altei persoane imputernicite in indeplinirea acestei functii, precum si a personalului din subordinea acestora, in domeniul contabilitatii se stabilesc de catre administrator, ordonatorul de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului conform legii.

In cazul in care contabilitatea unitatii se organizeaza si se tine de catre persoane juridice autorizate (societati comerciale sau persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau

expert contabil), raspunderea privind tinerea contabilitatii revine acestor persoane, potrivit legii organizarii activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati.

In organizarea si conducerea contabilitatii un rol important revine Ministerului Finantelor care, potrivit legii, emite cadrul general al planului de conturi, normele de aplicare a acestuia, modelele registrelor de contabilitate si a celorlalte formulare tipizate comune privind activitatea financiar-contabila, emite norme privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, emite modelul bilantului contabil, precum si normele privind intocmirea, verificarea, certificarea si centralizarea acestora.

in orice unitate patrimoniala sectorul financiar-contabil poate fi organizat in doua compartimente si anume: compartimentul financiar, care la randul sau in functie de volumul lucrarilor se poate compartimenta pe grupe de lucrari (plan financiar si control financiar preventiv, state-salarii, ordonantare-decontari. casierie, revizori de gestiune) si compartimentul contabilitate care poate avea in componenta sa : contabilitate generala, contabilitate de gestiune, inventar, s.a.

Organizarea muncii personalului din sectorul financiar-contabil se poate efectua pe obiective sau pe grafice in functie de o serie de factori: natura, volumul si complexitatea lucrarilor, experienta personalului, mijloace tehnice din dotare etc.

Dintre atributiile mai importante ale compartimentului financiar-contabil retinem:

- asigura inregistrarea cronologica, prelucrarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului;

- asigura controlul operatiilor efectuate, exactitatea datelor contabile si a procedeelor de prelucrare a acestora;

- furnizeaza informatiile necesare executiei bugetului de stat si intocmirii bilantului general;

- intocmeste statele de salarii, efectueaza plata salariilor si tine evidenta salariilor neridicate;

- realizeaza decontarile cu tertii (decontari interne, decontari cu tertii debitori si creditori), organizeaza si efectueaza controlul financiar preventiv, inclusiv inventarierea patrimoniului;

- intocmeste bilantul contabil si efectueaza analize economico-financiare.

Dintre atributiile contabilului sef care coordoneaza compartimentul financiar-contabil retinem:

- asigura, alaturi de conducatorii celorlalte compartimente elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli al unitatii, urmarind mentinerea echilibrului financiar, desfasurarea unei activitati eficiente, etc.;

- asigura exactitatea controlului financiar preventiv si acorda refuzul de viza pentru acele operatii economice care nu sunt legale si necesare;

- urmareste efectuarea in termen a decontarilor cu alte persoane fizice si juridice, cu bugetul statului si cu bancile;

- urmareste realizarea prevederilor bugetului de venituri si cheltuieli si a situatiei economico-financiare;

- asigura, alaturi de conducatorul institutiei organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si propune masuri pentru recuperarea pagubelor;

- asigura intocmirea bilantului contabil raspunzand alaturi de conducatorul unitatii de realitatea datelor inscrise in acesta;

- angajeaza institutia prin semnatura alaturi de conducatorul acesteia in toate operatiile patrimoniale.

in activitatea unitatii patrimoniale, compartimentul financiar-contabilitate se organizeaza sub forma de birouri, servicii, in functie de marimea institutiei publice.

Rolul, importanta si structura documentelor utilizate de institutiile publice.

Institutiile publice, pe langa documentele si registrele de evidenta financiar-contabile obisnuite intalnite in unitatile economice folosesc documente si registre specifice activitatii de derulare a exercitiului bugetar si stau la baza inregistrarilor in contabilitate, astfel:

l) La institutiile de invatamant, care desfasoara activitati autofinantate (cantine pentru elevi sau studenti, ateliere-scoala, micromagazine, laboratoare de cofetarie-patiserie, etc.) se folosesc documentele:

bugetul de venituri si cheltuieli;

cererea de deschidere a creditelor bugetare;

dispozitia bugetara;

- lista consumului zilnic de alimente;

- tabele nominale cu elevii sau studentii care au platit

- costul hranei.

a) Bugetul de venituri si cheltuieli se intocmeste de catre compartimentul financiar-contabil, din cadrul institutiilor de invatamant preuniversitar si cuprinde informatii de fundamentare a creditelor solicitate precum:

- cheltuieli invatamant - cheltuieli curente, cheltuieli de personal, cheltuieli materiale, burse.

- cheltuieli de capital - reparatii curente, reparatii capitale, cheltuieli cu investitiile

Dupa intocmire bugetul de venituri si cheltuieli, se trimite ordonatorului de credite pentru avizare. Dupa avizare se remite institutiei care 1-a intocmit. Este semnat de conducatorul institutiei si contabilul sef.

b) Cererea de deschidere a creditelor este o adresa scrisa catre Trezoreria din localitatea unde institutia are deschise conturile, prin care se solicita deschiderea creditelor. Este semnat de conducatorul institutiei si contabilul sef.

c) Dispozitia Bugetara reprezinta documentul folosit de toate institutiile finantate din bugetul public national si bugetele locale, prin care se fac cunoscute creditele bugetare aprobate. Se intocmeste de catre ordonatorul de credite (Inspectoratul Scolar, de exemplu) in folosul beneficiarului de credite si cuprinde informatii cu privire la: banca platitorului; beneficiarul creditelor bancare; suma alocata in cifre si litere.

Este semnat de ordonatorul de credite si contabilul sef, banca platitorului si banca beneficiarului.

d) Lista zilnica de alimente reprezinta documentul care sta la baza eliberarii alimentelor din magazie. Se intocmeste de magazioner pe baza retetarului si este verificata de contabilul sef. Cuprinde informatii cu privire la:

- efectivul de elevi sau studenti care servesc masa la cantina;

alocatia de hrana;

numarul de mese servite;

denumirea alimentelor;

cantitatea si pretul unitar;

valoarea alimentelor consumate zilnic.

e) Tabelul nominal se intocmeste bilunar de catre compartimentul de contabilitate si cuprinde informatiile: numarul de elevi sau studenti care au servit masa; numarul de chitanta; costul cantinei.

2) La institutiile sanitare se intocmeste zilnic in trei exemplare Condica de Prescriptie la Aparat de catre farmacia spitalului. Acest document serveste pentru eliberarea de la magazie a medicamentelor si materialelor sanitare pe baza prescriptiei medicului. Cuprinde informatii privind: unitatea sanitara; data; denumirea medicamentelor; cantitatea; pretul si valoarea.

Este semnat de catre medicul de garda, de persoana care elibereaza medicamentele si de persoana care distribuie medicamentele la pacientii spitalului.

3) La Trezoreria Finantelor Publice se intocmesc urmatoarele documente specifice:

- Jurnalul de inregistrare a operatiunilor;

- Jurnalul sinteza a operatiunilor;

- Jurnalul de casa privind operatiunile;

- Executia cuantumului trezoreriei;

- Cererea de deschidere de cont;

- Fisa specimenelor de semnatura;

- Nota de justificare.

Aceste documente, cu exceptia Cererii de deschidere de cont si Fisa specimenelor de semnatura se intocmesc zilnic de compartimentul financiar-contabil din cadrul Trezoreriei.

a) Jurnalul de inregistrare are cate un numar de ordine si se intocmeste atat pentru debitul cat si pentru creditul conturilor pentru care se deschide (de exemplu contul 231 "Cheltuielile bugetului de stat').

Jurnalul contine informatiile: numar rand;

numarul si data documentului; tipul de document; rulajul debitor; conturile corespondente;

sumele inregistrate in conturile corespondente respective. Se semneaza de seful contabil.

b) Jurnalul sinteza a operatiunilor in ziua contine informatiile:

operatiile curente inregistrate la data

numarul jurnalului de inregistrare;

- conturile debitoare si creditoare;

- suma.

In acest jurnal se evidentiaza numai operatiunile curente. Este semnat de seful compartimentului, persoana care 1-a intocmit, seful contabil care il primeste si il verifica.

c) Jurnalul de casa privind operatiunile din ziua la casierie; serveste pentru consemnarea operatiunilor specifice de incasari, de plati, de tezaur, de catre casier si cuprinde informatiile:

- numar curent;

- numar document;

- numar de cont;

- explicatii;

- incasari;

- plati;

- sold si totalul zilei.

Este vizat de seful serviciului casierie-tezaur, persoana care 1-a intocmit si persoana care 1-a primit.

d) Executia cuantumului trezoreriei se intocmeste zilnic de compartimentul contabilitate si sta la baza elaborarii bilantului contabil al trezoreriei. Contine informatii cu privire la indicatorii de executie a Contului trezoreriei si sumele consemnate in plus sau minus fata de nivelurile stabilite. Este semnat de contabilul sef si directorul trezoreriei.

e) Cererea de deschidere de cont se inmaneaza institutiei sau agentilor economici care doresc sa isi deschida conturi la Trezorerie. Dupa completarea ei, cererea se inapoiaza trezoreriei si apoi, urmeaza deschiderea conturilor. Cuprinde informatii cu privire la:

- antetul persoanei fizice sau juridice care solicita

- deschiderea contului;

- numarul de cont atribuit;

- actul de functionare al solicitantului;

- decizia de numire a conducatorului institutiei;

- fisa cu specimene de semnatura, etc.

Este vizat si aprobat de directorul trezoreriei si serviciul contabilitate, ordonatorul de credite si contabilul sef.

J) Fisa specimenelor de semnatura este documentul care se ridica de la trezorerie, se completeaza cu informatiile necesare cu privire la persoanele cu drept de specimen de semnatura, dupa care se depune la trezorerie.

Se intocmeste in doua exemplare, unul ramanand la solicitant si unul la trezorerie.

g) Nota de justificare privind rezerva de sume in carnetele C.E.C. se inmaneaza de trezorerie institutiei prin delegatul sau si contine informatii cu privire la:

- suma in lei a cecurilor emise;

- platile efectuate cu cec si justificate cu natura cheltuielilor;

- soldul existent si eventual necesarul suplimentarii valorii carnetelor C.E.C..

Este semnat de ordonatorul de credite si contabilul sef al trezoreriei.

La Tribunalul Judetean, ca institutie judecatoreasca si datorita activitatii sale specifice desfasurate, cheltuielile sunt ocazionate cu judecarea proceselor pe rol (cheltuieli de procedura), inregistrarea cheltuielilor cu corespondenta respectiva se face in Borderoul de expeditie a corespondentei. Documentul se intocmeste zilnic de contabilitate si cuprinde informatiile:

numarul oficial al trimiterii:

numarul de recomandata;

adresa destinatarului;

destinatia;

greutatea si taxa;

total plicuri expediate;

suma totala.

Este semnat de persoana care preda trimiterea la posta si salariatul postei prin care se expediaza.

5) La Primariile comunale se intocmesc documente specifice contabilitatii in partida simpla si anume:

bugetul de venituri si cheltuieli (pe anul )

nota de fundamentare a necesarului de credite;

cererea de deschidere de credite din bugetul local catre

trezorerie;

situatia centralizata a evidentelor fiscale lunare;

contul de debite-incasari;

centralizatorul sumelor ramase neincasate;

planul de venituri si cheltuieli pentru autofinantare;

partida de cheltuieli pentru activitati autofinantate;

capitolul si subcapitalul de cheltuieli bugetare;

borderou! desfasurator al incasarilor;

chitanta pentru impozite si taxe;

borderoul de debite-scaderi.

6) La institutiile de Cultura si Arta se intocmesc documente specifice, dintre care mentionam:

- "Situatia privind detalierea cheltuielilor', care cuprinde indicatorii finantati din bugetul public national si din veniturile proprii obtinute;

"Situatia privind pierderile anuale si trimestriale, platile efective si cheltuielile efective';

"Devizul pentru cheltuieli', intocmit numai in cazul pregatirii spectacolelor in premiera de catre regizorul spectacolului si cuprinde cheltuielile totale si materialele necesare pentru realizarea decorurilor si montarii spectacolelor;

- Ordinul de lucru, in care se inregistreaza informatii cu privire la confectionarea costumelor si alte decoruri; alte informatii cu privire la costul obiectelor confectionate;

- Chitanta de creditare, intocmita de distribuitorii de bilete pe credit;

- Borderoul de incasari contine informatii privind: categoria locurilor vandute, preturile unitare, numarul biletelor de vanzare si al celor vandute si pretul acestora, valoarea timbrului muzical, etc.;

Situatia spectacolelor, in care se inregistreaza: numarul spectacolelor care au avut loc, numarul biletelor vandute, etc..

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care institutiile publice inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiunile economico-financiare consemnate in documente justificative si care reprezinta datele sursa ce afecteaza patrimoniul acestora.

Registrele contabile se prezinta sub forma de registre sau foi volante si listari informatice legate sub forma de registru. Acestea prezinta un continut si o forma adecvata inregistrarii dupa anumite reguli specifice a tuturor operatiunilor economico-financiare intervenite in cursul unui exercitiu bugetar.

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, in contabilitate se folosesc urmatoarele registre contabile: Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul "Cartea mare'. Toate aceste registre sunt numerotate, snuruite, parafate si inregistrate la organele fiscale, putand servi, daca este cazul, ca proba in cazul litigiilor institutiilor publice, si in orice alta situatie.

Registrul-jurnal, este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic in mod cronologic, operatiune cu operatiune, fara spatii libere si fara stersaturi, totalitatea operatiunilor economico-financiare ce afecteaza patrimoniul institutiei, intr-o perioada de gestiune.