Finalizarea auditului

Finalizarea auditului

Obiectivul il reprezinta finalizarea auditului intr-o maniera ordonata si adecvata in concordanta cu obligatiile noastre profesionale  si obiectivele de angajament. De asemenea, auditorii doresc sa reduca timpul petrecut in vederea indeplinirii sarcinilor de finalizare si sa realizeze cat mai mult posibil din aceasta munca la sediul clientului.

Procesul de incheiere poate fi fractionat, dupa cum urmeaza:

Finalizarea auditului.

Raportul facut consiliului director/administratiei.

Cosmetizarea dosarelor

Procedurile de finalizare a auditului cuprind:

Revizuierea finala a situatiilor financiare provizorii

Realizarea unui raport de audit provizoriu

TEQCS (foaia de control a calitatii angajamentului total)

Probleme adresate in special asociatilor (MAPs)

Semnarea si datarea raportului de audit

Revizuirea finala a situatiilor fianciare

Pentru a putea oferi o baza rezonabila pe care opinia exprimata in raportul de audit sa se sprijine, trebuie sa realizata o revizuire finala a situatiilor financiare provizorii concomitent cu aceea a concluziilor trase pe baza dovezilor obtinute. Auditorul trebuie   sa-si punea urmatoarele intrebari legate de situatiile financiare:

daca indeplinesc cu adevarat testul adevarului si corectitudinii?

daca sunt in concordanta cu standardele de contabilitate si cu cerintele legate de dezvaluirile obligatorii ce trebuie cuprinse in acestea?

acolo unde este relevant, daca demostreaza corect conformitatea cu Codul Cadbury?

daca au in continut un comentariu echilibrat in legatura cu afacerea si cu performantele realizate?

Procedurile de baza pe care va trebui sa le parcurga auditorul sunt:

• auditul elementelor dezvaluite;
• verificarea conformitatii cu GAAP din Marea Britanie;
• verificarea consistentei si acuratetii;
• analiza analitica finala;

Aceste elemente ar putea fi identificate ca fiind activitati diferite in planul initial.

Auditul elementelor dezvaluite

Materialitatea relevanta intr-o dezvaluire individuala in cadrul situatiilor financiare, poate fi ceva mai scazuta decat materialitatea intregului document. In consecinta, deseori va trebui ca auditorul sa realizeze o serie de proceduri specifice, pentru a obtine un grad de certitudine necesar.

Unele dezvaluiri, ca de exemplu "Castigurile directorului", vor fi in mod special mai sensibile, si deci vor afecta cantitatea de munca necesara.

Fiecare dezvaluire trebuie sa faca trimitere la o lucrare ce are in vedere o balanta de verificare sau sa fie sprijinita de o lucrare care leaga elementul de sursa lui. Ar trebui ca auditorul sa examineze acel element pentru a se asigura ca suma in cauza nu este trecuta gresit si ca explicatia aferenta este logica, consistenta, lipsita de ambiguitati si cat se poate de clara. Testul pentru fiecare element ar putea sa includa verificarea procedurilor pe care clientul le parcurge, si poate le controleza, in legatura cu producerea informatiei, ca de altfel si teste substantiale ca de exemplu, confirmari, verfificarea calculelor, sau obtinerea de informatii aditionale.

Cum se realizeaza verificarea conformitatii cu GAAP din Marea Britanie?

In cazul in care compania este infiintata conform legii societati 616j96g lor comerciale (in UK "Companies Act"), trebuie ca auditorul sa foloseasca lista de verificare manula GAAP sau GAAPChecklist, pentru a verifica daca informatiile oferite sunt in concordanta cu legislatia la zi, si cu standardele de conatbilitate. Lista de verificare ar trebui completata de o persoana portivita si cu experienta necesara, dar care sa detina si informatiile necesare despre client. Trebuie retinut faptul ca pentru companille publice, cat si pentru cele private de dimensiuni mari, clientul sau firma pot fi supuse la critici de catre Comisia de Revizuire a Situatiilor Financiare in cazul in care  se constata deficiente in procesul de raportare.

Folosirea GAAPChecklist in schimbul listei de verificare realizate manual este recomandata deoarece:

este mult mai eficienta, deoarece intrebarile pot fi modificate pentru fiecare client in parte(de exemplu: o intrebare la care raspunsul poate fi dat cu DA sau NU poate sa elimine alte 20 de intrebari succesive acesteia);

este mult mai eficient pentru managerul care isi ia angajamentul sa revizuiasca rezultatele, deoarece rapoartele exceptionale sunt produse automat si sunt total comprehensibile. Exista vesnic riscul de a omite un raspuns "NU" la o intrebare intr-o lista manuala, datorita intinderii listei (aprox. 180 pagini). Revizia managerului care isi ia angajamentul ar trebui sa includa presupunerile facute, precum si un raport cu privire la intrebarile raspunse cu "NU" sau cele la care nu   s-a raspuns deloc;

GAAPChecker este adus la curent cu modificarile aparute mult mai frecvent.

Revizia efectuata de catre auditor ar trebui sa cuprinda intregul raport al directorului, precum si declaratia presedintelui si alte informatii. Ar trebui ca in revizuirea pe care auditorul o desfasoara sa se asigure in legatura cu acuratetea declaratiilor facute, precum si de compatibilitatea comentariilor cu situatiile financiare. Daca descopea inconsistente dintre cele mentionate mai sus, va trebui sa caute sa le rezolve prin discutii directe cu clientul.

In cazul in care clientul apartine unui sector specializat, iar regulile dupa care este guvernat sunt dierite, ca de exmplu o banca, societate de asigurari, societate de caritate, sau font privat de pensii, ar trebui ca auditorul sa foloseasca o lista de verificare relevanta pentru acest sector, sau sa urmeze punctele de indrumare dezvoltate de catre una din firmele ce apartin grupului in aceasta industrie.

Verificarea conformitatiicu GAAP din Marea Britanie ar trebui realizata cat mai repede posibil. In mod ideal aceasta ar insemna momentul in care primul set de situatii financiare provizorii este disponibil, chiar inainte ca cifrele sa fie introduse. Trebuie ca auditorul sa evite surprizele din ultimul moment, care nu ar duce decat la modificari in situatiile financiare deoarece:

ar putea fi dificil, sau cel putin ineficient, pentru client sa produca, iar pentru auditor sa supuna auditului, informatii aditionale;

experienta a demnonstrat faptul ca greselile sunt mult mai posibile a avea loc intr-un stadiu tarziu;

clientul va realiza costuri cu imprimatul mai mari, daca va fi nevoit sa modifice dovezile, iar aceste costuri nu trebuiesc subestimate.

Inconsistentele in situatiile financiare vor duce la situatii in care utilizatorii se vor indoi de calitatea muncii auditorului si care pot chiar sa conduca la plangeri formale. De asemenea, depunerea la organul fiscal a unor situatii finaciare care, spre exemplu contin greseli aritmetice, poate sa duca la situatii in care clientul se va simti prost, ca de altfel si situatii in care acesta va reactiona. Timpul echipei de management va fi practic pierdut cu raspunsuri la plangeri, iar firma ar putea fi expusa la actiuni in instanta. Auditorul trebuie sa se asigure ca munca lui nu este in zadar prin verificarea atenta a indrumarilor firmei in legatura cu situatiile fianciare, printre care si:

verificarea calculelor;

punerea de acord in legatura cu referirile la situatiile fianciare din anii precedenti. Acolo unde comparatiile au dus la ajustari, asa cum este prevazut de lege, trebuie ca auditorul sa se asigure ca dezvaluirile care se cuveneau au fost facute;

verificarea existentei unor greseli de ortogarfie.

Auditorul poate folosi urmatorul tip de cartus, pe ultima varianta a situatiei financiare provizorii, pentru a-si usura procesul de control.

Revizuirea si finalizarea activitatii de pe teren

Conducatorul echipei este in principal responsabil de revizuirea detaliata a dosarului.

In revizuirea auditului, auditorul trebuie sa-si raspunda sincer la urmatoarele intrebari:

Sunt satisfacut de dosarul de audit?

scrisoarea de angajament;

programe de audit sau pasi de urmat pregatiti;

nu exista probleme nerezolvate: confirmari de la banci/existenta unor active mai riscante/puncte de revazut;

auditul concluziilor/tranzactiilor directorului;

scrisoare de reprezentare;

foaie de revizuire a bilantului;

foaie de control a angajamentului total.

Ma simt in siguranta cu stadiul actual al doasarului de audit sau consider ca ar trebui respins?

Va supravietui dosarul exigentelor compartimentului de control al CAFR?

Care este calitatea profiturilor, lasand la o parte forma?

• o foaie de scor asupra calitatii cat si a cantitatii;
• in primul rand conteaza bunul simt (rationamentul profesional) si mai apoi detaliile standardelor de contabilitate.

Vor supravietui situatiile exigentelor Comisiei de Revizuire?

• lista de verificare a indeplinirii conditiilor/indepartarea de la standardele de contabilitate

Am abordat cu adevarat tot ce parea a fi indoielnic?

• este acest lucru evident din consultarea dosarului?

Mi-am expus fara vreo dovada de ambiguitate toate problemele in fata managemetului?

• este acest lucru evident din consultarea dosarului?
• ar putea managementul sa confirme ca am facut acest lucru in cazul in care ar fi chemat in instanta?

Ce ar mai putea sa mearga rau?

• cum as putea sa apar cu dosarele de audit in banca martorilor la un punct nedeterminat in viitor, aratand cunostinte depline si nu lipsa acestora?

Obiectivele "bine de prima data" si "calitatea angajamentului total" prevad ca munca de revizuire si modificare va fi redusa la minim printr-o planificare eficienta, comunicare, indrumare si supraveghere.

Realizarea prorovizorie a raportului de audit

Situatiile financiare provizorii revizuirii ar trebui sa includa un raport de audit provizoriu. Auditorul trebuie sa verifice:

• cat este de adecvata declaratia directorului privind responsabilitatea pe care o poarta, iar daca nu contine toate punctele din SAS 600, va trebui sa includa acele puncte in rapotul de audit;
• daca numerotarea paginilor in raportul de audit este corecta;
• daca termenul "Auditor financiar acreditat" este inclus.

Foaia de control a calitatii angajamentului total ("TEQCS")

Sectiunea privind munca pe teren si finalizarea activitatii din TEQCS, este in asa fel realizata incat sa ofere o asigurare auditorului cu privire la calitatea auditului inainte ca raporul sa fie redactat in forma finala si semnat. Ea trebuie semnata in totalitate, iar problemele inca nerezolvate care nu sunt relevante in ceea ce priveste opinia, trebuiesc justificate inainte de a semna aceasta opinie de audit, cu scopul de a indica faptul ca toata munca necesara in procesul de audit a fost realizata.

Politica firmei de audit sau a auditorului cu privire la curatarea dosarului de audit, ca de exemplu evitarea unor comentarii superficiale sau care nu sunt necesare, eliminarea listei de activitati care nu au fost inca realizate, a elementelor deschise sau procedurilor neterminate ca si eliminarea punctelor care necesitau revizuiri, distrugerea hartiilor care nu sunt necesare in scopul auditului, sau care in timpul procesului au fost suspendate si nu mai au nici o valoare, trebuie clar stabilite.

Auditorul trebuie sa acorde atentie acestor politici. Acesta trebuie sa se  asigure ca a pastrat destule dovezi, pentru a oferi o urma a pasilor contabili si de audit, dar nu trebuie sa pastreze versiuni provizorii, lucrari realizate special pentru client sau chiar propriile sale lucrari de parcurs, care nu mai au nici o valoare. Acest punct ar trebui sa reprezinte atat un punct privind eficienta auditului cat si o problema legata de riscul managementului.

Foaia de control a calitatii angajamentului total ("TEQCS")- munca de teren si sectiunea finalizarii activitatii - se prezinta astfel:

TEQCS-sectiunea activitatii de teren si a finalizarii

Munca de teren si aprobarea activitatilor de finalizare (inainte de aprobarea auditului final)

Toate puntele din sectiunea privind munca de teren din TEQCS sunt insotite de dovezi corespunzatoare si au fost aprobate in mod corespunzator.

Conducatorul de echipa.Data..

Managerul de anhajamentData.

Sunt satisfacut de faptul ca sectiunea privind munca de pe teren si activitatea de finalizare din TEQCS a fost completata corect si semnata spre aprobare.

Partenerul de angajamentData

							Nu trebuie sa datam sau sa semnam
							fizic raportul inainte de aprobarea
							directorilor asupra conturilor in forma
							lor finala.
		Fisa semnaturilor
		Situatiile financiare au fost aprobate de directori (A) si sunt gata pentru a fi semnate
		Toate probele materiale necesare pentru sustinerea opiniei au fost obtinute pana la
		sau inainte de data raportului (B), care este concomitenta sau ulterioara datei
		aprobarii finale a directorilor.
		Nume/ Semnaturi					Date cheie (vezi nota)
							A.
		Numele directorilor care semneaza
Data raportului de audit							Data aprobarii finale a directorilor
ar trebui sa fie data la care
am semnat fizic, pentru
prima oara raportul							B.
exprimand o opinie asupra		Managerul cu drept de semnatura pentru angajament
situatiilor financiare.							Data la care ne exprimam opinia
							(data raportului)
O diferenta este acceptabila							C.
daca am semnat raportul		Numele partenerilor care semneaza			Semnatura
final, dupa ce am fost							Data raportului final semnat  formal de
informati despre aprobarea							catre parteneri
directorilor asupra datei
de pe raportul de audit si am		D. .........................................
reconfirmat ca nu au aparut
evenimente pana la data		Motivul pentru care exista diferente intre data semnarii formale (C) si data raportului (B),
la care, efectiv, am semnat		daca este cazul
opinia.
		Specificarea distribuirii copiilor:
	Nota: 'Auditorii nu trebuie sa isi exprime o opinie pana cand situatiile financiare au fost aprobate
	de directorii si auditorii au luat in considerare toate probele necesare. Data unui raport al
	auditorului este data la care auditorii semneaza raportul lor prin care isi exprima o opinie'. Orice
	diferenta intre data semnarii formale a raportului final (C de mai sus) si data raportului (B) ar
	trebui motivata la D. O explicatie ar putea consta in aceea ca raportul a fost datat in momentul
	semnarii opiniei asupra versiunii finale a situatiilor financiare, inainte ca acestea sa fie listate.

Proceduri de postfinalizare

In parcurgerea procedurilor post finalizare, din partea membrilor echipei ce isi iau angajamentul de audit exista urmatoarele asteptari, expuse sintetic in urmatorul tabel:

La finalizarea auditului, echipa de audit trebuie sa-si evalueze performanta si sa obtina feedback-ul clientului avand in vedere identificarea actiunilor care o vor ajuta sa-si imbunatateasca, pe viitor, calitatea si valoarea auditului, precum si serviciile oferite clientilor. In plus, va trebui sa completeze toate procedurile adminstrative necesare, ca de exemplu arhivarea dosarelor.

Facturarea finala si analiza costurilor

Membrii echipei de audit trebuie sa se asigure ca factura finala pentru serviciile oferite este completata in conformitate cu programul de facturare hotarat impreuna cu clientul si ca facturarea include orice modificari ale deciziei initiale aparute ulterior.

Analiza costului final nu ar trebui sa dezvaluie nicio surpriza daca toate costurile au fost supuse unei monitorizari atente in cursul angajamentului.

Apreciem ca un sumar al urmatoarelor elemente ar trebui sa fie folositor in scopul revizuirii cat si pentru informare:

Revizuirea performantelor

Scopul principal al revizuirii performantelor este acela de a-l ajuta pe auditor sa-si evalueze abilitatile, sa identifice si sa se concentreze asupra punctelor tari ale misiunii desfasurate, sa identifice lectiile invatate cu ocazia desfasurarii misiunii precum si modalitatile prin care acesta poate sa-si foloseasca talentul natural cat mai eficient, sa-l stimuleze in efortul de dezvoltare a pregatirii profesionale. Ar trebui ca auditorul sa obtina feedback atat in mod formal cat si informal. Este in interesul auditorului sa aiba initiativa de a solicita si a fi receptiv la toate semnalele de feedback in mod frecvent.

Conducatorii de echipa si/sau managerii de angajament ar trebui sa ofere feedback membrilor echipei.

Informarea

Sesiunile de informare cu intreaga echipa de audit si cu clientul sunt foarte recomandate, mai ales pentru revizuirea performantelor echipei de audit, pentru a evalua probabilitatea recontractarii si pentru a invata o serie de lectii importante ce trebuiesc luate in considerare in  planuirea continuitatii serviciului precum si a perioadei de audit urmatoare.

Intalnirea de informare post-audit ar trebui sa fie programata a avea loc la o luna dupa terminarea auditului, ca facand parte din planul de obiective si din orarul stabilit la inceput. Ar trebui oferit timp suficient pentru a aduna datele necesare. Sesiunile de informare trebuie planificate in asa fel incat sa cauzeze minimum de intreruperi in derularea proceselor de audit subsecvente.

In continuare prezentam o serie de elemente ce ar trebui luate in considerare la o sesiune de informare:

Serviciul oferit clientului:

• am definit in mod clar asteptarile clientului, si am implementat un program adecvat pentru a veni in intampinarea acestora? Si-a atins programul scopul cu succes?
• am primit feedback de la client?
• avem o relatie efectiva cu managementul senior financiar si cu cel de exploatare? Dar cu cel din toate liniile de activitate relevante? S-a plans clientul de serviciile oferite? A identificat zone ce necesita imbunatatiri?
• oferim un serviciu de calitate (de o valoare mai ridicata)? Acelasi lucru a fost perceput si de client? Care sunt zonele pasibile de expansiune in cadrul serviciilor si cum putem imbunatati valoarea lor in favoarea clientului?
• care este natura recomandarilor noastre catre client? Sunt ele creative si realiste astfel incat sa poata fi implementate, cu rezultate pozitive?
• Raspundem necesitatilor cleintului, adica: ne incadram in termene, sunt auditorii accesibili, luam decizii prompte, raspundem telefoanelor si celorlalte moduri de comunicare in aceeasi zi, anticipam nevoile clientului?

Eficienta angajamentului:

• a fost partenerul destul de implicat intr-o evaluare critica a startegiei de audit si a planului detaliat? A fost planul refacut, iar toti pasii ce nu adaugau o valoare eliminati? A fost planul concentrat asupra riscului si am realizat castiguri?
• a fost munca transferata in  perioade mai lejere atunci cand a fost posibil ? Au fost eliminate munca si documentatia ce nu prezentau importanta? Cum ne putem imbunatatii prestatia?
• am profitat la maximum de cunostintele noastre de afaceri si de control?
• a stiut fiecare din membrii echipei de la inceput ce trebuie sa faca, cum trebuie sa faca si ce nu trebuie sa faca?
• acolo unde probleme tehnice sau probleme legate de afaceri au fost identificate, discutate si cercetate impreuna cu clientul, au fost ele rezolvate in timp util?

Riscul de management:

• am inteles si am reactionat la motivatiile managementului precum si la riscurile care ar putea afecta profitabilitatea si viabilitatea clientului? Am pus toate intrebarile dificile si am urmarit, pe cat posibil, sa rezolvam toate punctele importante in mod corect?
• l-am inclus pe partenerul de revizuire si l-am consultat in legatura cu toate problemele importante, fara retineri si la timpul potrivit? Am fost pregatiti sa tinem piept, in anumite situatii, si sa spunem "nu" acolo unde a fost necesar ?
• s-a consultat managementul cu noi in timp util si intr-o maniera corespunzatoare in legatura cu diverse spete si ni le-a comunicat intr-o modalitate lipsita de ambiguitati?

Managementul proiectului si oamenii:

• a fost monitorizat progresul in legatura cu planul de activitate intr-un mod corespunzator? Am putea sa ne imbunatatim managementul proiectului?
• a fost monitorizat timpul de lucru cel putin saptamanal? Au fost diferentele de timp investigate, discutate cu clientul si comenzile emise in timp util?
• au fost membrii echipei pusi la incercare si directionati si indrumati in mod corespunzator? Au fost ei motivati? Au acumulat ei cunostintele necesare pentru a realiza activitatea? S-a controlat timpul de lucru in afara programului?

Informarea clientului este critica pentru identificarea perceptiei lui in legatura cu calitatea serviciilor auditului si pentru a determina daca asteptarile clientului au fost indeplinite. Informarea clientului poate consta, fie intr-o discutie formala sau informala, fie in aresarea unui chestionar, sau in aplicarea ambelor variante. Calitatea angajamentului total necesita o imbunatatire continua.

Cand incepe planificarea pentru anul ce va urma?

Pregatirea unui plan si a unui buget provizoriu pentru anul urmator ar trebui sa constituie un punct de actiune imediat pentru conducatorul de echipa ca urmare a sedintei de informare. Sarcinile ar fi trebuit sa fi fost identificate si programate in prealabil. Planul ar trebui sa ia in considerare ceea ce auditorii au invatat din procesul de informare si sa includa pasii cheie cu ajutorul carora acestia isi vor putea imbunatati in mod continuu eficienta angajamentului si serviciul oferit clientului.

Elementele ce stau la baza planificarii sunt:

un partener de angajament, un manager, un conducator de echipa si un plan de succesiune al membrilor echipei;

scopul si intervalul de timp alocat serviciilor de audit pentru perioada viitoare;

identificarea si analiza noilor riscuri;

identificarea cailor prin care vechile riscuri pot fi: reduse, marite, mentinute la un nivel constant;

schimbarile asteptate in abordarea auditului sau in aranjamentele de audit;

planurile de imbunatatire a comunicarii cu clientul.