Gestiunea resurselor umane

Organizarea muncii. Organigrama

-organizarea muncii se urmareste o grupare a activitatilor, o definire a responsabilitatilor si a autoritatii. -Organizarea presupune o definire a activitatilor specializate atat pe orizontala (departamentarea), cat si pe verticala (niveluri ierarhice).

-Definirea in detaliu a activitatilor fiecarui departament si stabilirea nivelurilor ierarhice, a modului de relationare dintre acestea, a fluxului comunicational fac obiectul Regulamentului de organizare si functionare al companiei.

-La dimensionarea resurselor umane se va tine seama de
- dimensiunile companiei;
- obiectul de activitate;
- diversitatea activitatilor;
- competentele managerilor.

- definirea postului se va tine cont de:
- Volumul sarcinilor
- Autoritate
- Responsabilitate
- Legaturile cu celelalte posturi.

-In functie de aceste criterii se definesc:

- posturile de conducere- definesc activitati si responsabilitati complexe si de coordonare a posturilor de executie.

- posturile de executie-definesc activitati specifice, executarea unor lucrari etc., fara a presupune si sarcini de coordonare

Fisa postului

-Fisa postului este un formular prin care se definesc
- Cerintele pentru ocuparea postului;
- Relatiile in cadrul firmei, atat pe orizontala cat si pe verticala;
- Atributiile, sarcinile, responsabilitatile;
- Limitele de raspundere.

-Fisa postului - un instrument de informare, -a persoanei care ocupa postul respectiv,

un instrument de control al activitatii angajatului.

-structura a fisei postului :
1. Denumirea postului 7. Atributii, sarcini, responsabilitati
2. Codul (din COR si cod intern) 8. Limitele de raspundere
3. Departamentul                      9. Titularul
4. Definirea rolului principal                10. Semnaturile (a conducerii si a titularului
5. Cerinte 11. Data
6. Relatiile ierarhice

1. Denumirea postului - titlul postului cum este el prevazut in Nomenclatorul Clasificarea ocupatiilor din Romania

2. Codul - cel prevazut in nomenclator, insa se pot atribui si coduri interne, daca in cadrul companiei sunt codificate activitatile, departamentele etc.

3. Departamentul - departamentul din care face parte postul.

4. Definirea rolului principal - scopul postului respectiv.

5. Definirea cerintelor se refera la:
- Studii minime, specializari
- Cerinte fizice
- Cunostinte de limbi straine, PC
- Cunostinte specifice domeniului, de legislatie specifica
- Caracteristici si abilitati personale
- Nivel de experienta pe un post similar

6. Relatiile ierarhice -relatiile in cadrul aceluiasi departament, in relatiile cu celelalte departamente, cu alte institutii, companii, organismele de stat etc.
- de subordonare: functia (managerului) in subordinea caruia este;
- de coordonare: functiile pe care le coordoneaza (le are in subordine);
- de colaborare: cu posturile din cadrul aceluiasi departament, precum si cu alte departamente;
- de reprezentare: in reprezentare cu bancile, institutiile statului, alte companii etc.

7. Atributii, sarcini, responsabilitati. -activitatile de indeplinit

-nivelul de responsabilitate asupra activitatilor desfasurate.

-sunt cu atat mai complexe, cu cat se urca in ierarhie.

8. Raspunderea-la raspunderea salariatului in cazul indeplinirii necorespunzatoare sau neindeplinirii atributiilor ce-i revin, pentru prejudiciile aduse companiei.
9. Titularul. - numele titularului (angajatului pe postul respectiv).
10. Semnaturile numele sefului direct

- sefului de departament,

-cu viza directorului general si numele aferente acestora, inclusiv numele angajatului.

11. Data -la care i-a fost inmanata fisa postului;

-fisa postului sa corespunda cu data inceperii activitatii (incheierii contractului de munca).

Evidenta personalului

-Dosarul personal al salariatului cuprinde :
- Acte de identitate: buletin, certificat de nastere;
- Copii dupa actele

de studii;
- Actele necesare angajarii;
- Contractul individual de munca;
- Fisa postului;
- CV-ul, analizele medicale;
- Copii dupa actele de identitate ale persoanelor aflate in intretinere (certificat de nastere, certificat de casatorie, carte/buletin de identitate etc.)
- Declaratie pe proprie raspundere daca nu are carnet de munca;
- Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea CIM

- Alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarilor din registrul de evidenta al salariatilor.

-La solicitarea salariatului, aveti obligatia sa ii eliberati o copie a dosarului personal, precum si a filei din registrul care cuprinde inscrieri referitoare la acel salariat.
-Evidenta salariatilor - se realizeaza in Registrul de evidenta al salariatilor.

- intocmirea si completarea registrului de evidenta a salariatilor cuprinde :
- inregistrarea registrului la inspectoratul de munca in zona in care isi are sediul sau domiciliul angajatorul;

- cel mai tarziu la data incheierii primului contract individual de munca; de la aceasta data devine document oficial;

- se intocmeste in regim tipizat, conform modelului prevazut de legislatia in vigoare
- se poate intocmi si in format electronic;
- se completeaza in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.
- cuprinde -elementele de identificare a tuturor salariatilor,

-data incheierii contractului individual de munca,

-data inceperii activitatii,

-modificarea si suspendarea contractului,

-durata acestuia,

-durata muncii exprimata in ore/zi,

-ocupatia (functia si/sau meseria), codul acesteia potrivit Clasificarii Ocupatiilor din Romania (C.O.R.),

- salariul de baza prevazut la data incheierii contractului,

-data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia,

-numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.

-Fiecare operatiune efectuata in registru se certifica, prin semnatura si stampila, de catre o persoana numita prin act administrativ de catre angajator sau de catre reprezentantul legal al acestuia.

-Inscrierile in registru se efectueaza -la data incheierii contractului individual de munca,

si

-a data incetarii acestuia, in conformitate cu prevederile legii;

-Inregistrarile - numai in limba romana, citet, cu tus/pix negru.

-Corectarea erorilor materiale -prin bararea datelor inscrise eronat,incat sa se poata citi vechea inregistrare, si prin inscrierea dedesubt, in culoare rosie, a datelor exacte.

-daca inscrierea nu se poate face dedesubt, se bareaza intregul rand si se face trimitere la noul rand care contine datele exacte.

-obligatoriu- de a comunica, in scris, salariatilor- numarul registrului in care au fost inscrisi salariatii,

-precum si inspectoratul teritorial de munca la care s-a facut inregistrarea.

-Registrul si dosarele personale ale fiecarui salariat se patreaza in locuri care sa asigure securitatea datelor si sa indeplineasca conditiile necesare pentru pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.
Evaluarea resurselor umane

-Evaluarea angajatilor are urmatoarele  scopuri:
- Aprecierea gradului in care angajatii isi cunosc si indeplinesc sarcinile si activitatile prevazute in fisa postului
- Evaluarea performantelor angajatilor
- Promovarea in functie
- Evaluarea medicala, psihologica
- Acordarea premiilor etc.

-In functie de scopul urmarit, pentru a elimina cat mai mult subiectivismul, este indicat ca evaluarea sa fie efectuata de mai multe persoane, astfel:- managerul direct,

-colegii de departament,

-angajatul in persoana,

-persoane specializate pe anumite domenii, daca este cazul.

- Exista cazuri in care evaluarea angajatilor se face de catre clienti. Acest tip de evaluare este utilizat frecvent in sectorul serviciilor, unde personalul de servire este un factor determinant in calitatea serviciilor.
-Evaluarea angajatilor permite identificarea punctelor slabe, a potentialului si a nevoilor de pregatire profesionala.
- reguli pentru o buna evaluare:
- definiti standardul (nivelul dorit) de atins: acesta trebuie sa fie clar, concis, pe cat posibil cuantificabil;
- fiti siguri ca aceste standarde sunt cunoscute de catre angajati; acest lucru presupune sedinte de informare, traininguri; efectuati traininguri periodice, acestea informeaza si reamintesc angajatului importanta atingerii standardelor pentru realizarea obiectivelor companiei;
- definiti criteriile, caracteristicile de personalitate, responsabilitatile si tipurile de activitati dupa care se efectueaza evaluarea;
- stabiliti o periodicitate a evaluarii;
- pentru luarea unei decizii corecte, efectuati in timp mai multe evaluari si utilizati mai multi evaluatori (poate managerului nu-i place un anumit angajat sau nu vrea sa supere pe nimeni);
- solicitati angajatului sa-si faca o autoevaluare; daca este sincer, el va constientiza care sunt punctele lui tari si punctele slabe;
- solicitati colegilor de departament sa faca o evaluare; veti obseva care este relatia cu ceilalti angajati, care sunt problemele care afecteaza indeplinirea activitatilor, a sarcinilor, daca sunt conflicte in echipa, care este sursa nemultumirilor;
- la inceputul perioadei de evaluare discutati cu angajatul importanta fiecarui criteriu din fisa de evaluare;
- formularul de evaluare -sa contina minim 8 criterii de evaluare a performantei care sa fie importanti sau foarte importanti pentru postul respectiv;
- pentru asigurarea transparentei, completati formularul in doua exemplare, unul sa-l inmanati angajatului.
Un moment pentru evaluarea angajatului este data de nastere a fiecarui angajat. Acest moment are unele avantaje si dezavantaje:

Avantaje:
- Se evita aglomerarea sefilor directi cu evaluarea subordonatilor in acelasi timp;
- Evaluarea are la baza o perioada lunga de performante;
- Noii angajati si cei promovati au evaluarea performantelor si refacerea salariului analizate anual;
- Angajatul nu va fi tentat sa efectueze comparatii ale nivelelor de performanta sau maririi salariului cu altii.
Dezavantaje
- Managerii au un numar mare de subordonati;
- Munca nu este legata de un ciclu specific;
- Managerii cred ca evaluarile si rediscutarile de salariu sunt importante si sunt interesati sa le 'faca bine' angajatilor.

EVALUAREA PLECARII

Un moment bun de 'evaluare' -este momentul plecarii angajatului din firma.

-nu este o evaluare a angajatului, ci se urmareste identificarea motivelor pentru care persoana respectiva paraseste compania.

-Este posibil sa primiti un raspuns sincer, avand in vedere faptul ca salariatul 'nu mai are nimic de pierdut'.

-Puteti identifica daca motivele pentru care salariatul paraseste firma tin de organizarea si climatul intern, este o problema de adaptare sau a fost influentat de o oferta mai buna, de o noua provocare.
-Interviul la plecare -completarea a doua formulare, unul de catre salariat si al doilea de catre cel care realizeaza interviul sau seful direct.

-Motivele pentru care pleaca angajatul ar putea fi:
- Relatiile cu colegii de munca
- Conflictele personale
- Calitatea primirii si integrarii in echipa
- Mediul de munca
- Relatiile ierarhice
- Salariul
- Timpul de lucru
- Organizarea muncii
- Penibilitatea postului
- Alocarea deficitara a sarcinilor
- Relatiile familiale
- Probleme de transport sau de locuinta

-Acest interviu poate fi o oportunitate de a identifica punctele pozitive ale colaborarii, daca a fost sau nu multumit de conditiile de munca, de salarizare, de relatia cu seful direct, daca nemultumirile au fost solutionate.
Dezvoltarea resurselor umane

-Activitatea companiilor este in continua dezvoltare, fapt care impune noi cunostinte, noi abilitati. Drept urmare, angajatorul trebuie sa-si asigure resursele umane care sa detina aceste cunostinte. Angajatorul poate angaja aceste pesoane sau sa investeasca in proprii angajati.
-Angajarea de persoane cu abilitatile deja formate si cu acele cunostinte necesare ar putea parea o solutie mai ieftina, insa aceste persoane pot solicita salarii destul de costisitoare, intr-un moment in care este posibil ca activitatea sa nu genereze veniturile necesare si salariilor. Unele companii prefera sa angajeze absolventi, iar in acest caz investitia in pregatirea profesionala, conform standardelor, poate fi destul de mare.

-Prin formarea profesionala a propriilor angajati, un angajator urmareste urmatoarele obiective:
a) adaptarea salariatului la cerintele postului sau ale locului de munca;
b) obtinerea unei calificari profesionale;
c) actualizarea cunostintelor si deprinderilor specifice postului si locului de munca si perfectionarea pregatirii profesionale pentru ocupatia de baza;
d) reconversia profesionala determinata de restructurari socio-economice;
e) dobandirea unor cunostinte avansate, a unor metode si procedee moderne, necesare pentru realizarea activitatilor profesionale;
f) prevenirea riscului somajului;
g) promovarea in munca si dezvoltarea carierei profesionale.

-Legislatia in vigoare prevede, urmatoarele forme de pregatire profesionala:
a) participarea la cursuri organizate de catre angajator sau de catre furnizorii de servicii de formare profesionala din tara sau din strainatate;
b) stagii de adaptare profesionala la cerintele postului si ale locului de munca;
c) stagii de practica si specializare in tara si in strainatate;
d) ucenicie organizata la locul de munca;
e) formare individualizata;
f) alte forme de pregatire convenite intre angajator si salariat.

-In functie de numarul de salariati, angajatorul trebuie sa asigure participarea acestora la formarea profesionala:
a) cel putin o data la 2 ani, daca au cel putin 21 de salariati;
b) cel putin o data la 3 ani, daca au sub 21 de salariati.

-Angajatorii elaboreaza un plan de de formare profesionala, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor.
-Initiativa participarii la formarea profesionala o poate avea si angajatul: in acest caz el va suporta contravaloarea cheltuielilor. Indiferent de cine are initiativa, formarea profesionala si conditiile de participare la aceasta se stabilesc de comun acord intre angajator si salariat si fac obiectul unor acte aditionale la CIM.
-Daca initiativa o are angajatorul, cheltuielile generate vor fi suportate de catre acesta, la care va trebui sa acorde si drepturile salariale cuvenite salariatului, in functie de timpul alocat cursurilor din programul de lucru :
a) daca participarea presupune scoaterea din activitate a salariatului pentru o perioada ce nu depaseste 25% din durata zilnica a timpului normal de lucru, acesta va beneficia, pe toata durata formarii profesionale, de salariul integral corespunzator postului si functiei detinute, cu toate indemnizatiile, sporurile si adaosurile la acesta;
b) daca participarea presupune scoaterea din activitate a salariatului pentru o perioada mai mare de 25% din durata zilnica a timpului normal de lucru, acesta va beneficia de salariul de baza si, dupa caz, de sporul de vechime.
c) Daca participarea la cursurile sau la stagiul de formare profesionala presupune scoaterea integrala din activitate, contractul individual de munca al salariatului respectiv se suspenda, acesta beneficiind de o indemnizatie platita de angajator, prevazuta in contractul colectiv de munca aplicabil sau in contractul individual de munca, dupa caz. Pe perioada suspendarii contractului individual de munca in conditiile prevazute, salariatul beneficiaza de vechime la acel loc de munca, aceasta perioada fiind considerata stagiu de cotizare in sistemul asigurarilor sociale de stat.
-salariatul participa in conditiile b) si c) la stagii de formare profesionala-nu poate avea initiativa incetarii contractului individual de munca o perioada de cel putin 3 ani de la data absolvirii cursurilor sau stagiului de formare profesionala.

- salariatul are initiativa incetarii contractului inainte de expirarea celor 3 ani sau a fost concediat in perioada stabilita prin actul aditional, pentru motive disciplinare sau a fost arestat preventiv pentru o perioada mai mare de 60 de zile, condamnat printr-o hotarare judecatoreasca definitiva pentru o infractiune in legatura cu munca sa, precum si in cazul in care instanta penala a pronuntat interdictia de exercitare a profesiei, temporar sau definitiv,va fi obligat la suportarea tuturor cheltuielilor ocazionate de pregatirea sa profesionala, proportional cu perioada nelucrata din perioada stabilita conform actului aditional la contractul individual de munca.
-Daca in structura organizatorica nu este prevazuta functia de trainer, activitatea de formare profesionala poate fi externalizata.

-In functie de prevederile legislative, angajatii trebuie sa detina, pentru anumite meserii, calificari si abilitati specifice domeniului in care actioneaza, obtinute de la institutii specializate in formarea profesionala.

-In cadrul companiilor multinationale sau a marilor companii, in cadrul departamentului de resurse umane exista persoane specializate pentru pregatirea salariatilor - traineri. Activitatea acestora consta in integrarea noilor angajati si dezvoltarea de programe de instruire a celor deja angajati.

-Obiectul acestor instruiri poate fi:
- familiarizarea cu normele, procedurile interne, instruirea cu privire la implementarea noilor tehnologii;
- sesiuni de informare cu privire la aplicarea noutatilor legislative;
- dezvoltarea abilitatilor (de negociere, de vanzare etc.);
- dezvoltarea echipei si a relatiilor dintre membrii acestora