Cum sa coordonezi o sedinta de
Brainstorming?
Multe sesiuni
de brainstorming nu sunt atat de eficiente pe cat ar putea
sa fie, deoarece
sunt planificate sau conduse incorect.
Iata o metoda
mai buna!
Daca asemenea sedinte devin
prea rigide sau consuma prea
mult timp, gandeste-te mai bine, renunta la structurile predefinite si recreeaza sedinta
de brainstorming in avantajul tau.
1) Fixeaza-ti un obiectiv clar, strict orientat asupra problemei
Noteaza o propozitie care sa ilustreze
ceea ce vrei
sa indeplinesti. Fii specific.
Daca acest obiectiv este
prea ambiguu, prea general, oamenii nu vor sti
de unde sa inceapa.
Imprima acest enunt cu caractere cat mai mari
posibil, apoi ataseaza-l de perete sau de sevalet, astfel incat sa
poata fi vazut de oricine in timpul sedintei.
Cateva exemple:
"Ce evenimente
poate sponsoriza Fila pentru a conferi
vestimentatiei atributul de
eleganta, pozitionandu-se astfel pe piata?
"Ce tip de oferte cu pret redus i-ar
determina pe elevii colegiilor americane sa isi
deschida un cont la Banca Americii?"
"Descoperiti trei metode prin care personalitatea marcii Whizz Mints sa
reiasa din reclamele noastre!"
"Care sunt cele mai simple metode prin care sa
facem cunoscut faptul ca office.com este cel mai bun portal pentru micile intreprinderi?"
2) Selecteaza participantii
pentru echipa
Un lider de echipa. Este acea
persoana care enunta obiectivul, organizeaza totul si conduce sedinta.
Doua sau trei persoane
familiare cu proiectul.
Selecteaza
persoane din compartimentul
de creatie si din cel contabil. Chiar din cel de media sau de planificare.
Doua sau trei persoane care nu cunosc nimic
despre proiect. Aceasta este
o metoda buna pentru a aduce idei noi. Alege oameni
inteligenti. Cu imaginatie. Persoane care fac parte din piata
tinta.
Nu depasi cifra de sapte.
Daca doresc sa se implice
mai multi oameni, atunci organizeaza mai multe sedinte.
Nu invita persoane din conducerea organizatiei; acestea ar putea sa inhibe sau sa domine
conversatia.
Trimite un memo sau o invitatie tuturor participantilor, specificand momentul si data. Incurajeaza tinutele neoficiale.
Include si obiectivul sedintei, o scurta prezentare si orice
informatie aditionala pe care o consideri folositoare.
3) Pregateste-te pentru sedinta
Alege un spatiu
care favorizeaza libera exprimare. Probabil un loc departe de birou, cu siguranta unul ferit de intreruperi
si de zgomot. Rezerva-ti o perioada de timp rezonabila, de la 2 ore pana la intreaga zi. Durata de 4 ore, de la 10:00 la 14:00,
cu pranzul servit in cadrul reuniunii este recomandabila.
Pregateste-ti instrumentele. Vei avea nevoie
de markere, coli de hartie
de dimensiuni mari,
banda adeziva sau pioneze pentru
a fixa ideile care apar, de perete sau pe sevalete.
Cauta si niste jucarii.
O agentie de publicitate cunoscuta are o cutie cu masti pe care participantii si le pun la inceputul fiecarei sedinte si cateva tobe
la care incep sa
bata. Un mod extraordinar de a-ti lasa imaginatia in voie. Cauta "generatoare
de idei", precum:
cataloage cu premii publicitare
albume cu fotografii
reviste
un
computer conectat la internet
un televizor la care sa se deruleze spoturi publicitare in permanenta pe durata sedintei,
fara sonor
jucarii
4) In timpul sedintei
Conducatorul intrunirii incepe cu un cuvant
de bun-venit, si o prezentare scurta a proiectului. In continuare prezinta " Regulile
Brainstorming-ului". Ele evidentiaza
faptul ca in cadrul unei asemenea reuniuni
toate ideile sunt binevenite. Este locul unde ideile
traznite sunt incurajate. Si unde comentariile
negative nu imbraca forma:"
Nu, nu imi
place acea idee", sau "Acest concept nu se va potrivi
niciodata clientului".
Este o idee buna sa
fie asezate aceste reguli pe perete
pentru a fi observate de toti participantii in timpul sedintei.
Reguli pentru brainstorming
Idei ciudate, salbatice, excentrice? Binevenite!
Nu fi negativ
Construieste in baza ideilor.
Nu le respinge.
Nu se admit intreruperi din
exterior (inclusiv telefoane
mobile).
Se ia o pauza
scurta in fiecare ora.
Conducatorul echipei citeste
obiectivul principal, incurajeaza
primele idei, pe care le noteaza pe afise pentru
a fi observate de toti.
Conducatorul echipei
Contribuie la conversatie,
nu inhiba dialogul Nu controleaza
excesiv.
Incurajeaza participarea
tuturor. Nu lasati o singura persoana sa
acapareze conversatia.
Readuce
conversatia la subiectul
principal, atunci cand aceasta se abate.
Introduce "generatoare
de idei" cand energia sau entuziasmul
se epuizeaza.
Introduce "jocuri
creative" atunci cand se potrivesc.
La jumatatea sedintei, este indicata
o pauza pentru o scurta evaluare a ideilor propuse pana atunci.
Voteaza aprobator
sau dezaprobator fiecare idee.
Elimina
ideile proaste
Priveste apoi
fiecare idee buna in parte si
intreaba daca ar mai fi
metode pentru a le imbunatati, sau vine cu idei similare.
Dupa ce conducatorul
echipei a cercetat fiecare idee, sesiunea
de brainstorming se reia
5) Atribuirea sarcinilor viitoare.
Timp de 10-15 minute inainte
de final se realizeaza un rezumat al sedintei si al ideilor acceptate
si sunt atribuite
sarcinile viitoare. In mod
normal, vei cere directorilor de creatie artistica si designerilor
de marci sa
preia cateva idei si sa
elaboreze schite ale conceptului. Asigura-te ca ai precizat cine va face asta
si cand.
In final, vei trimite un memo tuturor participantilor, multumindu-le si prezentand un rezumat al sedintei.
