Elaborarea structurata a deciziilor - managementul strategic al colectivitatilor locale

ELABORAREA STRUCTURATA A DECIZIILOR - Managementul strategic al colectivitatilor locale

Una din definitiile managementului spune ca acesta este un set de activitati ce includ planificarea, luarea deciziei, organizarea, conducerea si controlul, toate fiind orientate spre folosirea resurselor umane, financiare, materiale si informationale ale organizatiei intr-o maniera efectiva si eficienta, in scopul atingerii unui obiectiv.

Una din cele mai importante activitati in management este adoptarea deciziei care constituie esenta managementului si afecteaza in mod direct existenta organizatiei.

Decizia de conducere reprezinta procesul de alegere a unei linii de actiune in scopul realizarii unor obiective, prin a carei aplicare se influenteaza activitatea a cel putin unei alte persoane decat decidentul.

Deciziile manageriale, spre deosebire de deciziile generale, se refera la misiunea, strategiile si politica pe termen lung ale firmei, coordonarea principalelor domenii de activitate, atingerea eficientei dorite, solutionarea si medierea conflictelor, masuri de maxima importanta pentru viitorul firmei.

Este necesar sa se ia o decizie atunci cand sunt indeplinite urmatoarele conditii : exista o discrepanta intre rezultatele dorite si situatia actuala, decidentul este constient de aceasta discrepanta, este motivat s-o elimine si dispune de resursele necesare pentru aceasta.

Managerii trebuie sa decida cand si in ce masura isi vor implica subordonatii in luarea deciziilor. Implicarea subordonatilor poate conduce la cresterea calitatii deciziilor si a gradului de implicare in implementarea acestora.

In mediul actual aflat in permanenta schimbare, procesul complex al luarii deciziilor devine tot mai dificil. Cei care iau decizii sunt constransi de mediul in care actioneaza.

Managerii iau decizii intr-un numar mare de situatii, tipul deciziilor variaza in functie de nivelul pe care il ocupa managerul in cadrul organizatiei, precum si de natura postului pe care

In practica decizia manageriala imbraca doua forme: actul decizional si procesul decizional. Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa, cu caracter repetitiv sau in care variabilele implicate sunt foarte bine cunoscute de catre decident. Procesul decizional implica un consum mare de timp, pe parcursul careia se culeg si analizeaza informatii, se consulta persoane in vederea conturarii situatiei decizionale. In esenta procesul decizional consta intr-un ansamblu de etape prin intermediul carora se pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala.

O decizie ia forma unui act decizional, cand are ca timp de desfasurare o perioada foarte scurta de timp, de regula cateva minute sau secunde. Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa sau cand respectiva situatie are un caracter repetitiv, variabilele implicate fiind foarte bine cunoscute de catre decident, astfel incat nu mai este necesara o culegere de informatii si o analiza a lor. La baza actelor decizionale se afla experienta si intuitia managerilor.

Procesul decizional, specific deciziilor mai complexe, implica un consum de timp notabil, care poate fi de ordinul orelor, zilelor sau chiar saptamanilor, pe parcursul carora se culege si analizeaza o anumita cantitate de informatii, se stabilesc contacte umane si se consulta mai multe persoane in vederea conturarii situatiei decizionale.

Deci, in esenta, procesul decizional consta in ansamblul fazelor prin intermediul carora se pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala.

factori primari ai deciziei, si anume:

Decidentul, care poate fi un individ sau un colectiv. Calitatea deciziei depinde intotdeauna de cunostintele si aptitudinile decidentului; specialistii considera ca in ultimele decenii a sporit capacitatea decizionala datorita ridicarii nivelului de pregatire profesionala in domeniul managementului la toate nivelurile, folosirii unor metode si tehnici moderne care simplifica procesul decizional si antrenarii in tot mai mare masura a specialistilor in procesul adoptarii deciziilor.

Executantul, reprezentat de personalul din cadrul institutiei care trebuie sa evidentieze modul de receptare a deciziei si sa o transpuna in practica. Rezultatul aplicarii unei decizii depinde in foarte mare masura de calitatea angajatilor si in mod special de: nivelul de pregatire al angajatilor, gradul lor de receptare si de motivare, modul de integrare in cadrul institutiei si climatul de munca.

Mediul de afaceri (conditiile obiective) este reprezentat de ansamblul conditiilor interne si externe care sunt influentate de decizie si influenteaza decizia. In mediul ambiant se pot manifesta, pentru o anumita situatie decizionala, mai multe stari ale conditiilor obiective. Mediul ambiant se caracterizeaza printr-o mobilitate deosebita. In cadrul conditiilor interne se observa o perfectionare 151e49b a pregatirii personalului, perfectionare a sistemului informational, iar in ceea ce priveste conditiile externe, se inregistreaza modificari in legislatia tarii, modificari in relatiile institutiei cu diverse organisme. Evolutia mediului ambiant se manifesta uneori contradictoriu in ceea ce priveste influenta asupra procesului de elaborare a deciziilor in cadrul institutiei. Astfel, cresterea complexitatii activitatii institutiei influenteaza in mod nefavorabil fundamentarea deciziilor, in timp ce ridicarea nivelului de pregatire profesionala si in domeniul managementului are efecte favorabile asupra luarii deciziilor.

Multimea variantelor decizionale, care poate fi finita sau infinita, iar pentru alegere se vor folosi o serie de metode corespunzatoare modelului matematic caracteristic situatiei decizionale. Definirea acestei multimi necesita informatii din interiorul si din afara organizatiei, gandire manageriala creatoare, consultarea expertilor, efectuarea de cercetari. In momentul identificarii problemei decizionale, decidentul constientizeaza existenta mai multor cursuri de actiune posibile. El poate cunoaste aceste alternative prin implicare directa sau prin intermediul altor persoane.

Multimea criteriilor decizionale, care exprima punctele de vedere ale decidentului. Cele mai utilizate criterii decizionale sunt profitul, calitatea serviciilor, termenul de recuperare a unei investitii, gradul de utilizare a capacitatii de productie etc.

Multimea consecintelor - ansamblul rezultatelor potentiale care s-ar obtine potrivit fiecarui criteriu decizional (vezi activitatea de previziune). Consecintele pot fi in forma cantitativa sau calitativa.

Obiectivele decizionale, reprezentand nivelurile criteriilor propuse de catre decident pentru a fi atinse in urma implementarii variantei alese.

Managerul ia decizii prin rolurile de antreprenor, factor de solutionare a problemelor, factor de alocare a resurselor si negociator.

A. Antreprenor Managerul actioneaza ca initiatorul si designerul schimbarii controlate in cadrul organizatiei.

B. Factor de solutionare a conflictelor Actiunea managerului poate fi in functie de tipurile de conflicte existente:

Conflicte intre angajati si angajatori - greve;

Dificultati intre organizatii;

Pierderi de resurse.

C. Factor de alocare a resurselor Alocarea resurselor este o activitate extrem de importanta prin care timpul, banii, echipamentele, resursele umane sunt utilizate optim in raport cu obiectivele organizatiei.

D. Negociator Negocierea se poate purta in cadrul organizatiei fie in momente de criza, fie activitatea de zi cu zi si are in vedere relationari specifice atat cu membrii institutiei cat si cu mediul extern.

Se considera ca un manager eficace este cel care reuseste sa:

• aloce optim resursele existente (materiale, umane);
• planifice activitatea;
• organizeze / motiveze eficient oamenii;
• controleze intreg procesul.

Procesul decizional se bazeaza pe anumiti factori esentiali, in functie de timp, politici, rationamente, natura situatiei, riscul si stilul de conducere.

v           Timp - deciziile trebuiesc luate si puse in practica in momentul in care posibilitatea obtinerii succesului este maxima

v           Politici - fiecare organizatie are propria politica dupa care se ghideaza, in functie de piata, serviciile, profilul, capitalul ori forta de munca; aceasta politica este dusa spre perfectiune in vederea obtinerii obiectivului maxim si rapid

v           Rationamente - acest factor ajuta la excluderea pe cat posibil a subiectivismului in luarea deciziilor si pentru o corecta fundamentare si desfasurare

v           Natura situatiei - situatiile difera si prin urmare deciziile difera; in cazul unei situatii de criza accentul se pune pe fermitatea hotararilor pe cand daca situatia este normala accentul cade pe judecata.

v           Risc - orice decizie are riscul ei si prin urmare actul decizional creste considerabil in conditiile desfasurarii sau in conditiile de risc si incertitudine

v           Stilul de conducere - stilul de conducere influenteaza luarea si punerea in practica a deciziei. Stilurile de conducere au fost impartite de catre specialisti in patru categorii:

Stilul autocratic = managerul ia decizii fara consultarea subalternilor ori colaboratorilor si fara a tine seama de propunerile acestora

Stilul persuasiv = este cazul in care decidentul ia decizii fara consultarea subalternilor ori a colaboratorilor dar incearca sa le implementeze decizia si sa obtina aprobarea lor

Stilul consultativ = managerul se angajeaza in discutii cu subordonatii si colaboratorii sai pentru luarea deciziei

Stilul democratic = se adopta decizia luata in urma intelegerii reciproce sau consens cu colaboratorii ori subalternii managerului

Tipologia deciziilor

Conditiile Elaborarii Deciziilor

Luarea unei decizii necesita anumite conditii:

trebuie sa existe unul sau mai multe obiective care trebuie atinse;

mai multe alternative de actiune trebuie sa fie la indemana managerului;

factorii limitativi economici (bani, timp, munca), sa fie inclusi in planul decizional;

fundamentarea stiintifica a deciziei;

dublarea autoritatii formale de adoptare a deciziei de catre consiliul imputernicitilor statului

unitate de decizie si actiune;

incadrarea in perioada decizionala optima;

Decizia Administrativa

Definitia deciziei administrative

Decizia administrativa poate fi definita ca un proces complex de alegere a unei variante decizionale din mai multe posibile, in vederea realizarii unui obiectiv al administratiei publice si care influenteaza activitatea a cel putin unei alte persoane din sistem, a sistemului administrativ in ansamblul lui sau a societatii, in general.

Decizia administrativa - specie a genului deciziei manageriale - se caracterizeaza printr-o serie de particularitati, in functie de subiectul (autorul) de la care emana, domeniul sau obiectul la care se refera, sfera de intindere, continutul si natura prevederilor pe care le statorniceste.

In domeniul administratiei publice decizia este un act social, ea nu exprima doar vointa si intentiile unei persoane sau ale unui grup, ci interesele si cerintele cu caracter social. Decizia administrativa presupune:

v     Stabilirea gradului de prioritate pe care il prezinta problema si masura in care se impune sau nu o interventie;

v     Gruparea problemelor asupra carora este utila interventia;

v     Verificarea realitatii, a caracterului si oportunitatii problemei respective (daca este o problema curenta, de rutina sau de exceptie).

Avand in vedere ca organele si institutiile de la nivel local cunosc cel mai bine nevoile comunitatii este necesar ca acestea sa adopte deciziile in legatura cu solutionarea problemelor locale. Este necesar ca functionarii publici din administratia centrala, respectiv din institutii locale sa aiba o viziune sistemica, asupra realitatilor din sistemul administrativ si o capacitate ridicata de analiza si sinteza a informatiilor provenite de la administratia locala si/sau de la cetateni.

Rezolvarea situatiilor din unitatea administrativ-teritoriala prin decizii ale organelor administrative centrale, ierarhic superioare, comporta riscul unor solutii neadecvate, datorita cunoasterii, nu totdeauna suficiente de catre acele organe, a problemelor care privesc colectivitatile locale.

Ierarhizarea din sistemul administrativ impune executarea deciziilor, luate de organele de la nivelurile superioare, de catre organele de la nivelurile inferioare. Este important ca rezolvarea problemelor de interes pentru comunitatile locale sa se faca din initiativa administratiei locale.

Particularitati ale deciziei administrative :

• Este determinata de obiectivele managementului public si de cadrul normativ ;
• Este rezultatul colaborarii intre functionari publici de conducere si executie reprezentanti alesi si/sau numiti si cetateni ;
• Implica un volum mare de munca ;
• Presupune derularea unui proces decizional care cuprinde mai multe etape ;
• Este avizata de una sau mai multe persoane fizice si/sau juridice ;
• Presupune derularea unui proces in mai multe etape.

Orice decizie administrativa trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte :

1. Sa fie fundamentata stiintific

2. Sa fie fundamentata din punct de vedere legislativ

3. Sa aiba caracter realist

Aceasta presupune rezolvarea unor situatii prin fundamentarea unei decizii administrative care implica in prealabil o evaluare cat mai completa a situatiei de fapt, respectiv a contextului national si/sau a particularitatilor inregistrate in unitatea administrativ-teritoriala unde urmeaza a fi aplicata. In acest sens, se recomanda luarea in considerare a problemelor specifice zonei si, prin urmare, a intereselor sociale generale locale.

4. Sa intervina in timp util

Pentru fiecare decizie administrativa exista o anumita perioada determinata in care decizia trebuie fundamentata si aplicata pentru a putea fi satisfacute anumite interese sociale, generale si/sau specifice.

5. Sa  fie integrata in ansamblul deciziilor administrative adoptate anterior

Presupune luarea in considerare de catre decidenti a continutului deciziilor deja adoptate pentru a nu interveni suprapuneri sau, dimpotriva, contradictii.

6. Sa  fie oportuna

Pentru ca o decizie administrativa sa contribuie pe deplin la realizarea scopului pentru care a fost emisa este necesar ca managerul public si/sau reprezentantul ales/numit sa cunoasca situatia, respectiv conjunctura care a declansat procesul decizional si perioada propice pentru fundamentarea si executarea acesteia. Aceasta conditie de baza a oportunitatii deciziei administrative ridica o problema de cea mai mare insemnatate, si anume cine este cel mai competent sa sesizeze momentul potrivit pentru adoptarea deciziei administrative.

In ceea ce priveste competenta pentru adoptarea unei decizii administrative, este recomandabil ca problemele diferitelor colectivitati sa fie rezolvate de catre organele administratiei locale prin adoptarea deciziilor administrative corespunzatoare, iar cadrul general, format din acte normative generale si specifice, sa fie fundamentat la nivelul administratiei centrale, in urma consultarilor directe cu reprezentantii de la nivel local.

7. Sa  fie finalizata

Implica trecerea imediata la executarea deciziei administrative si urmarirea aplicarii acesteia.

Tipuri de decizii administrative

Exista mai multe tipuri de clasificari ale  deciziilor administrative:

• Dupa situatia concreta la care se refera:
• Decizii normative, care se fundamenteaza in situatiile cu caracter de generalitate si se regasesc in continutul diferitelor acte normative integrate in cadrul general al managementului public;
• Decizii individuale, care se fundamenteaza in situatii concrete, particulare de catre functionari publici care au competente decizionale in acest sens.
• Dupa nivelul ierarhic pe care se afla decidentul:
• Decizii de nivel superior, fundamentate de catre presedinte, parlament, guvern;
• Decizii de nivel mediu, fundamentate de regula de institutiile administrative situate pe nivelul mediu al managementului;
• Decizii de nivel inferior, fundamentate in institutiile publice de functionari publici ai institutiilor si autoritatilor administratiei locale situate pe nivelurile inferioare ale structurilor organizatorice din administratia centrala si locala.
• Dupa orizontul de timp la care se refera:
• Decizii administrative pe termen nelimitat (deciziile fundamentate la nivel de parlament si guvern care imbraca forma decretelor, legilor, ordonantelor de urgenta etc.)
• Decizii administrative pe termen lung, (fundamentate la nivelul administratiei centrale si locale).
• Decizii administrative pe termen mediu, (fundamentate la nivel de guvern, dar si la nivelul administratiei locale).
• Decizii curente, (fundamentate la toate nivelurile sistemului administrativ si care vizeaza orizonturi scurte de timp).
• Dupa frecventa adoptarii:
• Decizii periodice, adoptate la anumite intervale de timp, regulate, de catre organele administratiei de stat. Decizii aleatorii, care se adopta la intervale neregulate de timp,
• Decizii unice, care au un caracter exceptional, nerepetandu-se intr-un viitor previzibil.
• Dupa amploarea sferei decizionale a decidentului:
• Decizii integrale, care se adopta din initiativa decidentului, un posibil reprezentant al administratiei locale, fara a fi necesar avizul unor functionari publici de pe nivelul ierarhic superior, respectiv administratia centrala.
• Decizii avizate, a caror aprobare si aplicare sunt conditionate de avizarea de catre functionarii publici de pe nivelul ierarhic superior. Se adopta in mod expres la nivelul administratiei locale, si la nivelurile medii ale structurii sistemului administrativ.
• Dupa numarul persoanelor participante la procesul de fundamentare:
• Decizii de grup, care se fundamenteaza atat la nivelul central, cat si local al administratiei, la elaborarea acestora participa mai multe persoane reunite in birouri, comisii sau consilii, ministere, guvern, parlament.
• Decizii individuale sunt fundamentate cu precadere la nivelul administratiei locale.
• Din punct de vedere al continutului si al modificarilor pe care le aduc in ordinea juridica se disting:
• Decizii generale, ce cuprind reglementari, care contribuie la stabilirea unui cadru juridic corespunzator desfasurarii proceselor de management si de executie din institutiile publice.
• Decizii specifice, care statueaza o persoana, un functionar public nominal desemnat pentru a se implica in procesul de realizare a obiectivelor compartimentului si/sau institutiei publice in ansamblu.
• Decizii determinate de cererea de servicii publice. Acestea creeaza, in beneficiul particularilor, drepturi si facilitati, de exemplu decizia de eliberare a autorizatiilor administrative.
• Decizii determinate de schimbarile in structura unei institutii publice si care confera functionarilor publici un statut in care coexista drepturi si obligatii. De exemplu, numirea functionarilor publici.
• Din punct de vedere al competentei decidentului:
• Decizii executorii, care au caracter practic si sunt fundamentate numai de autoritatile administrative.
• Decizii de administrare, care au caracter teoretic pentru ca urmaresc procesul de management, prin desfasurarea unor activitati de planificare, organizare, coordonare, gestionare, control si prin modul de aplicare a continutului deciziilor in procesul de realizare a obiectivelor managementului public.

Etapele procesului adoptarii deciziei administrative

1. Initierea deciziei administrative

Initiativa decizionala poate apartine organului care o va emite, dar poate sa apartina in acelasi timp si altor factori, exteriori organului emitent (in acest mod, o decizie administrativa poate fi initiata de reprezentantii unui alt organ al administratiei de stat, fie inferior, fie superior celui care o va adopta) si din partea unor organizatii nestatale, sau chiar din partea unor cetateni, in mod individual.

Organul administrativ este obligat sa adopte decizia in cazul in care initiativa adoptarii apartine unor organe fata de care acesta este subordonat; in alte situatii, initierea adoptarii deciziei administrative intervine daca se constata existenta unei nevoi sociale sesizata chiar de cetateni, pentru a carei satisfacere este necesara o decizie administrativa.

2. Definirea obiectivului decizional si a mijloacelor de realizare a acestuia

Mai intai este necesar sa se stabileasca, in mod precis, nevoia sociala care trebuie satisfacuta, modalitatile si mijloacele necesare pentru satisfacerea acesteia. Prin urmare, este evidenta determinarea obiectivului de infaptuit, a scopului, a modalitatilor si mijloacelor corespunzatoare.

Pe parcursul procesului se va avea in vedere gradul de prioritate, adica urgenta satisfacerii unei anumite nevoi sociale. Avand in vedere acest lucru, indiferent de stadiul parcurs in elaborarea unei decizii administrative, daca in acest timp apare o cerinta sociala prioritara, se suspenda temporar sau se deleaga sarcina, competenta si responsabilitatea pentru elaborarea deciziei aflate in lucru, acordandu-se prioritate deciziei determinate de cerinta urgenta care a intervenit.

3. Documentarea in vederea formularii deciziei administrative

Adoptarea unei decizii administrative presupune un proces complex de culegere a unui volum mare de informatii realiste. Cu cat acest proces este mai riguros si mai detaliat cu atat va creste si calitatea deciziei.

Culegerea datelor prezinta o importanta deosebita pentru organele administratiei publice, deoarece in functie de rezultatele obtinute se vor propune solutiile menite sa conduca la satisfacerea nevoilor sociale, care au generat de fapt decizia administrativa.

O atentie deosebita in cadrul documentarii se va acorda cunoasterii exacte a conditiilor obiective in care se va aplica decizia administrativa. Daca procesul de documentare ofera date incomplete sau inexacte, rezultatul va fi adoptarea unei decizii eronate, care nu va conduce la rezolvarea adecvata a problemei in cauza.

Operatiile de documentare se pot simplifica daca in cadrul institutiilor administrative exista un sistem informational bine pus la punct si o banca de date la care sa aiba acces persoanele imputernicite sa realizeze documentarea.

4. Selectarea si analiza informatiilor culese

Dupa ce s-a incheiat procesul de culegere a informatiilor, urmeaza doua activitati la fel de importante : selectarea doar a informatiilor strict corelate cu obiectivul decizional si analiza acestora. Acestea sunt necesare deoarece nu toate informatiile obtinute prezinta aceeasi insemnatate si legatura cu problema decizionala. Vor fi retinute doar acele date care vor asigura o eficienta sporita, obtinerea de rezultate maxime cu eforturi minime, in conditiile satisfacerii depline si optime a cerintei sociale care a generat decizia.

In aceasta faza se folosesc metode si tehnici complexe de prelucrare a datelor, de elaborare a variantelor decizionale si se recurge frecvent la simulari pe calculator acolo unde exista date, o baza materiala corespunzatoare si personal calificat in domeniul informaticii si managementului public.

5. Conturarea si analiza alternativelor decizionale

Esentiala in aceasta etapa este conturarea unor solutii, variante clare, bine fundamentate pentru problema analizata. Aceste alternative trebuie sa fie orientate asupra obiectivelor la realizarea carora participa. De asemenea, se precizeaza resursele umane, materiale, financiare, informationale atrase in aplicarea fiecarei alternative decizionale, daca decizia implica elemente de cost. Intr-o asemenea etapa sunt implicati, pe langa decidenti, si diversi specialisti in domeniul in care se incadreaza decizia administrativa.

6. Adoptarea deciziei

Cunoscut fiind obiectivul decizional, in continuare se trece la alegerea variantei care corespunde cel mai bine acestuia. Procesul este deosebit de complex si presupune transmiterea propunerilor formulate-alternativelor decizionale-in timp util decidentilor pentru ca acestia sa le poata analiza si sa formuleze fie alte variante, fie puncte de vedere pentru completarea materialelor rezultate in urma sedintelor de dezbatere atunci cand acestea sunt discutate.

Pentru ca decizia sa aiba eficienta dorita, este necesar ca la adoptarea ei sa se ia in considerare un numar cat mai mare de variabile implicate in situatia-problema care trebuie rezolvata. Optimul decizional se realizeaza prin retinerea solutiilor argumentate si conforme cu realitatile sociale. In final este aleasa si avizata o varianta care ulterior dobandeste caracter obligatoriu pentru a fi implementata.

7. Urmarirea aplicarii si respectarii deciziei administrative

Aceasta se face de catre persoane specializate sau de reprezentantii institutiilor publice, care exercita functia de control in cadrul sistemului administratiei de stat la nivel central si local. Ele urmaresc in mod expres modul in care se deruleaza procesele de aplicare a continutului deciziei adoptate.

Un element important in procesul de executare a deciziei si de urmarire a executarii este oportunitatea acesteia. Intarzaierea in executare poate avea consecinte deosebit de grave, putand conduce chiar la imposibilitatea executarii.

In procesul de executare trebuie sa se tina seama de competenta fiecarui organ in parte, in asa fel incat sa se evite suprapunerile si paralelismele, fapt care ar putea avea efecte negative in ceea ce priveste executarea deciziei.

8. Formularea concluziilor rezultate dupa  aplicarea deciziei administrative

In procesul executarii deciziilor administrative, este posibil sa se constate ca o decizie nu reuseste sa ofere cea mai buna rezolvare a nevoilor sociale sau obiectivelor institutiilor care au initiat-o. Astfel, organul administratiei de stat poate modifica sau chiar anula decizia printr-o alta decizie care sa corespunda noilor conditii. Situatiile de acest fel atrag insa costuri suplimentare, pe care societatea le suporta foarte greu. De asemenea, in procesul executarii se poate constata ca obiectivele deciziei administrative pot fi realizate cu alte mijloace, uneori mai ieftine, mai eficiente si intr-un timp mai scurt.

Procesul de fundamentare a deciziilor administrative este deosebit de complex si de durata, necesitand o permanenta legatura cu realitatea sociala, cu obiectivele economice, sociale si politice ale societatii in perioade distincte de timp.

MODELE DE ELABORARE A DECIZIILOR

A. Modelul lui Simon - model in linie dreapta are trei etape

1.Intelegerea problemei- se analizeaza situatia si se aduna informatiile relevante pentru gasirea solutiilor

-se sesizeaza ca exista o problema

-se defineste si se clarifica problema

-se specifica criteriile care trebuie satisfacute

2. Proiectarea - cercetarea sistematica in vederea gasirii solutiei

- se genereaza optiunile posible

3. Alegerea optiunii- optarea pentru solutia care satisface cel mai bine criteriile stabilite

- se evalueaza optiunile

- se alege cea mai buna optiune

Se aplica la decizii programate atunci cand nu este timp de pierdut.

B. Modelul Buclei Decizionale

Bucla reprezinta o succesiune de legaturi si activatati astfel incat drumul obtinut se inchide in el insusi, ea fiind datorata adesea unei stari defectuoase a relatiilor de ordine ale activitatii.

INSTRUMENTE UTILIZATE IN PROCESUL DE ELABORARE A DECIZIILOR

A. Utilizarea listelor de verificare

Listele de verificare sunt o modalitate utila care ne ajuta sa ne asiguram ca nu uitam nimic important.

Cel mai simplu nivel de utilizare a listelor de verificare poate fi observat atunci cand un manager comercial accepta comanda unui client pentru un echipament standard, dar care poate fi comandat intr-o gama de optiuni. Managerul foloseste un formular tipizat, bifand optiunile alese de client. De exemplu, astfel de formulare folosesc furnizorii de usi si ferestre, vanzatorii de automobile. Formularele sunt comode si-i ajuta sa nu uite detaliile importante la luarea comenzilor si la transmiterea lor la fabrica spre a fi executate.

B. Arborele decizional

Deciziile trebuie adesea luate in conditiile existentei unui numar de alternative de actiune ale caror rezultate sunt incerte. De asemenea anumite actiuni pot afecta alte actiuni care urmeaza si aceste efecte posibile trebuie luate in considerare inca de la inceput.

Arborii decizionali sunt o modalitate de a evidentia probleme de acest gen, caracterizate de interactiunea dintre incertitudine si decizii de tipul "ori/ori".

Ce este un arbore de decizie?

-o reprezentare vizuala a alegerilor, consecintelor, posibilitatilor si oportunitatilor;

-un mod de a simplifica situatiile complicate in scenariu usor de inteles;

-un mod de a intelege o structura.

Stadiile construirii unui arbore decizional sunt:

• listarea deciziilor si a incertitudinilor in ordine cronologica;
• construirea arborelui cu punctele sau nodurile decizionale si nodurile optionale;
• atribuirea de costuri, beneficii si probabilitati diferitelor ramuri;
• analizarea arborelui prin metoda "rostogolirii inapoi", prin identificarea costurilor si beneficiilor incepand cu punctul final si terminand cu obiectivul original de la nivelul primei decizii.

C. Matricea de evaluare a optiunilor

Realizarea unui proiect este complexa, in special pentru lucrarile ample, si constituie o chestiune indelung dezbatuta. Intotdeauna exista mai multe variante diferite de realizare a proiectului care trebuie luate in calcul, evaluate, comparate si dintre care trebuie aleasa cea mai eficienta. Aceasta aduce cele mai mari avantaje, folosindu-se cele mai putine resurse. Pentru alegerea variantei potrivite se poate intocmi o matrice de evaluare a optiunilor.

Se aleg criteriile importante in desfasurarea proiectului; pentru fiecare criteriu se acorda puncte fiecarei variante existente. Cu cat o varianta este mai potrivita sau mai avantajoasa pentru proiect, cu atat punctajul acordat acesteia este mai mare. La final, dupa discutarea tuturor criteriilor si a tuturor variantelor, se insumeaza punctajele obtinute de fiecare varianta. Cea cu cel mai mare punctaj este cea mai avatajoasa.

Exemplu: Alegerea locatiei pentru desfasurarea unui spectacol

D.Analiza Pareto

Din studiile sale a rezultat ca 80% din bogatia totala este, de regula, distribuita la numai 20% din populatie.

Concluziile sale au dus la acceptarea si folosirea generala a "principiului Pareto", cunoscut si sub denumirea de "Legea lui Pareto" sau "regula 80/20". In termeni generali: in orice populatie (ansamblu, stoc) de articole, 80% din valoarea sau efectul lor total se regaseste in doar 20% din produse, acestea fiind "cele putine, dar semnificative". Restul de 80% produse sunt numite "cele multe, dar nesemnificative".

Dr. Joseph Juran, pionier al managementului calitatii, a recunoscut si formulat un principiu universal pe care l-a numit "putinul esential si multimea fara valoare".

Regula 80/20 descrie faptul ca in orice problema, "putinul" (20%) reprezinta esentialul, iar "multimea" (80%) reprezinta partea mai putin valoroasa. Din lucrarea lui Juran reiesea ca 20% din defecte cauzau 80% din probleme. Managerii de proiecte stiu faptul ca 20% din munca depusa (primele 10% si ultimele 10%) consuma 80% din timpul si resursele disponibile. Aceasta regula 80/20 se poate aplica la aproape orice, de la stiinta managementului pana la problemele de zi cu zi.

Pentru un manager, valoarea principiului Pareto este reprezentata de faptul ca ii aminteste acestuia sa se concentreze asupra celor 20% care conteaza. Dintre toate lucrurile realizate intr-o zi, doar 20% conteaza intr-adevar. Acele 20% produc 80% din rezultatele tale. Acestea trebuiesc identificate si maximizate. Cand suntem presati de timp sau de probleme, trebuie sa ne amintim asupra caror lucruri merita sa ne concentram atentia si, daca trebuie sa renuntam la o anumita activitate intr-o zi, sa ne asiguram ca nu face parte din acei 20% care conteaza.

Realizarea deciziei administrative

Realizarea sau organizarea realizarii deciziei administrative constituie, de fapt, continutul propriu-zis al activitatii ce o desfasoara administratia publica.

Organizarea executarii este momentul care reliefeaza imperativul ca executarea deciziei administrative sa constituie o obligagtie nu numai a executantilor ci si a conducatorilor - decidentii.

Fara a intra in amanunte trebuie sa aratam ca executarea deciziei administrative este determinate de o serie de factori de influenta, printre care:

Capacitatea administratiei de a mobilize forta de munca si mijloacele materiale necesare

Capacitatea administratiei de a asigura o buna organizare, intelegand prin aceasta stabilirea stiintifica a inceperii actiunii; fixarea unor ritmuri rationale; stabilirea exacta a metodologiei de coordonare si control

Capacitatea personalului chemat sa execute decizia administrative;motivarea acesteia in vederea unei executii de calitate

I) Abordarea politica a procesului decizional

Caracteristici:

• Considerarea obiectivelor politicii;
• Existenta coalitiei politice;
• Existenta pachetelor de probleme;
• Considerare cost;
• Derulare in etape:
• redefinirea obiectivelor si modalitatilor de realizare,
• obtinere consens,
• fundamentarea deciziei acceptabile.

Intr-o societate cu politica pluralista obiectivele politicii din administratia publica sunt generale contribuind la operationalizarea programelor administrative.

Modelul cresterii stabileste trei etape pentru elaborarea deciziilor administrative:

• definirea telurilor, a obiectivelor si a modalitatilor de realizare a acestora.
• ajungerea la un consens.
• fundamentarea unei decizii satisfacatoare, acceptabile.

II) Abordarea legala a procesului decizional

Abordarea legala privind fundamentarea deciziilor administrative impune luarea in considerare a interesului public pe termen (crearea unui pachet de legi care sa permita cunoasterea si satisfacerea interesului public).

Caracteristici:

• Procedura speciala de adjudecare;
• Identificarea factorilor situationali;
• Considerarea intereselor partidelor din Opozitie;
• Corelarea intereselor politice cu legislatia;
• Orientarea catre satisfacerea interesului politic;
• Considerarea interesului public pe termen lung;
• Crearea pachetelor de legi; etc.

Metode Si Tehnici Utilizate In Managementul Public

A) Metode de executare

Pentru a motiva functionarii publici si cetatenii, statul poate acorda recompense materiale pentru realizari deosebite in propria activitate cu ajutorul unor sisteme de indicatori pentru sensibilizarea angajatilor institutiilor publice fata de realizarea intereselor publice generale.

Pentru determinarea cetatenilor sa respecte si sa execute deciziile administrative, statele democratice pot oferi conditii: politice, juridice, economice, sociale, in concordanta cu normele statului de drept (metoda cointeresarii si convingerii) sau metoda constrangerii cand este cazul. In prezentarea politicilor economice si sociale sunt necesare campaniile de informare.

B) Metodele de organizare si functionare

Consideram ca este util sa facem o prezentare sumara a cinci metode de organizare folosite in administratia de stat:

• metoda organizarii rationale a activitatilor administrative;
• metoda sedintei;
• metoda conducerii eficiente;
• metoda valorificarii experientei in munca;
• metoda structurarii corespunzatoare a programului functionarilor publici.

Mentionam ca metoda sedintei se foloseste si la nivelul administratiei locale ori de cate ori este necesar (durata sedintei poate varia de la 15 minute la 2-4 ore in raport de problemele dezbatute; numarul participantilor depinde de metoda utilizata si tipul deciziilor adoptate).

Calitatea deciziilor depinde de acuratetea utilizarii metodelor. Pentru desfasurarea unor activitati eficiente de catre administratorii publici acestia trebuie sa cunoasca foarte bine:

• activitatea pe care o desfasoara;
• realitatea sociala;
• interesele sociale;
• legile specifice;
• oamenii cu care colaboreaza.

Metoda structurarii programului functionarilor publici conduce la sporirea eficacitatii muncii lor prin :

• confort,
• climat organizational deschis,
• dotare tehnica adecvata,
• etc.

C) Metodele de cercetare

Impun analiza - diagnostic prin :

• documentare / investigare domeniu care e abordat,
• analiza cauzala date / informatii folosindu-se diagrama cauza-efect,
• identificare deficiente si aspecte pozitive,
• formulare propuneri de perfectionare.

Etapele generale de adoptare a deciziilor

Bibliografie

Androniceanu, Armenia, "Management Public", Editura Economica, Bucuresti, 1999;

Androniceanu, Armenia, "Noutati in managementul public", Editura UNIVERSITARA, Bucuresti, 2003;

Cornescu, Viorel, Mihailescu, Ioan, Stanciu, Sica, "Managementul organizatiei", Editura ALL BECK, Bucuresti, 2003;

Gaf-Deac, Maria "Management modern. Elemente de baza si studii de caz", Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2003;

Hintea, Calin Emilian; Ghioltan, Calin, "Management Public I ; Management strategic in administratia publica", Cluj-Napoca, 2000;

Johns, Gary, " Comportament organizational", Editura Economica, Bucuresti,

Marinescu, Paul, "Managementul institutiilor publice", Editura Universitatii din Bucuresti, 2003;

Maracine, V.," Decizii manageriale: imbunatatirea performantelor", Editura Economica, Bucuresti, 1998;

Niculescu, Ovidiu, Verboncu, Ioan, "Fundamentele managementului organizational" , Editura Universitara, Bucuresti, 2003;