Strategia privind auditul performantei - selectarea studiilor

Stabilirea programului si prioritatilor in auditul performantei

Stabilirea unui portofoliu de studii al performantei

Importanta stabilirii unei strategii    

Prima etapa in derularea auditului performantei consta in alegerea temelor de studiu. Scopul strategiei este sa stabileasca programul Curtii de Conturi privind prioritatile viitoarelor activitati de audit al performantei si sa determine necesarul de personal si resurse pentru realizarea acestora.

Strategiile trebuie sa se bazeze pe o buna cunoastere si intelegere a domeniilor auditului, pe schimbarea mediului existent, precum si pe o analiza clara a oportunitatilor prezentate Curtii de Conturi .

Obiectivele din planul strategic privind auditul performantei trebuie sa se reflecte in Programul de control/audit extern al Curtii de Conturi care este examinat si aprobat anual de Plen.

In mod obisnuit, Institutia Suprema de Audit pregateste anual un portofoliu potential de studii pe care il prezinta conducerii pentru a fi aprobat. Conducerea institutiei analizeaza propunerile si selecteaza acele studii care vor fi inscrise in programul anual de audit sau in programele anilor urmatori.

Planul strategic privind auditul performantei trebuie sa fie flexibil, astfel incat sa permita introducerea de teme noi aparute in cursul anului.

Spre deosebire de auditul financiar, prin care se verifica strict acuratetea situatiilor financiare si respectarea legalitatii si regularitatii operatiunilor, in cazul auditului performantei exista libertatea alegerii subiectelor ce vor fi auditate.

Identificarea aspectelor importante ale mediului in care entitatea isi desfasoara activitatea

Identificarea probelor de audit necesare realizarii obiectivelor de audit si a surselor acestora

Documentarea si intelegerea obiectivelor entitatii

Analizarea datelor si info 727i87h rmatiilor colectate

Se identifica si se realizeaza contacte cu persoane care sunt interesate de subiect

Factori care indica posibilitatea existentei riscurilor

Evaluarea performantei calitatii managementului

Se urmaresc dezbaterile parlamentare, presa sau sondajele efectuate in randul publicului

Stabilirea ideilor initiale in cadrul unui brainstorming

Discutarea ideilor cu entitatea

Stabilirea domeniilor si selectarea studiilor

Selectarea studiilor include :

a)     documentarea preliminara asupra activitatii entitatii;

b)    identificarea riscurilor in obtinerea performantei;

c)     evaluarea interesului Parlamentului si a interesului public;

d)    selectarea temelor;

e)     stabilirea prioritatilor.

Documentarea preliminara si intelegerea activitatii entitatii

Pentru atingerea acestui scop, auditorii trebuie sa identifice aspectele importante ale mediului in care entitatea isi desfasoara activitatea, colectand in principal informatii privind:

F   Obiectivele si activitatile entitatii;

F   Resursele, inclusiv activele;

F   Veniturile;

F   Cadrul legal al entitatii;

F   Resursele umane privite din punct de vedere cantitativ si calitativ;

F   Mediul in care opereaza entitatea;

F   Obligatiile de raportare ale entitatii;

F   Considerente de ordin geografic;

F   Organizarea, respectiv organigrama si responsabilitatile, sistemul de control intern,etc.

In acest context, auditorii trebuie sa caute sa identifice sursele importante de audit necesare pentru indeplinirea obiectivelor auditului.

Pentru obtinerea informatiilor si intelegerea activitatii entitatii, auditorii vor consulta rapoartele auditului financiar, planurile strategice ale entitatii, planul de afaceri, publicatiile entitatii si ale guvernului, rapoarte ale auditurilor precedente, publicatii ale unor institutii de studii si cercetari.

Informatiile obtinute sunt sintetizate intr-un document standard numit "analiza programului"* care cuprinde urmatoarele rubrici: obiective, intrari, procese, iesiri, variabile, rezultate.

Sursa: NAO-UK- Performance Audit Guide pag.1

Auditorii identifica rezultatele entitatii care se preconizeaza a se realiza. Acestea in unele cazuri nu sunt in totalitate cuantificabile si aflate sub controlul entitatii. Totodata, identifica obiectivele entitatii - ce va intreprinde entitatea pentru a-si atinge scopurile. Auditorul cauta obiectivele care pot fi cuantificate, urmarind in principal sa identifice tintele entitatii, respectiv un nivel cuantificabil al performantei prevazut a se realiza in viitor. Entitatile nu adopta intotdeauna obiective si tinte masurabile si precise. De aceea auditorul discuta tintele si obiectivele cu oficialii pentru clarificarea tuturor ambiguitatilor si tuturor aspectelor nementionate.

Auditorul trebuie sa analizeze informatiile privind veniturile si cheltuielile entitatii (detaliate pe programe si elemente) iar previziunile bugetare sunt comparate cu cele ale unor entitati similare, sau al diferitelor locatii ale entitatii.

Auditorul poate, de asemenea, sa analizeze evolutia veniturilor si cheltuielilor prin compararea acestora cu numarul personalului angajat intr-o anumita activitate, cu cantitatea de produse si servicii furnizate si cu gradul de realizare a obiectivelor .

De exemplu, daca venitul provenit dintr-o anumita taxa nu este colectat la un nivel satisfacator, iar cheltuielile pentru realizarea unui serviciu public sporesc, atunci auditorul poate considera ca exista un risc in realizarea performantei. Similar, in situatia in care costurile pentru realizarea unui serviciu public difera de la o locatie la alta, se poate considera ca exista un risc al realizarii performantei si pot solicita explicatii managementului entitatii.

Cu cat se obtin mai multe informatii in legatura cu un anumit subiect si cu cat sunt identificate mai multe riscuri in ceea ce priveste realizarea performantei, cu atat creste sansa ca acel subiect sa fie selectat si inclus in programul de audit si in acelasi timp sunt create conditiile pentru realizarea unui studiu convingator. Aceasta presupune o urmarire permanenta a politicii guvernamentale, a modului in care sunt alocate fondurile publice si a implicarii institutiilor publice in administrarea acestor fonduri.

Totodata, este necesar sa fie identificate si contactate unele persoane care sunt interesate de subiectul/tema avuta in vedere. Aceste persoane pot fi "persoane cheie" din entitatea ce urmeaza a fi auditata, clienti sau beneficiari ai serviciilor publice aflati in relatii comerciale cu entitatea, experti din mediul universitar, cercetatori etc.

De mentionat ca opiniile persoanelor identificate pot constitui o sursa importanta de informatii pentru auditori.

Identificarea riscurilor si evaluarea calitatii managementului

Identificarea si evaluarea riscului constituie o etapa fundamentala in activitatea de selectie a studiului, auditorii trebuie sa aiba in vedere ca pentru unele activitati exista un risc inerent.

Nu se cunoaste o formula universala prin care sa se stabileasca zonele cu probabilitate ridicata de risc. Totusi, o serie de factori avertizeaza asupra existentei riscurilor si anume:

F   Cheltuieli nejustificate, care depasesc previziunile;

F   Obiective economice neatinse sau indeplinite partial;

F   Costuri si depasiri semnificative ale termenelor de finalizare in cazul unor proiecte;

F   Reclamatii, contestatii si luari de atitudine ale reprezentantilor grupurilor de consumatori privind calitatea serviciilor;

F   Nivelele mari ale datoriilor la bugetele publice;

F   Initiative noi nefundamentate corespunzator;

F   Sisteme interne (contabil si de control) organizate sau conduse necorespunzator;

F   Pierderi importante cauzate de calamitati naturale, furturi si risipa;

F   Contracte adjudecate fara licitatie etc.

Auditorii vor evalua performanta modului de administrare a fondurilor de catre managementul entitatii. Daca, spre exemplu se constata ca managementul a intreprins masuri de remediere a unor performante slabe inregistrate in trecut, se poate considera ca exista o preocupare pentru a administra fondurile in mod performant.

Dupa stabilirea zonelor predispuse la riscuri si respectiv a riscurilor, auditorii le ordoneaza in functie de probabilitatea de aparitie si impactul posibil si incearca sa determine cauzele, respectiv efectele manifestarii acestora.

Evaluarea interesului Parlamentului, al mijloacelor de informare si al publicului

Este important ca in aceasta etapa auditorii sa estimeze masura in care performanta unei entitati si alte subiecte particulare prezinta interes pentru Parlament, pentru contribuabili (public) si pentru mass-media. In acest sens, auditorii vor monitoriza dezbaterile din Parlament, vor urmari presa si sondajele efectuate in randul publicului de diverse organizatii, stabilind temele de interes pentru care se manifesta preocupare.

Identificarea temelor

In practica, alegerea temelor de audit presupune parcurgerea urmatorului proces:

Pornind de la evaluarea si monitorizarea riscului, precum si de la documentarea asupra activitatii entitatii, in cadrul unei sedinte de analiza, auditorii sugereaza temele pentru studii, stabilind intrebarile principale pentru fiecare dintre ele.

Este de preferat sa se formuleze intrebari al caror raspuns sa fie da sau nu (cum ar fi: Programul a fost implementat in conditii corespunzatoare? sau Obiectivele au fost indeplinite?). Este recomandat sa se evite pe cat posibil intrebarile referitoare la cauze sau intrebarile descriptive.

In aceasta etapa exista probabilitatea ca ideile propuse pentru efectuarea studiilor preliminare sa fie mai numeroase decat posibilitatile de realizare. De aceea fiecare idee va fi evaluata utilizand rationamentul profesional, in scopul eliminarii acelora la care raspunsul la una din urmatoarele intrebari este "nu".

- economicitatea, eficienta si eficacitatea sunt supuse riscului? Auditorii vor tine cont, cand formuleaza raspunsul, de rezultatele evaluarilor realizate in timpul etapei de documentare si intelegerea entitatii;

- efectuarea studiului va aduce ceva nou in legatura cu imbunatatirea performantei? In acest context, daca este semnalata o problema se va aprecia daca aceasta se poate rezolva, ce se poate face concret, de ce nu s-a rezolvat pana in prezent si care sunt sansele rezolvarii in cazul in care auditorii o semnaleaza in cadrul unui raport;

- este momentul oportun pentru efectuarea auditului? Pentru a stabili raspunsul la aceasta intrebare auditorii trebuie sa aprecieze daca dupa finalizarea auditului rezultatele vor fi oportune, vor avea un efect util. Totodata, trebuie sa aprecieze daca auditarea este oportuna pentru entitate deoarece s-ar putea ca aceasta sa aiba planificate schimbari majore sau chiar reorganizari.

- care sunt posibilitatile de efectuare a studiului? Auditorii vor avea in vedere o serie de factori, cum ar fi posibilitatea obtinerii de informatii relevante si de incredere in legatura cu subiectul vizat, iar colectarea si analizarea lor se poate realiza intr-un timp util si la costuri rezonabile.

- studiul se incadreaza in politica de audit a Curtii de Conturi? Ideile auditorilor in legatura cu studiile ce se propun a fi abordate se vor discuta cu entitatile ce vor fi implicate pentru a obtine punctul de vedere in legatura cu intrebarile pe care auditorii le vor formula si respectiv pentru a stabili metodele de obtinere si analiza a probelor de audit.

Stabilirea prioritatilor

Ordonarea ideilor in functie de prioritati

Principale criterii care stau la baza stabilirii prioritatii temelor sunt:

- Responsabilitatea fata de Parlament si contribuabili, in legatura cu administrarea corespunzatoare a fondurilor si resurselor publice. Daca se identifica zonele potentiale de risc intr-un domeniu, sansele selectarii acestui domeniu pentru efectuarea unui studiu preliminar sunt ridicate.

- Imbunatatirea activitatii de audit al performantei. Toate studiile vor avea in vedere si imbunatatirea activitatii de audit. Cu cat imbunatatirea este mai evidenta, cu atat tema de studiu are sanse mai mari pentru a fi selectata.

- Asigurarea elaborarii unui program echilibrat de audit al performantei. La elaborarea programului de audit al performantei se va urmari selectarea unor teme care sa acopere o gama larga de studii, cum ar fi:

- studii efectuate in zonele cu risc mare de frauda sau ilegalitati;

- studii de evaluare a performantelor manageriale in domenii ca: achizitiile publice, managementul proiectelor, calitatea serviciilor;

- initiative guvernamentale noi.

Pentru fiecare studiu se fac 2-3 propuneri dupa ce in prealabil s-a raspuns cu "da" la intrebarile prezentate mai inainte si dupa ce acestea au fost ordonate in functie de prioritati.

Propunerile pentru studii trebuie formulate clar si concis in cadrul unei note scurte care va cuprinde urmatoarele elemente:

- la ce se refera studiul (departamentul sau departamentele, procesele si resursele necesare);

- motivarea propunerii de efectuare a studiului (existenta riscului privind realizarea performantei, motivele utilizatorilor, aspectul de analizat, interesul Parlamentului si al publicului, prioritatile Curtii de Conturi);

- ce intrebari se vor pune;

- metodele principale de obtinere si analiza a datelor si informatiilor

- care este rezultatul asteptat;

- care este punctul de vedere al entitatii in legatura cu ideea studiului.

Nota cu propuneri va fi prezentata conducerii Curtii de Conturi care va decide in legatura cu efectuarea studiului preliminar.

Sintetic activitatea de initiere si selectare a temelor pentru studiile preliminare este prezentata in diagrama intitulata "Palnia selectiei" - figura nr. 2*

Fig.2. "Palnia de selectie" - etapele pentru selectarea studiilor

1 Formularea ideilor initiale - acestea pot fi numeroase

2 Analizarea sumara a fiecarei idei

Ideile ramase sunt cercetate amanuntit pentru a formula intrebarile

generale pe care studiile potentiale trebuie sa le adreseze.

In aceasta faza este util sa se discute ideile cu conducerea

Curtii de Conturi si cu entitatea auditata

Ideile ce nu sunt respinse trebuie dezvoltate (intr-o pagina)

tinand cont de cercetarile

mentionate la pasul 3

Urmarirea incadrarii in politica de audit

a Curtii de Conturi

6. Pentru studiile propuse sunt formulate

intrebarile cheie la care trebuie sa raspunda

studiul, abordarea probabila si o indicare

a costului.

Anumite propuneri vor fi probabil respinse

deoarece acestea nu se incadreaza in

programul de audit sau in prioritatile

de audit ale Curtii de Conturi situatie

in care sunt tinute in "rezerva"

7. Formulare de

propuneri clare

insotite de alternative

care vor fi inaintate

conducerii

Curtii de Conturi.