PROIECTUL

Definirea notiunii de proiect

Caracteristicile proiectului

Identificarea problemei in vederea elaborarii unei     propuneri de proiect

Elementele esentiale ale planului de proiect

Definirea notiunii de proiect

Definitia data de Dictionarul Englez Oxford explica termenul de proiect ca fiind un plan, o schema. Principalele definitii ale acestui termen in literatura de specialitate sunt :

Ø      activitate (sau numar de activitati conexe) care se desfasoara conform unui plan prestabilit in vederea realizarii obiectivelor fixate in termenul determinat.

Ø      Un grup de activitati interconditionate 111h77b desfasurate intr-o maniera organizata, cu un punct de plecare si un punct final bine definite, in vederea realizarii unor rezultate specifice dorite pentru a satisface o serie de obiective clar definite.

Ø      Un ansamblu de activitati ce trebuie realizate intr-o succesiune logica pentru a indeplini obiectivele prestabilite indicate de client/beneficiar.

Un proiect implica o serie de activitati intercorelate cu durata limitata, prestabilita si are ca scop elaborarea unei lucrari, obtinerea unui produs sau realizarea unui serviciu cu caracter de unicat, viabil din punct de vedere functional si financiar, in conditiile respectarii termenelor de implementare, bugetului alocat si specificitatiilor de calitate prevazute.

Pentru a putea clarifica notiunea de proiect in continuare sunt enumerate principalele elemente pe care le implica:

Ø      termen de inceput si termen pentru finalizare;

Ø      buget;

Ø      specificatii privind calitatea;

Ø      activitati;

Ø      realitatile obiective ce trebuie identificate, delimitate/stabilite, definite, dezvoltate;

Ø      echipa de proiect;

Ø      scopul care reprezinta o schimbare durabila;

Ø      ciclu de viata al proiectului.

Exista si o alta acceptiune referitoare la notiunea de proiect. De exemplu, in cadrul Comisiei Europene sunt diferentiate programele de proiecte.

Programul este o masura luata de Comisia Europeana in favoarea unei tari sau a unui grup de tari. Acesta consta intr-un numar de activitati ce vor fi realizate si suportate printr-un angajament financiar extras din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiectul unui memorandum financiar individual si are ca scop implementarea ajutorului din partea Comisiei Europene intr-un anumit domeniu.

Un proiect este primul nivel al subdiviziei unui program si in cele mai multe situatii contine un numar de subproiecte.

In acceptiunea noastra, proiectul reuneste un ansamblu de activitati derulate pe o perioada determinata care concura la realizarea unui scop comun general si necesita o investitie de resurse, in vederea indeplinirii unui set de obiective precise. Un proiect este un mod de imbunatatire a unei situatii existente la un moment dat. Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze necesitatea si avantajele implementarii unui proiect).

Principalele caracteristici ale proiectului sunt:

Ø      complexitatea;

Ø      proiectul implica activitati si obiective, necesita coordonare si control potrivit unei succesiuni clare care sa permita incadrarea in costurile si performantele stabilite;

Ø      dinamica ciclului de viata;

Ø      proiectul trece printr-o etapa lenta de initiere, se dezvolta rapid, atinge apogeul, incepe declinul si se incheie;

Ø      interdependenta;

Ø      proiectul interactioneaza cu celelalte activitati din organizatie si, adesea, cu alte proiecte;

Ø      unicitatea;

Ø      fiecare proiect contine elemente care il fac unic;

Ø      competitivitatea;

Ø      realizarea unui proiect presupune atragerea unor resurse umane si materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale ale organizatiei;

Ø      foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare propuse sau derulate de alte organizatii.

Identificarea problemei in vederea elaborarii unei propuneri de proiect

Problema trebuie sa descrie o situatie sau un complex de situatii care afecteaza anumiti oameni, anumite grupuri sau intreaga societate, la un moment dat, intr-un anumit loc. Cand avem impresia ca am identificat o problema, trebuie sa ne asiguram de faptul ca nu este doar o impresie. Acest lucru nu-l putem realiza decat in masura in care existenta problemei respective este sustinuta de date foarte concrete, de rezultatele unor studii/cercetari, de opinii ale unor specialisti in domeniul la care face referire.

Cum trebuie sa fie problema?

Pentru a putea face obiectul unui proiect si inca al unuia cu sanse de a fi finantat, problema trebuie sa prezinte cateva caracteristici si anume:

Sa fie urgenta

Ideal ar fi sa putem dovedi faptul ca problema a devenit de nesuportat pentru cei pe care ii afecteaza. In acest mod, il putem convinge pe finantator ca fondurile pe care i le solicitam ne sunt necesare acum si nu peste, de exemplu, un an.

Sa afecteze un numar semnificativ de mare de cetateni

In general, se prefera finantarea unor proiecte care abordeaza probleme generale, care preocupa un numar mai mare de cetateni, ci nu unul singur sau un grup restrans de cetateni.

Sa se refere intr-adevar la nevoile oamenilor, ci nu la nevoia organizatiei de a face rost de fonduri de la un finantator despre care a auzit ca a deschis o linie de finantare .

Sa fie rezolvabila

Bineinteles ca la acest stadiu ne putem permite o doza mare de aproximare si intuitie. Important este sa nu ne apucam de rezolvarea unei probleme care este de « neclintit »

Elementele esentiale ale planului de proiect

Odata problema fiind identificata, trebuie stabilite o serie de elemente esentiale pentru proiect, numai dupa acest pas putandu-se cauta finantatorul potrivit.

Acestea sunt :

Ø      scopul proiectului;

Ø      beneficiarii;

Ø      obiectivele;

Ø      planul de evaluare;

Ø      bugetul

Scopul

Scopul reprezinta rezultatul final pe care il urmarim. Acest « stadiu » poate sa insemne rezolvarea problemei sau doar ameliorarea ei intr-o masura pe care ne-o propunem.

Atunci cand se enunta scopul unui proiect, trebuie avut grija :

Sa fie scurt si clar;

Sa nu fie format din mai mult de o propozitie; in cazul in care exista doua sau mai multe propozitii despartite prin virgule sau conjunctia « si » inseamna ca avem, de fapt, mai multe scopuri;

Sa nu existe un « prin » urmat de explicatii cu privire la modul in care urmeaza a fi atins scopul, caci acest lucru urmeaza a fi aratat in cadrul altor componente ale planului de proiect.

Beneficiarii. Grupul tinta

Finantatorul, oricare ar fi el, prefera sa finanteze oameni si nu idei, proiecte sau institutii. Se uita sa vada cine va beneficia de faptul ca el ofera organizatiei, respectiv proiectului organizatiei, o suma de bani .

Beneficiarii pot fi:

Directi - cei care beneficiaza direct si in timpul derularii proiectului organizatiei;

Indirecti - cei care beneficiaza de rezultatele finale ale proiectului prin intermediul beneficiarilor directi.

Probleme care apar in identificarea grupului tinta/beneficiarilor

Ø      o organizatie de protectie a mediului se afla in mare incurcatura: proiectul lor vizeaza salubrizarea unei zone montane. Primul imbold este sa considere ca grupul tinta nu exista, deoarece actiunea lor vizeaza natura. Exista insa o serie de grupuri tinta pe care le pot viza: cine vor fi cei ce vor participa efectiv la actiune (pot fi elevi sau voluntari). Vor face publice actiunile intreprinse? (de dorit ar fi sa o faca, caz in care grupul tinta ar fi autoritatile care ar fi trebuit sa curete zona respectiva). Ceea ce trebuie mentionat clar este ca grupul tinta trebuie sa fie format din OAMENI.

Ø      Beneficiarii sunt multi. Extrapoland beneficiile, putem enumera intreaga societate ca beneficiind separat si impreuna de proiectul nostru. Ceea ce nu este total neadevarat, dar nu acesta este scopul prezentei rubrici in proiect. Incercati sa identificati argumentat pe beneficiarii directi si pe cei indirecti, fara a exagera cu imaginatia.

Ø      Nu omiteti finantatorul dintre beneficiari. Daca nu are nici un beneficiu, foarte probabil ca nu va finanta. Daca a finantat sau daca aveti dorinta sa va fie finantator, este de dorit sa prezentati beneficiile pe care le-ar avea din aceasta actiune.

Obiectivele proiectului

Un obiectiv este un deziderat urmarit in efortul de atingere a scopului. Obiectivele mai pot fi vazute ca rezultate partiale ale proiectului.

De foarte multe ori se confunda obiectivele cu activitatile. Trebuie sa tinem cont de faptul ca, in timp ce un obiectiv reprezinta un punct in care dorim sa ajungem, activitatile reprezinta modul in care ajungem in acel punct.

Un obiectiv trebuie sa aiba anumite caracteristici, dupa cum urmeaza:

Specific - obiectivul trebuie sa fie specific scopului, ceea ce inseamna ca nu are rost sa ne propunem atingerea unui obiectiv care nu ne conduce catre atingerea scopului;

Masurabil - trebuie sa fie astfel formulat, incat la sfarsitul proiectului sa ne putem da seama daca il vom fi atins sau nu;

Abordabil - sa poata fi atins;

Realist - trebuie sa fie realist din partea organizatiei sa-si propuna obiectivul respectiv;

Incadrabil in timp - trebuie sa se poata identifica data la care sa fie atins proiectul, cu precizie.

Activitatile din cadrul proiectului

Asa cum spuneam mai sus, activitatile reprezinta mijloacele de atingere a obiectivelor. Prin urmare, sectiunea referitoare la activitati trebuie sa cuprinda descrierea detaliata a ceea ce organizatia urmeaza sa intreprinda pentru atingerea obiectivelor. Activitatile se elaboreaza pentru fiecare obiectiv in parte. Pentru a face acest lucru, referitor la fiecare obiectiv, trebuie sa ne raspundem la urmatoarele intrebari:

Ce anume avem de facut pentru atingerea obiectivului?

Raspunsul la aceasta intrebare il constituie activitatile ce trebuie intreprinse.

Ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei activitati?

Raspunsul ne ajuta sa evaluam resursele de care avem nevoie, inclusiv cele umane.

Care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor?

Raspunsul la aceasta intrebare ne ajuta sa determinam secventele in timp.

Planul de evaluare

Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. Evaluarea se face neaparat la sfarsitul proiectului, dar este deosebit de util ca pe parcursul lui sa aiba loc evaluari partiale. Asociat termenului "evaluare" intalnim mai intotdeauna pe cel de "monitorizare". Conform unei definitii date de Charities Evaluation Services, monitorizarea reprezinta procesul de culegere sistematica de date cu referire la mersul proiectului si analizarea acestora.

Spre deosebire de evaluare care reprezinta analiza a ceea ce s-a intamplat, monitorizarea presupune analizarea a ceea ce se intampla. Asadar putem considera ca monitorizarea are doua functii:

una care se refera la mentinerea proiectului in parametrii stabiliti in cadrul planului de proiect (prin "analizarea a ceea ce se intampla") ;

si alta care consta in asigurarea informatiilor necesare procesului de evaluare ("culegerea sistematica de date").

O evaluare este eficienta numai daca:

Obiectivele proiectului sunt SMART (S-specifice, M-masurabile, A- abordabile, R-realiste, T-incadrabile in timp);

Monitorizarea se face pe parcursul intregului proiect, informatiile fiind culese si prelucrate cu grija;

Cei care fac evaluarea doresc sa fie critici cu activitatea lor si a organizatiei (evaluarea nu are nici un sens sa fie facuta daca oamenii nu sunt capabili sa admita ca pot gresi);

Membrii echipei de proiect doresc sa puna in aplicare schimbarile identificate a fi necesare ca urmare a evaluarii.

Evaluarea finala presupune si o masurare a succesului proiectului. Elementele urmarite in masurarea succesului sunt urmatoarele:

Ø      Incheierea proiectului in intervalul de timp alocat;

Ø      Incheierea proiectului in limitele costului prevazut de buget;

Ø      Incheierea proiectului la nivelul de performanta stabilit in etapa de planificare;

Ø      Incheierea proiectului cu schimbari minime sau aprobate de toate partile implicate;

Ø      Incheierea proiectului fara a perturba celelalte activitati ale organizatiei;

Ø      Incheierea proiectului cu un sentiment de realizare a membrilor echipei;

Ø      Acceptarea proiectului de catre beneficiar.

Asadar, pentru elaborarea unui plan de evaluare, trebuie stabilite cateva aspecte si anume:

Ø      Ce anume vom evalua ?

Ø      Ce criterii vom folosi pentru a evalua ceea ce am stabilit ca vom evalua ?

Ø      Cum anume urmeaza sa culegem informatiile pe care le vom folosi in procesul de evaluare ?

Referitor la acest din urma aspect, trebuie avut in vedere ca informatiile folosite in evaluare pot fi cantitative si calitative. Daca in privinta celor cantitative, modalitatile de a fi culese sunt mai lesne de identificat, lucrurile se complica, intr-o oarecare masura, atunci cand se pune problema de a aduna informatii calitative. In general, pentru a face acest lucru, solicitantii au la indemana urmatoarele mijloace:

Ø      Observatia (cu cat mai valoroasa cu cat persoana care o efectueaza este mai obiectiva);

Ø      Culegerea opiniilor beneficiarilor proiectului prin:

Ø      Interviuri;

Ø      Chestionare;

Ø      Sondaje de opinie;

Ø      Solicitarea opiniilor unor specialisti in domeniul la care se refera proiectul;

Ø      Monitorizarea relatarilor din presa, cu privire la activitatile din cadrul proiectului.

Bugetul

Bugetul unui proiect reprezinta un "tablou" in care sunt reprezentate costurile necesare derularii activitatilor din cadrul proiectului si, deopotriva, veniturile estimative, necesare pentru acoperirea costurilor respective.

Cu alte cuvinte, bugetul se compune din doua parti:

Ø      Bugetul de cheltuieli 

Ø      Bugetul de venituri 

In aceasta etapa (a elaborarii elementelor esentiale ale planului de proiect) trebuie stabilit bugetul de cheltuieli. Abia in urma cercetarii pietei finantatorilor si stabilirea potentialilor finantatori ai proiectului, se poate realiza si bugetul de venituri care impreuna cu cel de cheltuieli, trebuie trimis finantatorului/finantatorilor caruia/carora dorim sa ne adresam. Bugetul de cheltuieli poate fi privit ca fiind transpunerea activitatilor din cadrul proiectului in cifre. Daca luam drept valabila aceasta afirmatie, trebuie sa ne fie clar faptul ca, pentru intocmirea bugetului de cheltuieli trebuie sa plecam de la estimarea resurselor necesare derularii fiecarei activitati in parte, in aceasta operatiune trebuind sa cuprindem si activitatile din procesul de evaluare.

Categorii de cheltuieli in cadrul bugetului

In general, toate categoriile de cheltuieli ce trebuie acoperite de catre organizatiile neguvernamentale in cadrul priectelor pot fi impartite in doua grupe: cheltuieli directe si cheltuieli indirecte.

Cheltuielile directe pot fi urmatoarele:

Ø      Salariile personalului care lucreaza pentru proiectul respectiv;

Ø      Cheltuielile cu publicatiile ce se tiparesc in cadrul procesului;

Ø      Cheltuielile de deplasare (transport, cazare, diurna);

Ø      Cheltuielile cu echipamentul si consumabilele (pentru achizitionare sau utilizare);

Ø      Inchirierea de spatii necesare derularii unor activitati din cadrul proiectului; 

Ø      Cheltuieli cu comunicatiile;

Cheltuielile indirecte pot fi:

Ø      Salariile personalului administrativ sau procente din acesta (este vorba de persoanele care nu lucreaza nemijlocit in cadrul proiectului, dar care prin munca depusa, contribuie, in mod indirect, la bunul mers al proiectului: directorul executiv, contabilul, secretara, soferul etc.);

Ø      Chiria sediului in care solicitantul isi desfasoara activitatea sau un procent din aceasta;

Ø      Intretinerea;

Ø      Comisioanele bancare.

Modul de intocmire a bugetului de cheltuieli

Asa cum s-a mentionat mai inainte, bugetul cuprinde doua tipuri de cheltuieli: unele directe si unele indirecte. Tinand cont de acest lucru, este de recomnadat a se incepe elaborarea bugetului de cheltuieli cu cheltuielile directe, folosindu-se formatul de mai jos:

Utilizandu-se formularul de mai sus, putem construi bugetul estimand, pentru fiecare activitate in parte, sumele aferente fiecarei categorii de cheltuieli. Astfel, vom obtine pe ultima linie a tabelului, totalul de cheltuieli pentru fiecare activitate in parte, iar pe ultima coloana din dreapta, totalul pentru fiecare categorie de cheltuieli. In casuta din dreapta-jos se obtine totalul de cheltuieli directe ale proiectului care, bineinteles, trebuie sa fie acelasi, fie ca este calculat totalizand sumele aflate pe ultima linie a tabelului, fie ca este obtinut facand totalul sumelor aflate pe ultima coloana din dreapta.

Exista o categorie de cheltuieli, mai precis salariile unora dintre angajati (cum ar fi coordonatorul de proiect), care nu pot fi defalcate pe activitati. De aceea, trebuie prevazuta o coloana separata pentru aceste cheltuieli. Sumele aferente trebuie prevazute in coloana respectiva, in dreptul categoriei de cheltuieli "salarii". Astfel, facand suma pe orizontala, se obtine totalul cheltuielilor, cu salariile si onorariile, cuprinzand atat salariile care pot fi defalcate pe activitati, cat si salariile care nu pot fi defalcate.

Dupa stabilirea bugetului de cheltuieli directe, urmeaza sa se adauge cheltuielile indirecte (vezi categoriile enuntate mai sus), care trebuie sa fie estimate in functie de ponderea pe care o detine proiectul respectiv in intreaga activitate a organizatiei.

Asadar, pentru realizarea bugetului trebuie parcurse urmatoarele etape :

Ø      Planificarea activitatilor proiectului;

Ø      Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si subactivitate;

Ø      Estimarea potentialelor surse de venituri;

Ø      Reducerea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;

Ø      Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor - sume, perioade);

Ø      Aprobarea bugetului;

Ø      Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

Ø      Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului;

Ø      Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp;

Ø      Consultati, la intocmirea bugetului, toate persoanele implicate in acesta, pentru a fi realist;

Ø      Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.