RECRUTAREA FORTEI DE MUNCA

Continutul procesului de recrutare

Recrutarea personalului este una dintre cele mai importante activitati pe care specialistii serviciului Resurse Umane le desfasoara in cadrul organizatiei: asigurarea resurselor umane necesare. Scopul activitatii de recrutare este de a atrage un numar suficient de posibili angajati corespunzatori, care sa candideze pe posturile vacante din organizatie.

O organizatie care stie sa gaseasca si sa angajeze personal capabil sa-si asume responsabilitati sporite are o pozitie mult mai avantajoasa in raport cu organizatiile aflate in continua cautare a fortei de munca potrivite, incapabile sa-si fidelizeze personalul.

Recrutarea este prima parte din procesul de ocupare a unui loc de munca vacant si include examinarea atenta a locului de munca si a cerintelor sale, pentru a se putea identifica sursa adecvata de candidati si modul in care acestia pot fi atrasi sa candideze.

Principalul scop al activitatilor de recrutare este de a atrage un numar suficient de posibili angajati corespunzatori, care sa candideze la posturile libere din cadrul organizatiei.

Cand recurg la recrutarea si selectia de personal, managerii nu achizitioneaza niste marfuri neinsufletite, cum ar fi o macara sau un computer. Ei trebuie sa angajeze fiinte umane, care isi urmaresc propriile scopuri, asa cum managerii si le urmaresc pe ale lor. In majoritatea cazurilor, oamenii nu cauta, pur si simplu, o slujba, ci cauta slujba care sa li se potriveasca.

Alegerea unui post gresit poate fi un dezastru, atat pentru angajat cat si pentru manager si organizatie. Prin urmare, in cursul procesului de recrutare si selectie, organizatia (reprezentata de manager) si candidatul incearca sa determine in ce masura le pot fi satisfacute interesele lor distincte prin atribuirea respectivului post. Solicitantilor trebuie sa li se ofere o idee cat mai completa despre post, cu toate dificultatile lui, astfel incat sa se poata decide daca il doresc sau nu.

Problema esentiala, care se pune in fata recrutarii, este de a asigura o corelare cat mai buna intre aptitudinile individuale si cerintele postului respectiv.

In felul acesta "poate fi depasita opinia acelora care considera recrutarea unui individ ca pe o grefa de organ si parerea acelora care considera recrutarea ca pe un compromis intre dorinta si posibilitate."

In stabilirea nevoii de recrutare se porneste de la o analiza lucida a volumului de munca din cadrul sectorului pentru care se face recrutarea pentru a stabili necesarul suplimentar de posturi.

Recrutarea si selectia sunt procese costisitoare, dar greselile in angajarea oamenilor pot fi si mai costisitoare. Desigur, este necesara o anumita pregatire, dar ea va fi rasplatita. De exemplu, daca stim ca un post va deveni vacant, acest lucru reprezinta un bun prilej de a-l revizui. Sunt necesare schimbari? Ar putea fi postul conceput mai bine? Care sunt recompensele intrinseci si extrinseci pe care le ofera? Daca ne luam ragazul necesar pentru a analiza postul respectiv, devine simplu de construit o imagine despre tipul de persoana care ar trebui sa-l ocupe. Daca avem o idee clara despre ce anume ne trebuie, ne este mult mai usor sa facem propuneri corecte candidatilor interesati, evitand astfel neplacerile si costul recrutarii unor persoane nepotrivite.

Existenta unei politici de recrutare la nivelul fiecarei organizatii este decisiva pentru realizarea obiectivelor acestui proces, politica de recrutare fiind "codul de conduita al organizatiei" in acest domeniu de activitate

Avand drept "cadru aceste principii de politica" organizatia poate demara conceperea si punerea in aplicatie a planurilor detaliate si a procedurilor de recrutare. Necesitatea existentei acestor documente este justificata de nevoia de a avea siguranta ca practicile de recrutare sunt sistematice, consecvente si capabile sa raspunda necesitatilor organizatiei.

In general aceste planuri contin referiri la necesarul cantitativ, calitativ, de timp si cost, dar si la persoanele responsabile pentru realizarea rezultatelor dorite.

Procedurile de recrutare "trebuie sa fie suficient de flexibile pentru a se putea raspunde adecvat la solicitarile departamentelor pentru care se face recrutarea, dar si la cele venite din partea potentialilor candidati."

Recrutarea personalului nu constituie o simpla activitate de aprovizionare cu personal, asa cum din nefericire este deseori perceputa de personalul serviciului Resurse Umane, ci una de marketing deoarece, atunci cand incearca sa recruteze personal organizatia nu face altceva decat sa iasa pe piata externa a fortei de munca si sa concureze cu alte organizatii pentru obtinerea de candidati corespunzatori. Ca urmare, este foarte important ca aceste activitati sa fie derulate in asa fel incat imaginea publica a organizatiei sa fie protejata, daca nu chiar intarita. Daca sunt tratati corect si eficient, candidatii comunica mai departe o imagine pozitiva, chiar si atunci cand cererea lor de angajare nu are succes.

Invers, daca oamenii au senzatia ca cererea lor a fost tratata superficial sau incorect, se grabesc sa imprastie in jur opinia lor negativa.

Recrutarea resurselor umane, este activitatea de identificare a persoanelor ce prezinta caracteristicile corespunzatoare posturilor ramase neocupate in structura organizatiei si de atragere a acestor persoane catre organizatia respectiva.

Nevoile de recrutare pot fi

v    strategice (determinate de restructurari, retehnologizari, modernizari);

v    determinate de nevoi temporare (pierderi de salariati din diverse motive);

v    determinate de miscari interne de personal

Caracteristicile procesului de recrutare

v          este un proces de interactiune intre organizatie si candidati, in care partile se pot atrage sau respinge;

v          este un proces bidimensional, in care candidatul trebuie sa fie multumit de organizatie iar organizatia de candidatul implicat in proces;

v          este un proces de comunicare cu dublu sens, in care partile isi transmit reciproc semnale;

v          reclama compromisuri intre parti pentru armonizarea cerintelor si preferintelor lor;

v          reclama deplina transparenta a ambelor parti, trebuie sa se bazeze pe date si informatii corecte, reale, care sa poata fi probate in orice moment.

Etapele preliminare ale unui bun proces de recrutare

elaborarea politicilor de recrutare;

stabilirea unor proceduri de rutina;

realizarea analizei postului;

utilizarea fiselor de post;

elaborarea specificatiilor de personal;

publicarea anunturilor de angajare.

Revenind la importanta procesului de recrutare (in) pentru realizarea obiectivelor organizationale, insistam asupra necesitatii de a se acorda o atentie deosebita fiecareia dintre aceste etape pentru a desfasura un proces de recrutare performant si de calitate.

Este clar ca, pentru a gasi persoana potrivita pentru post, trebuie sa avem o idee exacta despre continutul acestuia si despre aptitudinile si calitatile pe care le pretinde.

Cele trei etape care ne sunt necesare in obtinerea acestor informatii sunt prezentate in figura urmatoare:

Etapele preliminare ale unui bun proces de recrutare

Analiza postului

Analiza postului reprezinta procesul de examinare detaliata si sistematica a continutului acestuia.

Analiza postului este procesul prin care se obtin si se prelucreaza informatii esentiale legate de un anumit post. Prin analiza postului se studiaza atat postul cat si caracteristicile lui cat si cunostintele, experienta si aptitudinile necesare titularului.

De ce este necesara analiza postului:

w       furnizeaza informatii corecte asupra postului;

w       justifica deciziile de personal.

Ce presupune analiza postului:

Abordarea prin cuvinte cheie

w       Ce se face?

w       Cand se face?

w       De ce se face?

w       Unde se face?

w       Cum se face?

Responsabilitati

w       Responsabilitatea fata de munca celorlalti

w       Responsabilitatea fata de resursele materiale

w       Responsabilitatea fata de buget/bani

Relatiile de munca

w       Relatii cu superiorii (daca se prevad)

w       Relatii cu colegii

w       Relatii cu alte departamente sau agentii

w       Relatii cu clientii sau cu beneficiarii

w       Relatii cu subordonatii

Cerintele postului

w       Standardul pretins pentru performante si rezultate

w       Experienta si aptitudinile necesare

w       Aptitudinile analitice necesare

w       Educatia si instruirea necesare

w       Starea fizica si de sanatate (daca este necesar)

w       Motivatia si abilitatile sociale necesare

w       Atitudinea sau abordarea de ansamblu fata de activitatea in discutie

w       Posibilitatea atragerii unor persoane cu o pregatire profesionala deosebita

Desi costurile unor noi angajari sunt substantiale, sunt cazuri in care acestea sunt mult mai reduse decat cele necesare instruirii personalului intern in vederea ocuparii unor posturi noi.

Conditiile de munca

w       Conditiile fizice si ambianta

w       Conditiile sociale si colectivul

w       Conditiile economice, inclusiv cele de plata

Verificarea

w       Verificarea postului printr-o discutie cu fostul detinator al acestuia

w       Verificarea postului impreuna cu superiorul ierarhic (daca exista)

Principalele argumente care vin sa justifice activitatea de analiza a posturilor sunt urmatoarele:

Evidentiaza si clarifica posturile pentru care se cauta noi angajati;

Furnizeaza fise de post care pot asigura argumente esentiale pentru cei care conduc interviurile de selectie;

Asigura posibilitatea de redactare a specificatiilor de personal sau de rol, in scopuri de selectie sau de instruire profesionala;

Poate furniza materialul elementar pe baza caruia sa se faca evaluarea performantei;

Este o conditie initiala obligatorie pentru orice tentativa de evaluare analitica a posturilor;

Poate facilita analiza structurilor organizatorice, prin evidentierea clara a unitatilor elementare din cadrul organizatiei (adica a posturilor);

Poate facilita evaluarea necesarului de instruire.

Avantajele prezentate mai sus se adreseaza factorilor de conducere si in mod special managerilor de linie, dar exista si avantaje directe pentru angajatii individuali:

Li se poate da o idee clara in privinta principalelor responsabilitati pe care trebuie sa si le asume;

Li se asigura o baza justificativa pentru viitoare solicitari de modificare sau imbunatatire a postului detinut (de exemplu: redefinirea postului);

Li se furnizeaza date pertinente cu privire la modalitatea de evaluare a propriilor performante;

Li se ofera posibilitatea de a participa la stabilirea propriilor obiective pe termen scurt si mediu.

Cum se efectueaza o analiza a postului

Roff si Watson (1961) il denumesc pe analistul de posturi cu termenul de "intrus" si subliniaza faptul ca "trebuie luate toate masurile de precautie. pentru ca analistul sa castige increderea persoanelor cu care are de a face." In mod evident, analiza posturilor este o chestiune delicata. Ce fel de masuri trebuie luate pentru a se derula in mod eficient? Iata in continuare o posibila lista de actiuni corespunzatoare in aceasta directie:

Se stabilesc scopurile si obiectivele concrete ale analizei, spre exemplu: evaluarea postului, planificarea organizatorica etc.

Se inainteaza conducerii un plan de ansamblu.

Se obtine sprijinul conducerii.

Se discuta acest plan cu managerii de linie si cu specialistii, operandu-se modificarile necesare.

Se solicita cooperarea reprezentantilor angajatilor.

Se intocmeste planul de detaliu, inclusiv graficul de derulare.

Daca este cazul, se selecteaza si se pregateste un analist de posturi.

Se anunta toti angajatii implicati.

Se pune in practica etapa pilot.

Se analizeaza rezultatele etapei pilot si se dezbat eventualele probleme.

Se continua cu planul final.

Se analizeaza rezultatele obtinute.

La fel ca in toate celelalte activitati de personal, orice program de analiza a posturilor presupune un efort considerabil de pregatire, chiar si inainte de a fi pus in discutia managerilor superiori si a altor manageri.

De obicei, procesul de analiza a posturilor are la baza una sau mai multe metode de culegere a datelor:

discutie - interviu intre analist si detinatorul postului (de obicei, de tip semistructurat);

chestionar;

analizarea documentatiei existente;

observare.

Fisa postului: trebuie redactata in asa fel incat sa acopere urmatoarele caracteristici ale acestuia.

Daca se doreste o descriere cat de cat corecta a postului, atunci este absolut obligatorie acoperirea adecvata a tuturor acestor caracteristici.

Prin utilizarea unui cadru definitoriu al caracteristicilor de baza, se pot aborda chestiuni dintre cele mai importante, spre exemplu:

Care este ratiunea de existenta a acestui post?

Care sunt rezultatele finale asteptate?

Care sunt activitatile - cheie care trebuie efectuate?

Cat de multa autoritate oficiala este conferita postului?

autoritatea de a angaja resurse?

autoritatea de a recruta personal?

autoritatea de a concedia/suspenda personal?

Care sunt resursele de care dispune postul?

buget de X mii lei?

un numar de X angajati?

aparatura/instalatii si utilaje/cladiri/vehicule?

Care sunt conditiile oficiale de studii si calificare, necesare pentru indeplinirea cu succes a activitatii aferente postului?

In figura urmatoare este prezentat un model obisnuit de fisa de post, pentru un post managerial.

Fisa de descriere a postului - Manager de personal

Specificatiile de personal (specificatiile postului)

Specificatia de personal - sau profilul candidatului cum i se mai spune uneori - are ca scop sa formuleze explicit atributele pe care trebuie sa le posede candidatii la postul in cauza. Prin urmare, specificatia de personal devine un rezumat al celor mai importante cunostinte, aptitudini si calitati personale de care trebuie sa dispuna un candidat pentru a putea efectua sarcinile aferente postului la un standard acceptabil de performanta.

Planul in sapte puncte, conceput in anii 1950 de profesorul Alec Roger de la Institutul National de Psihologie Industriala (national Institute of Industrial Psychology), s-a dovedit a fi cel mai popular model folosit in Marea Britanie pentru redactarea specificatiilor de personal. Iata care sunt cele sapte puncte ale acestui plan:

Atribute fizice

Care sunt conditiile necesare in materie de: stare de sanatate, forta fizica, energie si aspect fizic exterior?

Realizari individuale

Care sunt conditiile necesare in materie de: studii, pregatire profesionala si experienta?

Nivel general de inteligenta

Care sunt exigentele postului in materie de capacitate cerebrala si efort intelectual?

Aptitudini speciale

Ce tipuri de aptitudini necesita postul respectiv?

Domenii de interes personal

Care sunt domeniile de interes personal care ar putea influenta pozitiv performanta pe post?

Temperament

Care este tipul de personalitate pe care il cautam?

Circumstante speciale

Exista anumite circumstante speciale pe care postul in cauza le impune candidatilor

Principii si tehnici de recrutare

Una dintre primele masuri care trebuie luate atunci cand se planifica recrutarea de angajati este instituirea unor politici si proceduri adecvate.

Politica de recrutare reprezinta codul de conduita al organizatiei in acest domeniu de activitate. Iata in continuare un exemplu tipic in acest sens, respectiv declaratia de principiu privind politica de recrutare a organizatiei noastre

In politica sa de recrutare, organizatia isi propune sa respecte urmatoarele principii:

sa anunte pe plan intern toate posturile libere existente;

sa raspunda tuturor cererilor de angajare, cu minimum de intarziere;

sa caute, in orice imprejurare, sa-i informeze cu buna credinta pe potentialii angajati, in privinta datelor esentiale si a conditiilor de angajare aferente fiecarui post liber anuntat;

sa se straduiasca sa prelucreze cu eficienta si bunavointa toate cererile de angajare primite;

sa caute candidati pornind de la baza calificarii lor de a ocupa postul liber respectiv;

sa caute in orice imprejurare ca fiecarei persoane invitate la interviu sa i se acorde in mod echitabil atentia cuvenita;

Organizatia isi propune sa evite in orice imprejurare :

discriminarea nedreapta a potentialilor candidati pornind pe temeiul sexului, rasei, varstei, orientarii religioase sau a handicapului fizic;

discriminarea nedreapta a candidatilor care au cazier;

formularea cu buna stiinta a unor conditii false sau exagerate in cuprinsul materialelor de recrutare sau al anunturilor de angajare.

Avand drept cadru aceste principii de politica, se poate trece la conceperea si la punerea in practica a planurilor detaliate si a procedurilor de recrutare. Este nevoie de aceste documente pentru a avea siguranta ca practicile de recrutare sunt sistematice, consecvente si de natura sa raspunda necesitatilor interne. De obicei, planurile de recrutare contin referiri la necesarul cantitativ, calitativ, de timp si de cost, precum si la persoanele responsabile pentru indeplinirea rezultatelor dorite.

Procedurile de recrutare trebuie sa fie suficient de flexibile pentru a permite cadrelor de personal, in particular sa raspunda adecvat la solicitarile la care sunt supuse atat din partea departamentelor pentru care recruteaza angajati, cat si din partea potentialilor candidati. Astfel, cadrele de personal trebuie sa-si poata reorganiza campaniile de publicitate, pentru a satisface cerintele pe termen scurt ale departamentelor beneficiare, dar si capacitatea de a reprograma un interviu la o data convenabila pentru candidatii care au ajuns pe lista finala a posturilor - cheie. Pe de alta parte, trebuie recunoscut ca recrutarea nu reprezinta numai o activitate de aprovizionare cu resurse, ci si una de marketing. Asadar, atunci cand incearca sa recruteze angajati, organizatia nu face altceva decat sa iasa pe piata externa a fortei de munca si sa concureze cu alte organizatii pentru obtinerea de candidati corespunzatori. Ca urmare, este foarte important ca aceste activitati sa fie derulate in asa fel incat imaginea publica a organizatiei sa fie protejata, daca nu chiar intarita. Daca sunt tratati corect si eficient, candidatii comunica mai departe o imagine pozitiva, chiar si atunci cand cererea lor de angajare nu are succes. Invers, oamenii care au senzatia ca solicitarea lor a fost tratata superficial sau incorect, se grabesc sa imprastie in jur opinia lor negativa.

Sursele de recrutare

Sursele de recrutare a personalului sunt multiple, insa in general le

putem imparti in doua mari grupe: surse interne si surse externe

Recrutarea din personalul existent al organizatiei, are o justificare nu

numai de ordin valoric - profesional, ci si de natura psihosociala. Pentru aceasta recrutare se efectueaza trecerea in revista a salariatilor existenti prin inventarierea permanenta a capacitatilor acestora, in acest sens utilizandu-se un echipament automatizat.

Avantajele apelarii la personalul existent in organizatie sunt multiple si

merita a fi luate in considerare. Astfel:

recrutarea personalului existent in organizatie reprezinta o modalitate facila din punct de vedere a efortului si a timpului cheltuit si se reduc considerabil cheltuielile de recrutare;

persoana este cunoscuta de catre colectiv si totodata este la curent cu situatia organizatiei;

recrutarea interna influenteaza pozitiv starea de spirit a salariatilor;

salariatul stie ca recrutarea se face in primul rand din personalul organizatiei il ataseaza si mai mult de grupul sau de lucru si il determina sa fie mai eficient in rezultate;

se urmareste interesul pentru a deveni salariat al organizatiei respective.

In acelasi timp organizatia poate solicita unele propuneri din partea

salariatilor in urma carora unitatea poate oferi recompense salariatilor care contribuie la angajarea unui personal corespunzator cerintelor posturilor libere.

Dezavantajele recrutarii din interior vizeaza:

promovarea angajatilor pana cand acestia ating nivelul de incompetenta, adica un nivel la care devin necorespunzatori din punct de vedere al potentialului lor;

competitia intensa pentru promovare poate conduce la tensionarea atmosferei de lucru si la conflicte de interese in interiorul organizatiei;

reducerea numarului posibil de candidati.

Sursele externe de recrutare se folosesc cand dezvoltarea organizatiei este

foarte rapida si intr-un timp relativ scurt sau este nevoie de personal cu o inalta pregatire profesionala. Avantajele acestui stil de recrutare sunt:

ofera mai multe optiuni pentru alegerea candidatului dorit;

posibilitatea atragerii unor persoane cu o pregatire profesionala deosebita;

desi costurile unor noi angajari sunt substantiale sunt cazuri in care acestea sunt mult mai reduse decat cele necesare instruirii personalului intern in vederea ocuparii unor posturi noi.

Anunturile de angajare

La baza oricarui anunt de angajare se afla specificatia de personal si fisa de post. Atunci cand oferta de forta de munca este deficitara, anunturile trebuie sa aiba si calitatea de a-i atrage pe potentialii candidati, nu doar de a-i informa asupra principalelor caracteristici ale postului in cauza. Dar anunturile trebuie sa-i poata atrage pe candidati si cand oferta de munca este suficienta.

Publicitatea constituie un element vital al procesului de recrutare. Obiectivul urmarit trebuie sa fie acela de a patrunde cat mai adanc pe piata muncii, cu o oferta de angajare cat mai atractiva, in asa fel conceputa incat sa determine o reactie corespunzatoare din doua puncte de vedere: a) al solicitarilor de informatii suplimentare si b) al numarului de cereri depuse.

Eficacitatea unui anunt de angajare poate fi apreciata in functie de:

numarul solicitarilor de informatii suplimentare;

numarul cererilor de angajare;

gradul de compatibilitate al angajatilor cu conditiile exprimate.

Chiar si in perioadele in care exista suficienta forta de munca disponibila, este o chestiune de practica adecvata sa se urmareasca publicarea de anunturi atragatoare si competente. Atunci cand plaseaza un anunt de angajare, indiferent daca e vorba de un ziar local, de unul national sau de o revista de specialitate, organizatia in cauza "iese ala rampa", deci isi risca intr-o anumita masura propria reputatie si imagine publica. Iata de ce anumite organizatii, atat din sectorul public, cat si din cel comercial, depun mari eforturi pentru a institui un model standard si de cea mai buna calitate pentru toate anunturile lor de angajare.

Care sunt atributele pe care trebuie sa le aiba un anunt de angajare pentru a se dovedi eficace? In general, ele trebuie sa acopere urmatoarele aspecte:

sa prezinte organizatia si/sau obiectul ei de activitate cu ajutorul catorva referiri concise;

sa furnizeze detalii concise dar suficiente cu privire la caracteristicile proeminente ale postului;

sa rezume atributele personale esentiale pe care trebuie sa le posede detinatorul postului;

sa faca pe scurt si referirile necesare la eventualele atribute de dorit;

sa enunte principalele conditii de angajare si munca, inclusiv nivelul de salarizare pentru postul respectiv;

sa precizeze cum si cui trebuie trimise cererile de angajare;

sa prezinte toate punctele de mai sus intr-o forma concisa, dar atragatoare;

sa respecte reglementarile legale.