Sistemul informational al managementului public

SISTEMUL INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

1. SISTEMUL INFORMATIONAL MANAGERIAL SI COMPONENTELE SALE

Desfasurarea in bune conditii a activitatilor din sistemul administratiei publice este conditionata de existenta a doua componente esentiale: structura organizatoricasisistemul informational de management.

Daca structura organizatorica asigura desfasurarea activitatilor institutiilor administrative potrivit modului de definire a functiilor acestora, sistemul informational managerial asigura circulatia informatiei intre diferitele componente organizatorice potrivit obiectivelor stabilite.

Procesul managerial din structurile organizatorice ale administratiei de stat este inteles ca unul de folosire a informatiei, actul conducerii realizandu-se in cadrul ciclului:

Momentul central al acestui proces il reprezinta luarea deciziei. Adoptarea acesteia genereaza informatia decizionala care, transmisa la executati, se traduce in actiuni propriu-zise.

Sistemul managerial al oricarei structuri administrative poate fi privit ca o retea de informatii, de comunicari verticale si orizontale, in cadrul careia, compartimentele, personalul de conducere si personalul condus reprezinta nodurile retelei. Iata de ce, pe structura organizatorica, sistemul managerial trebuie sa utilizez 252b14c e un sistem informational adecvat si eficient.

Exercitarea autoritatii publice de catre organele abilitate in acest sens presupune existenta unor circuite informationale, care sa permita vehicularea datelor si informatiilor.

Fiecare componenta a sistemului administratiei publice este atat un emitator, cat si beneficiar de date si informatii, care deserveste sistemul in ansamblul sau.

Astfel, in vederea exercitarii atributiilor sale, Presedintele Romaniei emite decrete si mesaje.

Decretele Presedintelui se publica in Monitorul Oficial al Romaniei si reprezinta acte de aplicare cu caracter individual, cel mai adesea, sau normativ, prin exceptie.

Mesajele exprima puncte de vedere prezidentiale fata de o problema politica concreta sau fata de o lege care i-a fost inaintata spre promulgare.

Intre Presedintele Romaniei si Parlament apare, astfel, un flux informational deoarece, cel din urma, are obligatia de a lua in discutie mesajele prezidentiale.

La randul lor, Senatul Romaniei si Camera Deputatilor adopta legi, hotarari si motiuni.

Legile adoptate de cele doua camere pot fi:

-constitutionale, de revizuire a Constitutiei Romaniei;

-organice, prin care se reglementeaza sistemul electoral, organizarea si functionarea partidelor politice, organizarea si desfasurarea referendumului, organizarea guvernului, a Consiliului Suprem de Aparare a Tarii, regimul starii de asediu si de urgenta, infractiunile, pedepsele si regimul executarii acestora, acordarea amnistiei si a gratierii colective, organizarea si functionarea Consiliului Suprem al Magistraturii, a instantelor judecatoresti, a Ministerului Public si a Curtii de Conturi, Statutul functionarilor publici, contenciosul administrativ etc.;

-ordinare.

Guvernul Romaniei, in exercitarea atributiilor, adopta hotarari si ordonante. Hotararile de guvern se emit pentru organizarea executarii legii, iar ordonantele stabilesc limitele si conditiile legii.

Ministerele emit ordine si instructiuni in vederea realizarii atributiilor specifice.

Atributiile consiliilor locale (si judetene), ale primarilor si presedintilor consiliilor judetene, precum si ale organelor de specialitate ale comunelor, oraselor si judetelor serviciile publice ale acestora se realizeaza prin adoptarea sau emiterea unor acte administrative specifice. Astfel:

-consiliile locale si judetene adopta hotarari. Ele pot avea caracter normativ, aplicabile pe intregul teritoriu al unitatii administrativ-teritoriale sau caracter individual, ce produc efecte juridice fata de cei interesati, de la data comunicarii actului acestora;

-presedintii consiliilor judetene emit dispozitii cu caracter individual;

-primarii emit dispozitii cu caracter individual;

-conducatorii serviciilor publice ale comunelor, oraselor si judetelor emit acte administrative specifice, ca de exemplu, serviciul de stare civila emite acte de stare civila.

2. FUNCTIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI DIN ADMINISTRATIA PUBLICA

Pentru satisfacerea nevoilor sociale ale membrilor colectivitatilor umane, a oferirii de servicii publice in anumite conditii nu sunt suficiente doar resursele umane (functionarii publici), materiale si financiare; este necesar un permanent contact cu realitatile din mediul social, pe care-l serveste managementul public.

Sistemul informational indeplineste astfel anumite functii, ele exprimand astfel rolul si contributia lor la desfasurarea adecvata a activitatilor din cadrul institutiilor administratiei de stat.

Fig. 4. Functiile sistemului informational al managementului public

a. Functia de documentare

Functia exprima menirea sistemului de a inregistra informatiile necesare functionarilor publici pentru a fundamenta sistemul de obiective si implicit deciziile care apar din acesta.

Documentele utilizate in cadrul administratiei publice sunt numeroase si se pot clasifica dupa criterii cum sunt: continutul, forma, alfabet, data, limba etc.

Ca si activitate care permite exercitarea uneia din functiile sistemului informational din administratia publica, documentarea administrativa este integrata in sistemul national de documentare.

In acest sens, in tara noastra a fost creat Consiliul Legislativ, institutia care a preluat sarcina de a organiza evidenta oficiala a legislatiei si de a publica colectii si repertoare legislative, precum si buletine periodice de informare legislativa. Consiliul a introdus, in sistemul de evidenta a legislatiei, metode moderne de inregistrare si apelare a informatiilor reunite intr-o baza de date.

b. Functia decizionala

Sistemul informational trebuie sa asigure elementele necesare fundamentarii actelor administrative la nivelul Parlamentului si Guvernului Romaniei, a structurilor administratiei publice locale. In fond, decizia administrativa consta intr-un proces amplu de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor. Fara date si informatii, circuite, fluxuri si proceduri informationale, fara mijloacele de tratare a informatiilor nu se poate vorbi de conditii minime pentru fundamentarea unor decizii administrative eficiente, a unor acte normative care sa contribuie la crearea unui cadru corespunzator desfasurarii activitatilor in institutiile administrative de stat.

c. Functia operationala

Prin aceasta functie, sistemul informational asigura operationalizarea documentelor administrative: legi, decrete, hotarari etc. Ca atare datele si informatiile care se vehiculeaza pe circuitele informationale contribuie decisiv la intelegerea corecta a oricarui act administrativ emis, cat mai ales la aplicarea acestora.

Din punct de vedere practic, sistemul informational influenteaza activitatile pe care le desfasoara functionarii publici in aplicarea actelor normative si/sau deciziilor administrative.

PRINCIPIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

Sistemul informational al managementului din institutiile administratiei publice are la baza un ansamblu de principii ce-i permit realizarea functiilor sale specifice.

a. Principiul conceperii si restructurarii sistemului informational potrivit cerintelor managementului unei institutii publice

Conceperea si rationalizarea sistemului informational se fundamenteaza pe cerintele specifice ale managementului unei institutii publice care sunt strans corelate cu sistemele de nevoi, respectiv de interese ale societatii.

Ratiunea existentei sistemului informational o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru derularea eficienta atat a proceselor de management, cat si de executie in cadrul unei institutii publice sau a sistemului administrativ in ansamblul lui.

b. Principiul corelarii stranse a sistemului informational cu sistemul organizational si decizional din institutiile publice

In proiectarea structurilor organizatorice specifice institutiilor administrative trebuie sa se tina seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezinta si un emitator si un beneficiar de informatii, ca tipurile de relatii organizatorice, care apar intre posturi, intre compartimente, intre institutii si/sau autoritati ale administratiei publice descriu circuite informationale.

Fiecare componenta a sistemului dispune, pentru realizarea obiectivelor atribuite, de anumite mijloace de tratare a informatiilor si trebuie sa foloseasca anumite proceduri informationale.

c. Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor

Pentru asigurarea compatibilitatii intre componentele sistemului informational al administratiei publice este necesar ca modul de culegere si prelucrare a informatiilor sa fie unitar din punct de vedere metodologic.

O asemenea abordare asigura un plus de rigurozitate si faciliteaza functionalitatea sa.

Tratarea unitara a informatiilor permite trecerea la prelucrarea automata a datelor.

Aplicarea unui asemenea principiu atrage apelarea la functionarii publici specializati in domeniul informatic.

d. Principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale

Potrivit acestui principiu informatiile trebuie transmise, ori de cate ori este posibil, selectiv intrucat acestea inseamna economie de timp, resurse si implicit operativitate in fundamentarea unor decizii si/sau elaborarea unor documente administrative. Mai mult decat atat, prin transmiterea informatiilor esentiale se asigura degrevarea sistemului informational de informatii nerelevante, care afecteaza calitatea proceselor de inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor esentiale.

e. Principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie componentelor sistemului informational al administratiei publice

Pornind de la premisa ca desfasurarea proceselor de munca din institutiile administrative prezinta caracteristici temporale, este normal ca si viteza de reactie a componentelor sistemului sa fie diferita. Prin urmare si timpii de culegere, vehiculare a informatiilor si de fundamentare a documentelor administrative trebuie diferentiati.

Aceasta se realizeaza, in mod expres, prin utilizarea unor proceduri si mijloace variate pentru tratarea informatiilor.

f. Principiul asigurarii maximului de informatii dintr-un fond limitat de informatii primare

Documentele administrative se fundamenteaza pe informatii finale. De aceea se impune o eficienta valorificare si prelucrare a informatiilor care provin de la nivelurile administratiei locale si din alte terte surse.

Actele normative emise de institutiile din administratia centrala se fundamenteaza pe informatii sintetice, indeosebi finale, care sunt rezultatul unui proces amplu de documentare administrativa.

g. Principiul flexibilitatii

Presupune adaptarea continua a parametrilor sistemului informational din administratia publica la caracteristicile mediului extern. Este necesara in acest sens o abordare modulara a sistemului informational din administratie. Acesta ar facilita accesul rapid si selectiv la informatiile relevante. De asemenea, este posibila actualizarea permanenta a datelor si informatiilor, care compun sistemul la un moment dat.

4. TENDINTE PRIVIND MODERNIZAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL AL MANAGEMENTULUI PUBLIC

Modernizarea sistemului informational al managementului public constituie un proces complex, legat pe de o parte de nevoile interne de informare al institutiilor administrative, iar, pe de alta parte, de nivelul de dezvoltare al tehnologiilor de transmitere a informatiei.

Fig. 5. Modernizarea sistemului informational al managementului public

Democratia se constituie cu drepturi, libertati si obligatii. Ele necesita sa fie cunoscute si respectate de membrii societatii. De aceea, potrivit componentelor, administratia publica trebuie sa asigure accesul cetatenilor la informatiile ce se refera la drepturile si obligatiilor ce le revin fata de autoritatile publice. Acest drept al cetatenilor la informatiile publice, precum si obligatiile autoritatilor in acest sens sunt precizate la articolul 31 din Constitutia Romaniei:

"Dreptul persoanei de a avea acces la orice informatie de interes public nu poate fi ingradit.

Autoritatile publice, potrivit competentelor ce le revin, sunt obligate sa asigure informarea corecta a cetatenilor asupra treburilor publice si asupra problemelor de interes personal. Dreptul la informatie nu trebuie sa prejudicieze masurile de protectie a tinerilor sau siguranta nationala.

Mijloacele de informare in masa, publice si private, sunt obligate sa asigure informarea corecta a opiniei publice."

Acest articol permite ca prin cadrul institutional oferit sa dea nastere la serviciile de informare necesare. Reglementarile elaborate nu trebuie sa ingradeasca accesul la informatia publica, dar in acelasi timp, trebuie sa asigure protectia cetatenilor fata de accesul la informatii neautorizate sau cu caracter personal detinute de organe abilitate in acest sens.

Informatiile publice, prin continutul lor, sunt orientate catre urmatoarele directii:

- serviciile publice oferite cetatenilor de catre administratia centrala si/sau locala;

-modalitatile de organizare si functionare a serviciilor oferite (regie autonoma, societate comerciala, institutie publica etc.);

- responsabilitatile individuale si/sau de grup referitoare la organizarea si functionarea serviciilor publice;

- tipurile de prestatori ai serviciilor publice si modul prin care cetateanul participa (impozite, taxe etc.);

- servicii publice care urmeaza sa fie puse la dispozitie cetatenilor.

Relatia dintre cetatean si administratia publica se realizeaza predominant prin mijloace traditionale. La nivelul organismelor centrale si locale in ultimi ani se folosesc pentru prelucrarea informatiilor, stocarea, accesul si distribuirea lor tot mai mult, retelele de calculatoare electronice.

Gradul de cultura si civilizatie a cetatenilor, implicit dezvoltarea sociala, sunt influentate decisiv si de informarea cetateanului asupra obligatiilor si drepturilor sale. Cercetarile efectuate in domeniul evolutiei sociale in contextul societatii informationale subliniaza rolul informatiei in dezvoltarea sociala, necesitatea informarii cetateanului pentru a deveni un actor activ in viata sociala a comunitatii in care traieste.