ORGANELE CU ATRIBUTII NOTARIALE

1. Institutiui cu atributii notariale

Prin Legea nr. 36 / 1995 (art. 5) se statueaza institutiile ce au atributii notariale precum si competenta acestora (art. 8-13

a) Notarul public are atributii generale, in doctrina¹⁸ ridicandu-se la nivel de principiu monopolul notarului asupra actelor cu caracter notarial. Intrucat la aceasta institutie, care este elementul central al lucrarii de fata, voi reveni, nu insist asupra ei.

b) secretarii consiliilor locale ale comunelor si oraselor unde nu functioneaza birouri notariale vor indeplini la cererea partilor urmatoarele acte notariale :

legalizarea de semnatura de pe inscrisurile prezentate de parti ;

legalizarea copiilor de pe inscrisuri, cu exceptia celor sub semnatura privata.

c) actele mai sus mentionate pot fi indeplinite si de unele institutii sau agenti economici in masura in care depunerea lor este necesara la acestea.

d) in baza legii romane precum si a conventiilor internationale la care Romania este parte activitatea notariala poate fi desfasurata si de misiunile diplomatice si oficiile consulare romanesti din strainatate. Competenta acestora, datorita realitatiilor social-economice ce ar face mai dificila acceptarea unor acte daca ar fi intocmite de catre organele cu atributii notariale din tara respectiva, este mai extinsa si se apropie de cea a notarului public.

Potrivit art. 13 din lege la cererea persoanei fizice avand cetatenia romana sau a persoanei juridice de nationalitate romana, misiunile diplomatice si oficiile consulare indeplinesc urmatoarele acte notariale :

a)     - redactarea de inscrisuri in vederea autentificarii sau legalizarii         semnaturii ;

b)    - autentificarea inscrisurilor ;

c)     - legalizarea sigiliului si semnaturilor ;

d)    - darea de data certa inscrisurilor prezentate de parti ;

e)     - certificarea unor fapte ;

f)      - legalizarea de copii dupa inscrisuri ;

g)     - efectuarea si legalizarea traducerilor ;

h)     - primirea in depozit a documentelor si inscrisurilor prezentate de parti ;

i)       - eliberarea de duplicate de pe actele notariale intocmite de misiunea diplomatica si oficiul consular.

Activitatile prevazute la punctele c, f si g pot fi efectuate si la cererea persoanei fizice sau juridice straine in masura in care legile si reglementarile statului de resedinta nu se opun.

Actele notariale sunt indeplinite la sediile misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare, precum si la bordul navelor si aeronave sub pavilion romanesc ce se afla stationate in raza de activitate a acestor organe, precum si la domiciliul cetateanului roman ori in alt loc, daca acest lucru este prevazut in conventia internationala la care Romania si statul de resedinta sunt parti ori daca legea locala nu se opune.

Desi nu este prevazuta in Lege (art. 57) drept o competenta in materie notariala, datorita caracterului sau aflat in stransa legatura cu activitatea notariala si cu actele emanate de la aceste organe, consider ca o atributie ce tine de competenta misiunilor diplomatice si a oficiilor consulare sau de Ministerul Afacerilor Externe si supralegalizarea semnaturii si sigiliilor notarului public pentru valabilitatea actului in afara tarii sau dimpotriva supralegalizarea semnaturii si sigiliului organului emitent al actului ce provine dintr-un stat strain cu care nu avem conventii, in vederea recunoasterii caracterului autentic al acestora in cadrul activitatii notariale.

2. BIROUL NOTARIAL - ORGANIZAREA

A.   FuncTia Biroului Notarial

Nucleul de baza al activitatii notariale il constituie Biroul Notarial, asa cum este prevazut in Legea nr. 36 / 1995 (art. 14 "activitatea notarului public se desfasoara in cadrul unui birou, in care pot functiona unul sau mai multi notari asociati, cu personal auxiliar corespunzator".

Raporturile dintre notarii asociati sunt stabilite de art. 1 din Regulament in sensul aplicarii dispozitiilor privitoare la contractul de societate civila, legea facand completarea ca prin asociere notarul public nu-si pierde dreptul la biroul notarial individual.

In cadrul activitatii notariale titularul unui Birou Notarial nu poate indeplini singur toate sarcinile specifice ce le implica aceasta. Din aceasta cauza legea permite angajarea de personal de specialitate care sa ajute notarul in indeplinirea atributiilor sale, precum si notari stagiari, caz ce va fi prezentat ulterior.

Datorita liberului schimb si a liberei circulatii a persoanelor, in numeroase cazuri Notarul Public se confrunta cu acte sau persoane ce solicita redactarea unor acte intr-o limba straina. Intrucat Notarul nu este tinut a cunoaste in mod temeinic o alta limba decat cea romana si pentru cazurile in care nivelul limbilor straine cunoscute nu este suficient, pot fi angajati cu contract de munca sau in regim de conventie civila, traducatori autorizati. In cele mai frecvente dintre cazuri aceasta solutie nu este agreata fiind mai constisitoare si neasigurand acoperirea intregului numar de limbi in care se poate solicita Notarului intocmirea unui act, astfel incat este preferata colaborarea cu birouri de traducatori autorizati constituite in acest scop.

Nu in ultimul rand, ca orice activitate, si cea specific notariala implica pentru buna sa desfasurare, o eficienta administrare. Pentru aceasta in cadrul biroului notarial poate fi angajat personal administrativ si de serviciu.

Drept urmare a caracterului de serviciu public programul de functionare al biroului notarial trebuie sa cuprinda toate zilele lucratoare. In unele cazuri exceptionale activitatea notariala poate fi asigurata si in afara orelor de program¹⁹.

Afisarea programului de functionare se va face pe usa biroului notarial.

Totusi, fiind o profesiune liberala programul de functionare, precum si durata acestuia sunt lasate la aprecierea notarului.

Evidenta Birourilor Notariale precum si lucrarile privind numirea si incetarea functionarii Notarului Public se tine si intocmeste de catre personalul de specialitate din Ministerul Justitiei.

In circumscriptia unei judecatorii pot functiona unul sau mai multe birouri de Notari Publici.

Numarul notarilor publici si al birourilor notariale din localitatile aflate in circumscriptia fiecarei judecatorii si din municipiul Bucuresti se stabilesc prin ordin al ministrului justitiei, la propunerea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici. La formularea propunerilor, Consiliul Uniunii Nationale a Notarilor Publici va avea in vedere propunerile Camerelor notarilor publici, precum si cerintele rezultate din intinderea teritoriului, numarul locuitorilor, volumul si tipul procedurilor notariale solicitate de catre public, precum si onorariile incasate.

Ministrul justitiei va proceda la actualizarea numarului notarilor publici si al birourilor notariale in primul trimestru al fiecarui an, la propunerea Consiliului Uniunii Nationale a Notarilor Publici. Ordinul de actualizare va cuprinde:

a) numarul notarilor publici in functie;

b) numarul locurilor vacante pentru notarii stagiari care se vor angaja in birourile notariale;

c) numarul locurilor vacante pentru notarii stagiari care vor participa la examenul de definitivat;

d) numarul locurilor vacante pentru cei care au indeplinit timp de 5 ani functiile juridice prevazute la art. 16 lit. g) din lege si care au promovat concursul prevazut la art. 4 alin. (3) din prezentul regulament;

e) numarul locurilor vacante pentru schimbari de sediu.

Dispozitiile alin. (1) si (2) nu se aplica notarilor publici carora le-a incetat suspendarea din exercitiul functiei de notar public.

Tinandu-se cont de caracterul de serviciu public infiintarea si existenta birourilor notariale trebuie sa se faca in asa fel incat numarul acestora sa fie satisfacator cerintelor populatiei, precum si pozitionarea acestora trebuie facuta dupa criterii economice. Totusi datorita aceleiasi caracteristici nu trebuie permis ca actul notarial sa devina o afacere, in acest sens numarul birourilor notariale trebuie sa fie strict limitat la cerintele cetatenilor, justificarea acestuia trebuind facuta pe criterii clare si elocvente. Un al doilea criteriu se refera la solicitarile de posturi din teritoriu, in acest sens ministrul justitiei actualizeaza anual, de regula in primul trimestru, potrivit propunerilor Camerelor notarilor publici din teritoriu, numarul de posturi scoase la concurs, tinandu-se cont de numarul de notari stagiari ce au promovat examenul de Notari Publici. Propunerile Camerelor catre Ministrul Justitiei se fac prin Consiliul Uniunii. Totusi, desi si acesta este un criteriu pertinent, consider ca prioritate trebuie sa aiba acela potrivit caruia activitatea notariala constituie un serviciu public lasand astfel numarul de solicitari in plan secundar.

Biroul Notarial se inregistreaza la Curtea de Apel in circumscriptia careia isi are sediul, aceasta operatie trebuind realizata in termen de 60 de zile de la numirea Notarului Public. In cazuri temeinice Ministrul Justitiei poate prelungi termenul. Acesta este un termen de decadere intrucat nu afecteaza in mod direct existenta dreptului. Nerespectarea termenului atrage dupa sine "revocarea numirii Notarului Public" (art. 18 alin. 3 lege). Sanctiunea isi are ratiunile tot in caracterul de serviciu public, notarii neavand doar dreptul ci si obligatia de a-l indeplini.

Cat priveste procedura inregistrarii aceasta are ca titular pe Notarul Public, acesta adresandu-se printr-o cerere primului grefier al Curtii de Apel. In caz de absenta a acestuia presedintele Curtii de Apel va delega un alt grefier sa efectueze inregistrarea ; aceasta se face intr-un registru special. Cererea trebuie insotita de dovezi corespunzatoare cu privire la existenta sediului Biroului Notarial, confirmarea Colegiului director al Camerei Notarilor Publici in cazul in care activitatea se desfasoara pe baza unui contract de societate civila precum si existenta spatiului necesar. O alta conditie de baza o reprezinta depunerea specimenului de semnatura precum si sigiliul Notarului Public. In termen de trei zile de la inregistrare primul grefier al Curtii de Apel este obligat sa elibereze certificatul care atesta realizarea acestei operatiuni.

Certificatul eliberat de primul grefier reprezinta certificatul de nastere al Biroului Notarial activitatea notariala neputand fi desfasurata in lipsa acestuia, cu toate ca a fost numit in functie anterior.

Toate aceste acte formeaza dosarul Biroului Notarial in acesta consemnandu-se operatiunile ce au ca obiect Biroul Notarial de-a lungul timpului : modificarile privitoare la modul de desfasurare a activitatii in cadrul Biroului Notarial, schimbarea sediului, radierea Biroului Notarial, precum si inregistrarea si radierea sediilor secundare.

Aceasta reglementare (art. 18 alin. 1 lege) isi are ratiunile in faptul ca spre diferenta de alte organe statale organizarea institutiei notariale este lasata intr-o oarecare masura la latitudinea titularului acesteia, pentru buna sa activitate fiind necesare a se indeplini si unele conditii practice, materiale, pe langa cele legate strict de investirea in functie.

B.    SEDIILE SECUNDARE ALE BIROURILOR NOTARIALE

Potrivit art. 115 din lege pentru o mai buna acoperire a necesitatilor din teritoriu, titularii birourilor notariale pot infiinta sedii secundare ale acestora²⁰. Este evident ca si aceste   sedii functioneaza dupa aceleasi reguli, competenta fiind similara cu cea a Biroului-mama, iar atributiile notarului fiind exercitate tot de notarul titular, insa cu reducerea programului de lucru.

Pentru deschiderea de sedii secundare sunt cerute trei conditii :

a) sediul secundar sa se afle intr-o alta localitate. Deoarece persoanele interesate din localitatea unde Biroul Notarial isi are sediul principal s-ar putea adresa la acesta este de la sine inteles cerinta legii prin care se doreste favorizarea accesului partilor la servicii notariale ;

b) localitatea unde se afla sediul secundar sa se afle in aceeasi circumscriptie teritoriala. Intrucat nu este prevazita, s-a iscat o discutie²¹ asupra notiunii de circumscriptie teritoriala.

Intr-o prima opinie, prin aceasta se intelege circumscriptia judecatoriei, opinie bazata pe referirea in unele prevederi ale Regulamentului la sintagma "circumscriptie teritoriala" in sensul raportat la judecatorie.

Totusi pentru ca legea nu o precizeaza, deci nu instituie o norma imperativa, apreciez ca referirea la circumscriptie teritoriala trebuie interpretata in sensul mai larg al acesteia si anume cu referire la Curtea de Apel.

In acest sens, evocand un caz particular²², se aduce in discutie problema posibilitatii unui notar public cu sediul in Bucuresti de a deschide un sediu secundar in raza Curtii de Apel Bucuresti. Se apreciaza ca potrivit reglementarilor cu privire la organizatiile notariale, Camerei Notarilor Publici ii corespunde Curtea de Apel si nu alta forma de organizare judecatoreasca. Totodata, dat fiind faptul ca razele judecatoriilor de sector din cadrul municipiului Bucuresti se limiteaza la acesta ar fi inechitabil pentru notarii din municipiul Bucuresti ca sa nu beneficieze de acest drept mai ales atunci cand legea nu distinge atunci cand reglementeaza sediile secundare. Iar ca un supraargument, trebuie facuta o interpretare istorica a legii si intrevazuta motivatia pentru care au fost introdusa posibilitatea de a infiinta sediu secundar. Aceasta isi are drept scop asigurarea accesibilitatii cetatenilor la seriviciile notariale, neputandu-se diminua aceasta posibilitate fara o reglementare expresa a Legii.

Un alt aspect il reprezinta prorogarea de facto a competentei notarului in problemele ce tin de competenta teritoriala speciala, prin infiintarea de sedii secundare. O asemenea problema poate apare doar prin recunoasterea dreptului de a infiinta sedii secundare si in raza altei judecatorii decat in cea in care se afla sediul principal.

Este vorba de competenta biroului notarial in ceea ce priveste procedura succesorala si actele de protest al titlurilor de valoare, intrucat eliberarea duplicatelor si reconstituirea actelor notariale nu comporta discutii in problema de fata. S-ar putea considera ca birourile notariale secundare nu ar putea efectua acte ce nu sunt de competenta sediilor principale.

Dar trebuie tinuta seama ca infiintarea si organizarea sediilor secundare se face dupa aceleasi reguli aplicabile in dreptul comun, fiind totodata in interesul cetatenilor ca acesta sa aiba competenta similara unui birou notarial de sine statator. Totodata prin instituirea acelorasi reguli de infiintare (art. 115 alin. 3) ca in cazul sediului principal si pentru ca legea nu distinge vreo derogare de la normele comune privind functionarea si organizarea sediilor secundare, consider ca acestea sunt in fond niste adevarate biroul notariale singura diferenta fiind natura temporara a acestora.

c) a treia cerinta a legii o reprezinta inexistenta in localitatea respectiva a unui alt birou notarial. Este o cerinta fireasca, infiintarea sediului secundar avand tocmai scopul de a usura accesul public la serviciile notariale, in cazul existentei unui birou notarial, acesta putand fi realizat. Nu are importanta volumul cererilor sau al lucrarilor care ar putea fi peste posibilitatile organizarii notariale existente. Este evident ca intr-o localitate unde exista un sediu secundar nu poate fi deschis un al doilea sediu secundar de catre un alt notar public.

In cazul infiintarii unui birou notarial principal in acea localitate existenta sediului secundar trebuie sa inceteze.

Privitor la programul de functionare, se arata ca acesta nu trebuie sa afecteze orarul sediului principal.

In cazul desfiintarii sediului secundar, arhiva acestuia va fi preluata, in masura posibilitatilor, de catre biroul notarial nou infiintat sau, daca acest lucru nu este posibil, de catre Camera Notarilor Publici.

Fiind obligatorii toate reguliile aplicabile sediilor principale, aceleasi registre de evidenta ca si la sediul principal, vor fi tinute si de catre sediile secundare.

C. INREGISTRAREA ACTELOR SI EVIDENTELE BIROURILOR NOTARIALE

Pentru functionarea corespunzatoare a birourilor notariale este necesara tinerea unei evidente prin inregistrarea actelor intocmite, in registre speciale. Din aceasta cauza Regulamentul (art. 40 si urm.) impune obligativitatea organizarii unei activitati de registratura atat pentru posibilitatea conservarii si materializarii activitatii notariale cat si pentru exercitarea controlului profesional prevazut de lege.

Actele intocmite precum si consultatiile notariale vor fi intregistrate mentionandu-se totodata si onorariul. In cazul functionarii in acelasi birou notarial a mai multor notari publici asociati in cadrul inregistrarilor se va evidentia separat fiecare lucrare in functie de notarul care a efectuat-o, iar daca prin contractul de societate s-a stipulat ca registrele sa fie tinute separat vor exista atatea exemplare cati notari publici asociati sunt.

Aceste registre sunt:

a) registrul general;

b) opisul registrului general;

c) registrul de succesiuni;

d) opisul succesiunilor;

e) registrul de termene succesorale;

f) registrul de depozite;

g) registrul de proteste;

h) registrul de consultatii juridice notariale;

i) registrul de traduceri;

j) registrul de corespondenta.

In registrul general se inregistreaza toate lucrarile notariale, cu exceptia celor privind procedura succesorala, primirile in depozit de inscrisuri, documente si valori si protestele. Fiecare lucrare va avea numarul ei de inregistrare, chiar daca partea solicita eliberarea mai multor exemplare de pe inscrisul intocmit.

Inscrisurile autentice vor fi inregistrate distinct dupa obiectul lor, avand si un numar special de autentificare.

In cazul autentificarii unui act inregistrat ca proiect sau ca urmare a reformarii incheierii de respingere, se procedeaza la o noua inregistrare.

In opisul registrului general se trec numele si prenumele tuturor partilor ce care figureaza in actele intocmite, in ordine alfabetica. Legalizarile copiilor si traducerile nu se opiseaza.

In registrul de succesiuni se inregistreaza dosarele succesorale.

Pentru evitarea unei duble proceduri succesorale, dosarul succesoral se va intocmi numai dupa ce se va verifica din oficiu ca nu exista un alt dosar format in cauza, la acelasi birou notarial sau la un alt birou de notar public din aceeasi circumscriptie teritoriala. Neintocmirea dosarului succesoral pentru acest motiv va fi adusa la cunostinta partilor interesate direct sau prin corespondenta, dupa caz.

Pozitia din registrul succesoral se inchide la eliberarea certificatului de mostenitor, la suspendarea dosarului sau in alte cazuri de inchidere a procedurii succesorale.

Repunerea pe rol a unei cauze succesorale se va face dupa o noua inregistrare cu mentiunea corespunzatoare in coloana de observatii la vechiul dosar.

In opisul succesoral se trec numele si prenumele autorului succesiunii si numarul de inregistrare a dosarului.

Daca in circumscriptia unei judecatorii functioneaza mai multe birouri notariale, se va tine si un opis de evidenta a procedurilor succesorale inregistrate in intreaga circumscriptie teritoriala, de biroul notarial desemnat de Colegiul director al Camerei notarilor publici.

Evidentele prevazute la alin. (2) se pot tine si centralizat, la nivelul fiecarei Camere a notarilor publici sau al unor sedii organizate de catre acestea.

Registrul de termene succesorale evidentiaza sedintele si solutiile in cauzele ce privesc procedura succesorala notariala.

Certificatele de mostenitor vor avea un numar mentionat in acest registru, in ordinea solutionarii cauzelor.

Celelalte solutii privind suspendarea sau clasarea cauzelor succesorale se vor mentiona in registrul de termene succesorale.

La sfarsitul fiecarei luni secretarul biroului notarial inscrie in registrul de termene succesorale situatia dosarelor existente pe rol, cele rezolvate, cu solutiile date, taxele si onorariile stabilite, precum si cauzele ramase nesolutionate.

Registrul de depozite cuprinde mentiuni referitoare la inscrisurile, documentele si valorile mentionate in procesul-verbal de inventariere a bunurilor succesorale pe care notarul public a incuviintat sa le pastreze in biroul sau.

Depozitele neridicate la sfarsitul unui an se vor inregistra in anul urmator cu taxa de timbru si onorariul stabilit de notarul public.

In registrul de proteste se inregistreaza zilnic si in ordinea datei efectele de comert prestate cu efectuarea mentiunilor cerute de lege.

In registrul de consultatii juridice notariale se inregistreaza toate consultatiile juridice, iar in cazul celor scrise, se va pastra intr-o mapa speciala cate un exemplar al acestora.

In aceeasi mapa se pastreaza si proiectele actelor juridice si procesele-verbale incheiate in conditiile art. 92 din lege.

Notarii publici care folosesc traducatori angajati cu contract de munca vor tine si un registru de traduceri. In acest caz, traducerile se vor inregistra in acest registru si nu se vor inscrie in registrul general.

In registrul de corespondenta se inscrie corespondenta oficiala a notarului public, neinregistrata in alte registre.

Inainte de utilizare, toate registrele vor fi numerotate, sigilate si semnate de notarul public, incheindu-se in acest sens un proces-verbal pe prima pagina a registrului.

La terminarea registrului sau anului calendaristic se va intocmi sub ultima inregistrare un proces-verbal de inchidere.

Inregistrarile se fac in momentul si in ordinea primirii lucrarilor.

Erorile de inregistrare se indreapta fara a se sterge vechiul text, peste care se trage o linie, astfel ca acesta sa poata fi citit.

La nivelul Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania se infiinteaza urmatoarele registre:

a) Registrul national de evidenta a succesiunilor, in care se inregistreaza cauzele succesorale referitoare la cetatenii straini sau apatrizi, cu ultimul domiciliu in strainatate, de pe urma carora au ramas bunuri imobile in Romania (RNSE);

b) Registrul national de evidenta a testamentelor autentice (RNTA), in care se inregistreaza toate dispozitiile testamentare si revocarea lor;

c) Registrul national de evidenta a optiunilor succesorale (RNOS), in care se inregistreaza toate actele notariale referitoare la acceptarea pura si simpla, acceptarea sub beneficiu de inventar si renuntarea la succesiune;

d) Registrul national de evidenta a revocarii procurilor (RNPR), in care se inregistreaza toate actele de revocare expresa a procurilor date in scopul incheierii de acte si indeplinirii de proceduri notariale.

Declaratiile de renuntare la succesiune, de acceptare pura si simpla sau sub beneficiu de inventar se fac in forma autentica si se inscriu pentru opozabilitate in Registrul national de evidenta a optiunilor succesorale (RNOS) prevazut la art. 56¹.

Fac exceptie de la dispozitiile alin. (1) declaratiile de acceptare pura si simpla facute in cadrul dezbaterii succesorale si consemnate in incheierea de sedinta.

Declaratiile de optiuni succesorale inscrise in Registrul national de evidenta a optiunilor succesorale se pastreaza in mape tinute de Uniunea Nationala a Notarilor Publici.

Datorita faptului ca birourile notarilor publici sunt organizare dupa principiul liberei initiative acestea se constituie ca agenti economici, drept pentru care notarii publici sunt obligati sa tina, pe langa registrele specifice profesiei, si anumite registre contabile²³.

Acestea sunt :

registrul de casa ;

registrul de incasari si plati ;

registrul de inventar ;

registrul de control.

D. ARHIVA

Notarul public sau, dupa caz, notarul asociat, care a fost hotarat prin contract de asociere, are obligatia de a desemna o persoana din randul angajatiilor sai care va raspunde de problemele legate de arhiva. Daca acest lucru nu este posibil, raspunderea ii revine notarului public.

3. COMPETENTA

In domeniul procedurii civile competenta este definita²⁴ ca fiind aptitudinea recunoscuta de lege a unui organ al statului de a solutiona o anumita problema. In materie notariala²⁵, competenta determina cererile si procedurile specifice care intra in atributiile notarului public. In reglementarea competentei notarului (Cap. II din Legea nr. 36 / 1995) sunt observate²⁶ unele inconsecvente terminologice. Astfel, unele referiri ale Legii privesc "competenta notarului public" (art. 10 alin. 1 lit. a), iar altele "competenta biroului notarial" (art. 10 alin. 1 lit. b, art. 11, ce reglementeaza conflictele de competenta). Consider, alaturi de jurisprudenta mentionata, ca in spiritul evitarii unor confuzii legiuitorul ar trebui sa se refere la organul competent si nu la persoanele care-l alcatuiesc. Interpretarea acestei ambiguitati se impune prin asimilarea termenului de "notar public", atunci cand este vorba de competenta, cu cel de birou notarial.

A. Competenta materiala. Birourile Notariale au o competenta materiala generala in materia actelor notariale, Legea reglementand si o competenta teritoriala exceptionala.

Potrivit art. 8 din Lege, Notarul Public indeplineste urmatoarele acte notariale :

a)     redactarea inscrisurilor cu continut juridic, la solicitarea partilor ;

b)    autentificarea inscrisurilor redactate de Notarul Public, de parti personal sau de avocat²⁷ ;

c)     procedura succesorala notariala ;

d)    certificarea unor fapte in cazurile prevazute de lege ;

e)     legalizarea semnaturii de pe inscrisuri, a specimenului de semnatura, precum si a sigiliilor ;

f)      darea de data certa inscrisurilor prezentate de parti²⁸

g)     primirea in depozit a inscrisurilor si documentelor prezentate de parti ;

h)     actele de protest ale cambiilor, biletelor la ordin si a cecurilor²⁹;

i)       legalizarea copiilor dupa inscrisuri ;

j)       efectuarea si legalizarea traducerilor³⁰ ;

k)     eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a intocmit ;

l)       orice alte operatiuni prevazute de lege³¹.

Pe langa aceste atributii art. 10 din Lege prevede ca Notarii Publici dau consultatii juridice in materie notariala, altele decat cele referitoare la continutul actelor pe care le indeplinesc si pot participa, in calitate de specialisti desemnati de parti, la pregatirea si intocmirea unor acte juridice, cu caracter notarial.

B. Competenta teritoriala. In indeplinirea atributiilor ce-i revin biroul notarial are o competenta teritoriala generala. Cu alte cuvinte orice Birou Notarial din tara poate incheia acte privitoare la persoane, lucruri sau inscrisuri indiferent de domiciliul, locatia sau felul actului. Cu toate acestea Legea, din cauze ce tin de buna desfasurare a anumitor proceduri, a instituit patru exceptii enumerate in art.

a)     procedura succesorala notariala este de competenta biroului notarial situat in circumscriptia teritoriala a judecatoriei in care defunctul si-a avut ultimul domiciliu. Se remarca existenta in acest caz a unei competente teritoriale exclusive, daca ne aflam in prezenta unui singur birou notarial in raza unei judecatorii si a unei competente alternative daca in raza aceleasi judecatorii functioneaza mai multe birouri notariale. Astfel, succesorii pot alege, desi legea nu o mentioneaza, oricare dintre birourile notariale³² ce isi au sediul in circumscriptia teritoriala a acelei judecatoriei pentru ca "acolo unde legea nu distinge nici noi nu trebuie sa o facem" (ubi lex non distinguit nec nos distinguere debemus). Aceasta restrangere a competentei teritoriale isi are ratiunea in faptul ca, cel mai adesea, locul ultimului domiciliu este si cel al bunurilor succesorale, prin aceasta restrangere putand fi solutionate mai usor complexele probleme privitoare la lichidarea unei mosteniri ;

in cazul mostenirilor succesive, mostenitorii pot alege competenta oricarui birou notarial din circumscriptia teritoriala a judecatoriei in care si-a avut ultimul domiciliu acela dintre autori care a decedat cel din urma.

Prin aceasta legiuitorul statorniceste competenta birourilor notariale ce au in raza lor domiciliul ultimului decedat, stiut fiind ca, de obicei, acesta este si posesorul, de facto, al bunurilor cuprinse in masa succesorala ;

b)    actele de protest al cambiilor, biletelor la ordin si cecurilor se fac de birourile notariale din circumscriptia teritoriala a judecatoriei in care urmeaza a se face plata (pentru critica acestei reglementari a se vedea O. Capatana) ;

c)     eliberarea duplicatelor si reconstituirea actelor notariale se fac de notarul public in al carui birou se afla originalul acestora. Se remarca aici existenaa singurului caz de competenta teritoriala exclusiva absoluta, biroul notarial fiind circumstantiat chiar de dispozitiile legale, ratiuniile legii fiind evident : in arhiva acelui birou notarial trebuie sa se afla actul sau documentele necesare refacerii acestuia.

In toate cazurile, odata sesizat unul din birourile notariale determinate de lege ca fiind competente asupra acestei sesizari nu se mai poate reveni.

Totodata art. 114 din Lege prevede o prorogare legala a competentei birourilor notariale ce isi au sediul in municipiul Bucuresti pe tot teritoriul acestuia indiferent in circumscriptia carei judecatorii de sector functioneaza. In acest context unii autori³³ sustin, bazandu-se pe prevederile Legii nr. 2 / 1968²⁷, precum si pe faptul ca "judetului Ilfov" nu i s-a infiintat prin Legea nr. 92 / 1992³⁴ un Tribunal propriu, extinderea competentei teritoriale extraordinare a biroului notarial din municipiul Bucuresti si a judetului Ilfov.

C. Conflictele de competenta

Desi aparitia unor conflicte de competenta intre birourile notariale este relativ redusa, aceasta posibilitate exista mai ales in materia procedurii succesorale. De aceea legea a reglementat, dat fiind si natura speciala a activitatii notariale, unele reguli derogatorii de la cele existente in dreptul comun (art. 20-22 C.pr.civ).

Dupa localizarea sediilor birourilor notariale conflictele de competenta sunt de doua feluri : intre birourile notariale aflate in raza aceleasi judecatorii si intre birourile notariale ce se afla in circumscriptii judecatoresti diferite. In primul caz conflictele sunt solutionate de catre judecatoriile in raza careia isi au sediul cele doua birouri notariale, iar in al doilea de catre judecatoria in raza careia se afla birou notarial cel din urma sesizat.

Privitor la persoanele ce pot sesiza instanta, in primul caz Legea nu prevede posibilitatea decat pentru partea interesata (art. 11 alin. 1 din Legea nr. 36 / 1995), biroul notarial nefiind imputernicit expres cu o astfel de atributie. Totusi dat fiind ca textul prin finalitatea sa³⁵ nu instituie o norma imperativa, consider ca acesta este completat de prevederile din dreptul comun³⁶. Asadar, si notarul public poate sesiza instanta pentru solutionarea conflictului. Aceasta solutie este valabila si in al doilea caz.

Pentru eficientizarea solutionarii conflictelor de competenta si pentru ca de regula in materia notariala, acestea nu comporta probleme deosebite, Legea instituie caracterul definitiv al hotararii judecatoresti. Procedura de judecata fiind cea din dreptul comun, aceasta desfasuandu-se in camera de consiliu fara citarea partilor. Sunt aplicabile si celelalte dispozitii privitoare la continutul si forma hotararii judecatoresti.

De asemenea sunt de parere ca odata cu solutionarea conflictului de competenta instanta trebuie sa dispuna predarea lucrarilor efectuate de catre notarul public necompetent biroul notarial ce a fost investit pentru solutionarea cauzei. Bineinteles, pentru actele efectuate notarul public are dreptul la despagubiri de catre persoana care l-a sesizat.

4. ORGANIZAREA FUNCTIEI DE NOTAR PUBLIC.

4.1. DOBANDIREA CALITATII DE NOTAR PUBLIC

Datorita naturii functiei si a sarcinilor pe care le implica, aceasta poate fi dobandita doar de catre persoanele care corespund exigentelor profesionale si umane precum si a celorlalte cerinte din Lege (art. 16).

Astfel pentru a dobandi calitatea de Notar Public persoana trebuie sa intruneasca cumulativ, urmatoarele cerinte :

a)     sa aiba numai cetatenia romana si domiciliul in tara, precum si capacitatea de exercitiu deplina a drepturilor civile ;

b)    sa fie licentiat in drept-stiinte juridice³⁷ sau doctor in drept ;

c)     nu are antecedente penale ;

d)    se bucura de o buna reputatie ;

e)     cunoaste limba romana ;

f)      este apt din punct de vedere medical pentru exercitarea functiei ;

g)     a indeplinit timp de 2 ani functia de Notar stagiar si a promovat exmenul de notar public sau a exercitat timp de 5 ani functia de judecator, procuror, avocat sau o alta functie de specialitate juridica si dovedeste cunostiintele necesare functiei de notar public.

Notarul Public este numit in functie de catre Ministrul Justitiei la propunerea Consiliului Uniunii in baza cererii celui interesat si dupa ce se va face dovada indeplinirii cerintelor prevazute anterior, dupa cum urmeaza :

a)     declaratie pe proprie raspundere privitor la faptul ca are numai cetatenia romana ; actul de identitate prin care dovedeste domiciliul ;

b)    copii de pe actele de studii ;

c)     cazierul judiciar eliberat de organele Ministerului de Interne ;

d)    cu privire la buna sa reputatie este necesara o caracterizare facuta de Colegiul director al Camerei unde isi desfasoara activitatea ;

e)     cunoasterea limbii romane este dovedita atat prin diplomele de studii (daca acestea au fost urmate in limba romana) precum si prin promovarea examenului de notar public ;

f)      certificatul medical de sanatate cu atestarea deplinei capacitati psihice ;

g)     pentru notarul stagiar dovada promovarii examenului de notar public, iar pentru celelalte cazuri in afara dovezii ca au fost declarati reusiti la concurs, se va prezenta si o atestare a activitatii lor de minin 5 ani intr-una din functiile juridice prevazute.

In Regulament (art. 3) este prevazuta o prioritate la numirea in posturile de notar public pentru notarii stagiari ce au promovat examen de notar public fata de cealalta categorie. Gasesc aceasta prevedere total intemeiata dat fiind pregatirea mai riguroasa in domeniu prin efectuarea stagiului, optiunea clara care de multe ori este insotita si de o varsta mai potrivita pentru inceperea unei profesii, precum si faptul ca intreaga procedura de scoatere a posturilor de notari stagiari la concurs se face tinandu-se cont de numarul necesar de viitori notari, dupa implinirea termenului de doi ani.

In final, dupa indeplinirea tuturor procedurilor³⁸, Notarul Public va depune juramantul descris in art. 19 alin. 3 din Legea nr. 36 / 1995 in fata Ministrului Justitiei si a Presedintelui U.N.N.P.R. sau a delegatiilor acestora.

NOTARII STAGIARI

Potrivit prevederilor Legii nr. 36 / 1995 (art. 16 si 20) si a Statutului Uniunii (art. 48) are vocatia de a deveni Notar Stagiar persoana care indeplineste expres conditiile cerute pentru a fi Notar Public (mai putin cele de la lit. g) si au mai putin de cinci ani vechime intr-o functie de specialitate juridica.

Vocatia de a deveni Notar Stagiar confera persoanei si dreptul de a ocupa aceeasi functie, doar daca, pe langa conditiile prevazute mai sus, sunt create si    urmatoarele premise :

a)     existenta unui post liber prin vacanta sau, prin aprobarea infiintarii unui post de notar stagiar, in conditiile stabilite prin lege ;

b)    obtinerea, de catre aspirantul la functia de notar stagiar a acordului de angajare din partea unui notar public, in biroul acestuia, ce trebuie sa aiba sediul in localitatea in care exista postul de notar stagiar liber;

c)     depunerea, de catre persoana interesata la Camera Notarilor Publici in circumscriptia careia se afla postul liber a unei cereri insotita de toate actele care fac dovada vocatiei sale de a ocupa respectivul post precum si acordul scris al notarului public in Biroul caruia urmeaza a-si desfasura activitatea ;

d)    sustinerea si promovarea interviului sau dupa caz a examenului de selectie pentru ocuparea postului liber de notar stagiar.

Privitor la prima cerinta, teza a II-a este conditionata de constatarile referitoare la cerintele locale, aceste cerinte fiind communicate Colegiului director al Camerei de catre notarul public din teritoriu. Colegiul director este abilitat de lege ca, dupa colectarea informatiilor sa stabileasca anual numarul necesar de notari stagiari pe circumscriptii si localitatii si sa faca propuneri, in acest sens.

Adunarea generala a Camerei Notarilor Publici pana cel mai tarziu la 31 martie a fiecarui an calendaristic. Adunarea generala, analizand propunerile, aproba numarul de notari stagiari ce vor putea fi angajati in acel an precum si circumscriptiile si localitatile unde acesti notari functioneaza.

Referitor la cea de-a doua cerinta acea persoana ce are vocatia de a ocupa un post de notar stagiar se poate adresa unui Birou Notarial, notarul public putand aproba cererea in masura in care capacitatea de a angaja notari stagiari si sub rezerva existentei in acea localitate a unui post aprobat de adunarea generala. Pot angaja notari stagiari numai notari publici care au o vechime de minim cinci ani in profesie, acest termen putand fi scurtat printr-o cerere avizata de Camera Notarilor Publici. Intr-o perioada de timp notarul public poate angaja un singur notar stagiar. Notarii Publici asociati intr-un birou notarial pot angaja atatia notari stagiari cati notari titulari sunt in acel birou cu respectarea conditiilor de vechime.

Colegiul Director al Camerei Notarilor Publici Bucuresti a apreciat ca notarul care doreste sa angajeze un notar stagiar trebuie sa indeplineasca anumite conditii cu privire la lipsa sanctiunilor disciplinare, la indeplinirea tuturor obligatiilor ce-i revin potrivit legii si statutului si, nu in ultimul rand, al posibilitatii materiale de a-l salariza pe viitorul stagiar.

In ceea ce priveste interviul sau examenul de selectie pentru ocuparea postului, aspirantul, in cazul existentei cate unei singure cereri pe un post, va fi intervievat pentru verificarea cunostintelor sale generale de drept, concluziile interviului fiind inscrise intr-un proces-verbal. In cazul in care la data mentionata au fost depuse la Camera un numar mai mare de cereri de inscriere pentru ocuparea posturilor de notari stagiari decat numarul aprobat de Adunarea Generala, angajarea solicitantului se va face numai dupa sustinerea unui examen, ce va contine notiuni generale de drept civil, dreptul familiei, procedura civila si notariala, drept comercial, drept international privat, drept constitutional si legislatie notariala.

Dupa promovarea interviului sau dupa caz a examenului de selectie candidatul devine notar stagiar in biroul in care i s-a aprobat angajarea, urmand sa-si desavarseasca stagiatura sub supravegherea notarului indrumator⁴⁰.

Pe perioada stagiaturii notarul indrumator poate delega notarul stagiar sa indeplineasca urmatoarele atributii⁴¹ :

efectuarea lucrarilor de secretariat ;

legalizarea copiilor de pe inscrisuri ;

legalizarea semnaturii traducatorului ;

darea de data certa inscrisurilor prezentate de parti ;

redactarea unor proiecte de inscrisuri cu continut juridic.

Trebuie mentionat faptul ca prin efectuarea acestor proceduri notarului stagiar nu i se recunoaste competenta in materie notariala, indeplinirea acestor atributii fiind facuta datorita delegarii date de notarul public in conditiile legii.

Notarul Stagiar pe perioada indeplinirii functiei sale este titularul unor drepturi si obligatii din care mentionam :

- intocmeste si completeaza la zi, pe toata durata stagiului caietul de stagiu, tinandu-l la dispozitia notarului indrumator pentru verificarea saptamanala a acestuia ;

executa, operativ si de calitate, toate activitatile pentru care i s-a eliberat delegatie precum si redactarea de inscrisuri cu continut juridic incredintate de notarul indrumator si asista la celelalte lucrari si activitati ale notarului indrumator ;

respecta programul de lucru al biroului notarial ;

pastreaza secretul profesional asupra discutiilor si lucrarilor biroului notarial ;

solicita, cu 30 de zile inaintea incheierii stagiului, inscrierea la examenul de definitivat pentru ocuparea unui post liber de notar public si sustine acest examen.

Corespunzator drepturilor si obligatiilor notarului stagiar, dat fiind faptul ca acesta se afla in pregatire si indrumare pe toata perioada stagiului si notarul public angajator are unele responsabilitati si atributii privitoare la bun a dezvoltare si formare profesionala a notarului stagiar. Dintre acestea mentionez :

- intocmeste si semneaza contractul individual de munca cu notarul stagiar, pe perioada stagiului determinat, in maxim 30 zile de la data promovarii examenului sau interviului ;

- in termen de 15 zile de la angajarea acestuia intocmeste dosarul personal al notarului stagiar acesta cuprinzand : cererea de inscriere la interviu sau examen, copie dupa actul de nastere si casatorie, dovada existentei cazierului judiciar, certificatul medical, copie dupa contractul de munca, inregistrarea la camera, declaratia notarului stagiar ca a luat cunostinta de drepturile si obligatiile de serviciu precum si de locul exercitarii functiei de notar public la terminarea stagiaturii etc.

- organizeaza, conduce si controleaza activitatea zilnica a notarului stagiar ;

- verifica si vizeaza caietul de stagiu ;

- emite delegatia pe numele notarului stagiar pentru executarea lucrarilor prezentate mai sus dar nu inainte de implinirea a 45 zile de la angajare ;

- raspunde de prejudiciile cauzate de catre notarul stagiar prin activitatea sa ;

- intocmeste referatul de apreciere a activitatii notarului stagiar privind perioada de acomodare si informare asupra activitatii notariale si propune inscrierea la examenul de definitivat sau amanarea motivata a sustinerii acestuia ;

- permite notarului stagiar caruia i s-a terminat perioada de stagiu sa-si continue activitatea la biroul sau pana la data organizarii primului examen de notar public.

Privitor la examenul ce trebuie sustinut de notarul stagiar in vederea titularizarii in functia de notar public acesta va consta in probe teoretice si practice din domeniul dreptului civil, dreptului familiei, dreptului comercial, dreptului international privat, procedurii civile si notariale, dreptului constitutional precum si legislatie notariala. Media minima de promovare nu poate fi mai mica de 7, nota fiecarei discipline trebuind fi cel putin 5. Comisia de examinare va fi formata⁴³ dintr-un membru al Consiliului U.N.N.P.R., desemnat de presedintele acestuia, un reprezentant al Ministerul Justitiei, desemnat prin ordin al ministrului justitiei, un membru al corpului didactic superior de specialitate si doi notari publici desemnati de Consiliului Uniunii dintre notarii propusi de Camere, aceasta comisie fiind prezidata de reprezentantul Consiliului Uniunii, care este si presedintele concursului.

Neprezentarea sau, dupa caz, respingerea in doua randuri consecutive a notarului stagiar la examenul de definitivat atrage incetarea contractului de munca precum si pierderea calitatii de notar stagiar. Aceasta situatia are efecte si in privinta notarului indrumator intrucat acesta este raspunzator pentru pregatirea si indirect pentru promovarea examenului de catre notarul stagiar. In cazul neprezentarii sau nepromovarii, notarului public ii este interzis a mai angaja, pe o perioada de cinci ani, notari stagiari.

4.3. INCETAREA SI SUSPENDAREA CALITATII DE NOTAR

Calitatea de notar inceteaza, potrivit art. 23 din Lege, in urmatoarele cazuri :

a)     la cerere ;

b)    prin pensionarea sau in cazul constatarii incapacitatii de munca, in conditiile legii ;

In aceste doua cazuri cererea trebuie depusa la Camera, aceasta inaintand-o prin Uniune ministrului justitiei care o va solutiona in maxim 15 zile. Pana la solutionare notarul public este obligat sa isi continue activitatea.

c)     prin desfiintarea biroului notarial, urmata de neexercitarea fara justificare de catre titularul acesteia a profesiei, in conditiile legii, intr-un alt birou notarial in termen de 6 luni ;

d)    prin excluderea din profesie, dispusa drept sanctiune disciplinara ;

e)     in urma constatarii, prin inspectii repetate, a unei vadite incapacitati de munca ;

f)      in urma condamnarii pentru savarsirea cu intentie a unei infractiuni grave⁴⁴ sau care aduce atingere prestigiului profesiei⁴⁵ ;

g)     in cazul in care notarul public nu mai indeplineste conditiile prevazute la    art. 16 lit. a⁴⁶, d⁴⁷ si f⁴⁸.

Privitor la aceste cazuri constatarea se face de catre ministrul justitiei la sesizarea Consiliului Uniunii sau din oficiu (in cazurile de la lit. e si f).

Prin incetarea calitatii de notar public si in lipsa existentei unui asociat in biroul notarial respectiv sau a unui alt birou notarial in acea circumscriptie teritoriala dat fiind caracterul de serviciu public al activitatii notarului, Colegiul director al Camerei delega⁴⁹ un alt notar public in vederea indeplinirii activitatii notariale pana la numirea in localitate a unui alt notar public titular. Acesta va functiona in masura posibilitatii, in acelasi sediu, in caz contrar Colegiul director stabilind durata delegarii un alt sediu.

Exercitiul functiei de notar public se suspenda in urmatoarele cazuri (prevazut de art. 24 alin. Lege

a)     in caz de imcompatilitate⁵⁰ ;

b)    in caz de sanctiune disciplinara⁵¹ si in cazul in care impotriva notarului public s-a luat masura arestarii preventive ;

c)     in caz de neachitare a obligatiilor banesti profesionale, dupa 6 luni de la scadenta acestora, pana la achitarea debitului ;

d)    in caz de incapacitate temporara de munca.

Suspedarea se face la solicitarea Consiliului Uniunii de catre ministrul justitiei, revocarea acesteia urmand o procedura similara in momentul in care au disparut cauzele ce au determinat-o.

In ceea ce priveste cauzele de la lit. b teza a II-a suspendarea se dispune pana la solutionarea cauzei penale⁵², iar la lit. d aceasta se dispune numai daca in capacitatea depaseste o perioada de 6 luni.

Pe timpul suspendarii sau in cazul excluderii sigiliul, registrele si lucrarile notarului public vor fi depuse la camera fiind luate cu titlu de dovada.