Metode si tehnici utilizate in managementul public

METODE SI TEHNICI UTILIZATE IN MANAGEMENTUL PUBLIC

Desfasurarea activitatilor in institutiile administratiei publice presupune utilizarea unui ansamblu de metode si tehnici prin care sa se permita realizarea obiectivelor previzionate. In exercitarea functiilor manageriale functionarii publici se confrunta cu o gama larga de probleme pentru rezolvarea carora este necesara folosirea unor metode si tehnici generale si specifice.

1. CONCEPTUL DE METODA SI TEHNICA MANAGERIALA ADMINISTRATIVA

Metoda manageriala administrativa reprezinta modalitatea de alocare in timp sispatiu a resurselor de care dispune o structura a administratiei publice ce permiterealizarea obiectivelor propuse.

In mod practic metoda administrativa este utilizata de catre functionarii publici pentru reali 515b15f zarea sistemului de obiective al institutiei in care iti desfasoara activitatea.

Modalitatile de actiune trebuie sa fie extrem de diversificate, functie de conditiile concrete in care se exercita managementul public.

Denumirea vine de la de actiune trebuie sa fie extrem de diversificate, functie de conditiile concrete in care se exercita managementul public.

Denumirea vine de la methodos (gr.), adica drum mijloc cale mod de cercetare etc.

Metodele de management public sunt situatii actionale prin care functionarii institutiilor publice, in cadrul unor principii generale, transforma informatiile despre realitatea obiectiva in decizii, actiuni rationale si eficiente, folosind in acest scop un complex de tehnici, bazate pe un ansamblu de reguli, procedee si instrumente. Repetarea unor situatii de fapt, aplicarea acelorasi mijloace in situatii similare determina perfectionarea instrumentarului si permite identificarea unor posibilitati noi de rezolvare a problemelor aparute in cadrul si in afara sistemului administrativ.

Avand in vedere ca metodele de management reprezinta un element esential al metodologiei stiintei managementului public, intr-o combinatie specifica optima, ele exprima viziunea de ansamblu in care se desfasoara activitatile din administratia publica.

Din punct de vedere teoretic, dar mai ales practic, metodele si tehnicile de management public isi dovedesc eficacitatea prin rezultatele obtinute. Indiferent de natura lor, metodele si tehnicile de management practicate la nivelul structurilor administrative trebuie adaptate permanent relatiilor mediului social aflat intr-o continua schimbare.

Tehnicile definesc un ansamblu de reguli, procedee si instrumente prin care sesolutioneaza concret problemele ce decurg din functiile managementului public.

Pentru ca tehnica inglobeaza aspectul concret al actiunii, in cadrul ei se asociaza modurile de activitate ale functionarilor publici prin care imbina cunostintele teoretice cu experienta si iscusinta personala acumulate in timp.

Tehnicile manageriale sunt intr-o interdependenta directa cu metodele, fiind subordonate acestora. Privite astfel, metodele constituie intregul iar tehnicile, partile acesteia.

Deci, metodele sunt puse in valoare, facute actionale, de una sau mai multe tehnici. In aceste conditii, metodele de management pot fi definite si ca o insumare de tehnici utilizate pentru obtinerea unui rezultat.

Avand in vedere interdependenta dintre metodele si tehnicile de management utilizate in structurile administratiei publice, cele doua concepte se confunda adesea, mai ales in situatiile in care arsenalul teoretic al unei metode se bazeaza pe o singura tehnica (tehnica ierarhizarii obiectivelor, tehnica consensului, tehnici de creativitate etc.).

2.METODE SI TEHNICI UTILIZATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Deoarece functionarii publici din structurile administrative trebuie sa solutioneze o gama larga de probleme, este necesar sa se cunoasca metodele si tehnicile manageriale ce pot fi utilizate.

In situatia in care se foloseste o gama restransa de metode si tehnici de management public, eficienta activitatii se va diminua considerabil incat unele probleme administrative vor fi rezolvate corespunzator prin metode si tehnici stiintifice, iar altele vor fi solutionate neadecvat prin metode si tehnici empirice.

In administratia publica potrivit obiectivelor urmarite metodele si tehnicile manageriale se pot clasifica astfel:

- metode de organizare si functionare;

- metode de executie;

- metode de investigare

2.1. Metode de organizare si functionare

a. Metoda conducerii eficiente

Metoda presupune desfasurarea de catre functionarii publici a activitatilor intr-un mod eficient. Pentru aceasta, ei trebuie sa aiba cunostinte solide in domeniul managementului, economiei, sociologiei, psihologiei etc.

Pentru o conducere eficienta este necesara o foarte buna cunoastere a realitatii sociale, a intereselor sociale care stau la baza stabilirii obiectivelor din structura administrativ-teritoriala. De asemenea, metoda presupune stabilirea unor raporturi de munca corespunzatoare intre diversele categorii de functionari publici.

Conducatorii structurilor administrative trebuie sa cunoasca performantele subordonatilor, sa identifice cauzele in care acestea se diminueaza si sa intervina prin masuri energice si concrete pentru eliminarea lor.

Utilizarea in conditii bune a metodei solicita functionarilor publici anumite cunostinte, deprinderi sau calitati cum sunt: intelegerea complexitatii umane, recunoasterea existentei erorilor umane, comunicarea eficace, abordarea participativa a problemelor administrative etc.

Pentru obtinerea eficientei scontate in activitatile administrative din institutiile publice este necesar ca functionarii publici sa fie selectati dupa anumite criterii cum ar fi principiul complementaritatii intre pregatirea de specialitate si manageriala, dar si grupati, daca este posibil, potrivit unor compatibilitati psihologice capabile sa dezvolte relatii umane si profesionale normale.

Comunicarea interumana trebuie sa fie directa si deschisa incat sa asigure fondul informational de baza necesar fundamentarii unor decizii administrative (legi, decrete, hotarari, ordonante etc.), clare, coerente si conforme cu realitatea sociala, cu interesul general care le-a determinat.

b. Metoda organizarii rationale a activitatilor administrative

Metoda descrie modalitatea efectiva in care activitatile administrative trebuie sa se desfasoare pentru a servi realizarii obiectivelor managementului public.

Metoda presupune realizarea unui plan de activitate, care sa fie orientat pe de o parte catre realizarea obiectivelor sociale si pe de alta parte, sa detalieze la nivelul institutiilor administrative, o serie de activitati menite sa sustina indeplinirea misiunii sociale a managementului public. Aceasta inseamna conceperea unor planuri de activitate pe ansamblul sistemului administrativ si a unor planuri de detaliu pentru fiecare institutie publica.

Rolul acestor planuri este de a sigura o buna coordonare a activitatii in cadrul sistemului prin valorificarea continua a posibilitatilor de realizare a obiectivelor existente la nivelul fiecarei componente a sistemului administratiei publice.

c. Sedinta

Cea mai frecventa utilizata metoda de management este sedinta. Aceasta consta in reunirea mai multor persoane din administratia publica pentru un interval de timp, in vederea solutionarii in comun a unor probleme cu caracter decizional, informational, de analiza si cercetare.

Sedinta constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a feed-back-ului de la un numar mare de competenti ai sistemului administratiei publice.

Dupa cum se cunoaste parlamentul si guvernul isi desfasoara in cea mai mare parte, activitatea in cadrul unor sedinte care pot fi de informare, de analiza sau decizionale. In consecinta, ori de cate ori considera necesar, Primul ministru, presedintele Camerei deputatilor sau Senatului, reunesc ministrii, respectiv parlamentarii pentru o sedinta in plen. De asemenea, sunt situatii frecvente in care activitatea Parlamentului se desfasoara pe comisii de specialitate si in cadrul acestora se pot organiza sedinte cu un numar restrans de parlamentari care fac parte din comisiile de resort. In cadrul administratiei publice locale, metoda are o frecventa mare si prezinta particularitati determinate de specificul domeniului. Durata unei sedinte poate varia de la 15 minute la 2-4 ore, in functie de tipul sedintei si/sau de nivelul administrativ pe care se utilizeaza.

2.2. METODE DE EXECUTIE

a. Metoda convingerii

In statele in care se utilizeaza o asemenea metoda actele emise de organele administratiei publice sunt respectate si executate de bunavoie de catre membrii societatii convinsi ca astfel actioneaza in propriul lor interes.

Consecinta fireasca a unei asemenea situatii o constituie faptul ca in tarile democratice cea mai frecventa metoda de executie a actelor organelor de stat este metoda convingerii. Convingerea in legatura cu necesitatea adoptarii sau aplicarii unei decizii administrative solicita un proces de informare a cetatenilor si functionarilor publici direct sau indirect implicat sau interesati de continutul unor acte normative.

Un rol important in realizarea convingerii cetatenilor revine mass-mediei .

b. Metoda constrangerii

Metoda se aplica preponderent in statele cu regim totalitar. Ea devine astfel principala modalitate de asigurare a executiei actelor administrative emise de autoritati.

In aceste cazuri, majoritatea populatiei este constienta de faptul ca administratia publica, ca organ al statului serveste o grupare minoritara dominanta si in general va opune rezistenta in executia actelor administrative, nu le vor executa de buna voie deoarece ele promoveaza doar interesele celor aflati la putere in dauna populatiei majoritare asuprite. Din acest motiv metoda constrangerii este modalitatea de actiune cel mai frecvent utilizata pentru executarea actelor administrative.

O particularitate a aplicarii metodei se refera atunci cand in aceleasi state apar situatii de abatere de la sistemul de norme si valori precizate de cadrul legal: nu se cunoaste continutul actelor administrative, functionarii publici nu au pregatirea necesara, nu vor sa aplice continutul sau cetatenii neglijeaza ordinea de drept in stat. In aceste situatii este normal ca utilizarea metodei constrangerii sa apara ca evidenta.

Metoda constrangerii se utilizeaza in temeiul normelor de drept dupa un avertisment prealabil, in sensul ca se va recurge la masuri de constrangere, explicandu-se in acelasi timp, necesitatea aplicarii lor. Avertizarea functionarilor publici, a cetatenilor in cauza, explicatia data fiecaruia si opiniei publice privind necesitatea folosirii metodei constrangerii preintampina nemultumirile fata de organele administratiei publice.

c. Metoda cointeresarii

Statul poate utiliza si alte metode pentru a determina functionarii publici, dar si pe cetateni sa-si indeplineasca obligatiile ce le revin, iar personalul implicat in sistemul administrativ sa fie eficace. Astfel, se pot acorda recompense materiale pentru realizarile deosebite obtinute. Aceste stimulente pot amplifica gradul de cointeresare a functionarilor publici.

Metoda cointeresarii presupune elaborarea unor sisteme de indicatori pentru sensibilizarea angajatilor institutiilor publice fata de realizarea intereselor publice generale. La aceasta se adauga si mijloacele folosite de stat pentru determinarea unor persoane sa respecte si sa execute corespunzator deciziile administrative.

Astfel, se ofera conditii politice, juridice, economice, sociale etc. pentru ca functionarii publici sa aiba o conduita corespunzatoare, in concordanta cu prevederile normelor statului de drept.

Prezentarea si analiza activitatilor desfasurate in administratia publica sunt utile si necesare deoarece in timp exista pericolul formarii unor opinii neintemeiate ca in institutiile administrative rezolvarea problemelor nu se incadreaza intotdeauna in limitele normalitatii. Or, aceasta parere nu corespunde realitatii din statele democratice.

2.3. METODE DE CERCETARE

Imbunatatirea, perfectionarea continua a organizarii si functionarii sistemului administrativ impune o continua observare si investigare a proceselor de management si de executie.

Schimbarile rapide din cadrul societatii contemporane impun ca fiecare institutie din sistemul administratiei publice sa de adapteze noilor conditii pentru a servi in mod corespunzator cerintelor prezente si de viitor ale societatii ale societatii.

Experienta specialistilor in administratia publica din diferite state¹ a demonstrat necesitatea studierii temeinice a tuturor aspectelor activitatii administrative, a consecintelor pe care le are reorganizarea administratiei. Neluarea lor in considerare a determinat esecul multor incercari de reorganizare a unor sisteme administrative.

Cea mai utilizata metoda de cercetare este analiza diagnostic. Aceasta presupune parcurgerea mai multor etape, dupa cum urmeaza:

a. Documentarea domeniului ce urmeaza a fi abordat

Procesul de culegere a datelor trebuie sa urmareasca urmatoarele aspecte:

-structura institutiei publice cu toate elementele cuprinse in organizarea structurala. Sunt avute in vedere si relatiile acesteia cu alte organe ale administratiei de stat, regulamentele de ordine interioara, precum si tipul si formele de relatii cu publicul;

-sistemul informational al institutiei publice: date, informatii, circuite si fluxuri informationale, proceduri informationale, mijloace de tratare a informatiilor;

-sistemul decizional, ce tipuri de decizii se adopta si ce periodicitate au, fundamentul acestora, care sunt metodele si tehnicile folosite in procesul decizional din institutia administrativa publica;

-metodele si tehnicile de management public folosite in cadrul proceselor desfasurate in institutiile administrative publice;

- stilul managerial al functionarilor publici cu functii de conducere;

- climatul de munca in care functionarii publici cu functii de conducere;

- climatul de munca in care functionarii publici isi desfasoara activitatea.

Informatiile culese vor fi completate cu altele obisnuite prin observari directe, lansari de chestionare referitoare la modul de desfasurare a activitatii in institutiile publice analizate si discutii cu cei care isi desfasoara activitatea in sistem.

Odata culese, datele si informatiile vor face obiectul unei analize detaliate, folosindu-se metode si tehnici preluate din alte domenii pentru a servi ca instrument in interpretarea corecta si completa a datelor obtinute in urma desfasurarii primei etape.

b. Analiza cauzala detaliata a datelor si informatiilor

Identificarea cauzelor care au generat situatiile de fapt, pozitive sau negative, constituie o operatie deosebit de utila pentru o interpretare realista a situatiei existente, dar si pentru fundamentarea propunerilor de imbunatatire.

c. Identificarea deficientelor si aspectelor pozitive

Este recomandabil sa se identifice in aceasta etapa aproape toate punctele forte si slabe ale activitatii administrative. Pentru aceasta sunt analizate principalele categorii de informatii si date culese in prima etapa, respectiv cele referitoare la structura, sistemul informational din unitatea administrativa, sistemul deciziilor administrative, stilul managerial al functionarilor publici cu functii in institutia publica si informatii despre climatul organizational din cadrul acesteia.

d. Formularea propunerilor de perfectionare

In aceasta etapa sunt avute in vedere cauzele care au generat situatiile critice, dificile, problemele din sistem si in continuare, situatiile pozitive identificate. Aceasta abordare are in primul rand, diminuarea pana la eliminare a punctelor slabe constatate in cadrul institutiei publice analizate si in al doilea rand, extinderea, dezvoltarea, perfectionarea situatiilor considerate pozitive, favorabile desfasurarii activitatilor din institutia publica analizata. Specialistii in domeniu considera ca trebuie avute in vedere mai multe criterii in derularea activitatii de diagnosticare si in formularea propunerilor de redresare, restructurare si perfectionare. Acestea sunt: utilitatea organului sau activitatii cercetare, eficienta acesteia, timpul necesar desfasurarii ei, resursele efective implicate, optimizarea mediului si a relatiilor umane.