Conceptul de audit al calitatii

CONCEPTUL DE AUDIT AL CALITATII

Potrivit standardului ISO 9000. auditul este considerat un instrument esential pentru realizarea obiectivelor unitatii, in domeniul managementului calitatii.

SCOPUL AUDITULUI CALITATII este de a evalua actiunile corective necesare pentru eliminarea neconformitatilor si posibilitatile de imbunatatire a sistemului de management al calitatii firmei, a proceselor, a produselor si a serviciilor pe care le realizeaza.

In managementul calitatii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei unitatii sau a sistemului de management al calitatii in ansamblu.

AUDITUL CALITATII - reprezinta un proces sistematic, independent si documentat de evaluare obiectiva a dovezilor de audit pentru a determina in ce masura sunt indeplinite criteriile de audit prestabilite.

In managementul calitatii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei firme sau a sistemului de management al calitatii.

Ø      Auditurile calitatii reprezinta examinari sistematice ale activitatilor si rezultatelor acestora, referitoare la calitate, fiind planificate si programate in functie de natura si importanta actvitatilor

Ø      Auditurile calitatii sunt examinari independente, in sensul ca trebuie conduse de persoane care nu au responsabilitati directe in domeniile auditate

Ø      Auditurile calitatii se realizeaza in raport cu criteriile de audit prestabilite, pentru a stabili in ce masura sunt respectate criteriile de audit. Criteriile de audit sunt: procedurile aplicabile, cerintele specificate in standarde si specificatii tehnice, politica  firmei in domeniul calitatii

Dovezile de audit reprezinta informatii relevante pentru criteriile de audit stabilite si care sunt verificabile

Metode de obtinere a dovezilor de audit:

Interviuri cu persoanele implicate in domeniul auditat

Examinarea documentelor referitoare la calitatea produselor sau proceselor

Observarea directa a activitatilor

Rezultatele unor inspectii

Pe baza rezultatelor auditurilor calitatii, vor fi definite actiunile corective necesare. Aceste actiuni au in vedere identificarea si eliminarea cauzelor neconformitatilor constate in procesul de audit, in scopul prevenirii repetarii lor.

Eficacitatea auditurilor calitatii depinde foarte mult de competenta si experienta auditorilor.

AUDITOR IN DOMENIUL CALITATII - persoana care are compenta necesara pentru a efectua audituri ale calitatii; el trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit tip de audit

1. Obiectivele generale si importanta auditului calitatii

Auditul calitatii poate fi efectuat in urmatoarele scopuri principale:

• Evaluarea conformitatii proceselor si rezultatelor acestora (produse, servicii) cu un anumit standard sau cu un alt document normative;
• Evaluarea eficacitatii sistemului de management al calitatii cu cerinsele specificate;
• Identificarea punctelor critice, surse ale deficientelor, in desfasurarea activitatilor din intreprindere;
• Initierea masurilor corrective si de imbunatatire necesare cu privire la procesele si rezultatele acestora (produse, servicii9;
• Urmarirea aplicarii masurilor corrective si de imbunatatire stabilite.

Observatie: pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate actiunile de imbunatatire a calitatii proceselor, produselor si a sistemului de management al calitatii intreprinderii. In masura in care aceste audituri sunt correct planificate si programate si sunt effectuate de auditori calificati, se poate ajunge la micsorarea continua a abaterilor si implicit la cresterea gradului de satisfacere a cerintelor.

2. TIPURI DE AUDIT

a) in functie de scopul lor se deosebesc audituri interne si audituri externe ale calitatii

Fig. 1. Tipuri de audituri ale calitatii, in functei de scopul lor.

Auditurile interne ale calitatii - au ca scop evaluarea actiunilor corective sau de imbunatatire generala in cadrul propriei firme. Ele sunt efectuate de firma insasi si, fiind denumite audituri prima parte.

De regula, aceste audituri reprezinta o combinatie intre auditul calitatii produsului/ serviciului, procesului si sistemului de management al calitatii firmei

Auditurile externe ale calitatii - au ca scop obtinerea unei dovezi privind capacitatea furnizorului de a asigura obtinerea calitatii cerute.

Ele sunt efectuate de catre clientii firmei auditate sau de un organism neutru, la cererea firmei, sau la cererea unei alte parti. Se realizeaza si in vederea certificarii sistemului calitatii al unei firme.

Auditurile externe, efectuate catre clientii unitatii prin auditori proprii, in scopul evaluarii sistemului de management al calitatii acesteia sunt denumite audituri "a doua parte" ("secunda parte").

Auditurile externe, efectuate de catre un organism neutru, la cererea unitatii care doreste auditarea sistemului de management al calitatii sau la cererea partii (beneficiar al unitatii sau un organism independent) denumite audituri "terta parte".

Observatie: Tinand seama de scopul in care sunt effectuate, unele audituri au denumiri apecifice. Astfel auditul sistemului de management al calitatii efectuat de o terta parte, in scopul certificarii, poarta denumirea de  "audit de certificare". Inaintea auditului de certificare se efectueaza un "audit de preevaluare" ("preaudit"), iar dupa certificarea un "audit de supravegere", pentru a verifica respectarea cerintelor stabilite.

b) in functie de obiectul lor, auditurile calitatii sunt:

Fig. 2. Tipuri de audituri in functie de obiectul lor

Auditul calitatii produsului/serviciului serveste pentru evaluarea  conformitatii caracteristicilor de calitate ale unui produs/serviciu cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documentele de referinta (standarde, documnte de fabricatie).

Cu acest prilej sunt verificate si documentele de referinta, pentru a se stabili daca sunt corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor preconizate referitoare la calitatea produselor. Pentru efectuarea auditului calitatii produsului se iau in considerare: specificatia produsului, caietul de sarcini, documente si mijloace de fabricatie si inspectie corespunzatoare, etc.

Auditul calitatii procesului serveste pentru evaluarea conformitatii unui proces (de proiectare, productie, administrativ, etc) cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documentele de referinta (proceduri si instructiuni de lucru, specificatii tehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv).

Si cu acest prilej sunt verificate si documentele de referinta, pentru a se stabili daca sunt corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor preconizate referitoare la procesul auditat.

Auditul calitatii procesului se bazeaza pe: procedurile corespunzatoare ale sistemului de management al calitatii, documentele referitoare la desfasurarea, supravegherea si inspectia procesului respectiv. Se iau in considerare si cerintele referitoare la calificarea personalului implicat in procesul auditat.

Auditul sistemului de management al calitatii este efectuat in urmatoarele scopuri principale:

• Determinarea conformitatii sistemului de management al calitatii cu cerintele specificate in documentele de referinta ;
• Determinarea eficacitatii sistemului de management al calitatii privind realizarea obiectivelor stabilite in domeniul calitatii ;
• Imbunatatirea sistemului de management al calitatii firmei auditate ;
• Certificarea conformitatii sistemului de management al calitatii firmei auditate.

Auditurile sistemului de management al calitatii pot fi realizate in scopuri interne sau externe. Astfel o unitate pote hotara efectuarea unor audituri pentru evaluarea propriului sistem de management al calitatii, in raport cu un anumit standard sau pentru a verifica daca acest sistem este implementat si satisface in permanenta cerintele specificate. Folosirea in acest scop a unui sistem de punctaj, cu reprezentare grafica a rezultatelor evaluarii fiecarui element al sistemului de management al calitatii, poate fi deosebit de utila.

Beneficiarii pot hotara evaluarea sistemului de management al calitatii unui furnizor, fie inainte de stabilirea unor relatii contractuale, fie dupa incheierea contractului.

Auditurile sistemului de management al calitatii se realizeaza pe baza urmatoarelor documente : standarde referitoare la sistemul de management al calitatii, manualul calitatii, proceduri, instructiuni de lucru, documente de inspectie, etc.

DOCUMENTE DE AUDIT

PLANUL DE AUDIT, RAPORTUL DE AUDIT

Planul de audit si raportul de audit sunt documente de calitate obligatorii in procesul de desfasurare al unui audit si sunt elaborate de catre compartimentul de asigurarea calitatii.

q       Planul de audit trebuie sa respecte anumite cerinte specifice procedurii de auditare si anume:

a)      Obiectivele si domeniul auditului

b)      Identitatea persoanelor care au responsabilitati directe referitoare la obiectivele si domeniul auditului

c)      Identificarea documentelor de referinta (standarde ISO, manualul calitatii, proceduri, etc)

d)      Identitatea membrilor echipei de audit

e)      Limba utilizata in timpul auditului

f)        Perioada si locul efectuarii auditului

g)      Identificarea entitatilor organizatorice care trebuie auditate

h)      Data si durata fiecarei activitati desfasurate in cadrul auditului

i)        Programul reuniunilor cu conducerea firmei auditate

j)        Cerinte privind confidentialitatea informatiilor

k)      Lista de difuzare a raportului de audit si data prevazuta pentru difuzare

q       Raportul de audit este principalul document cu care se finalizeaza auditul sistemului calitatii si trebuie sa respecte anumite cerinte specifice procedurii de auditare si anume:

a)      Obiectivele si domeniul auditului

b)      Detalii privind: planul de audit, identitatea membrilor ehipei de audit, a reprezentantilor auditatului, data efectuarii auditului, identificarea intreprinderii auditate

c)      Identificarea documentelor de referinta ale auditului

d)      Neconformitatile constatate

e)      Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitatii cu referentialul stabilit

f)        Aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului calitatii in realizarea obiectivelor

g)      Lista de difuzare a raportului de audit

Nota:

v      Planul de audit trebuie aprobat de catre client si comunicat auditorilor si celui auditat

v      Elaborarea raportului de audit se realizeaza sub conducerea auditorului sef

v      Raportul de audit este predat clientului de catre auditorul sef

v      Clientul este cel care pune la dispozitia conducerii firmei auditate un exemplar al acestui raport

v      Difuzarea raportului catre terti este posibila numai cu acordul celui auditat

v      Pastrarea documentelor se face de comun acord, de catre client, organismul auditor si cel auditat

4. Metodologia de realizare a auditului

4.1. Metodologia auditului calitatii produsului

Auditul calitatii produsului se efectueaza pentru evaluarea conformitatii caracteristicilor de calitate a unui produs finit sau semifinit cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documentele de referinta

Efectuarea unui audit al calitatii produsului presupune, de regula parcurgerea etapelor mentionate in fig.

Se recomanda ca programarea auditurilor pe tipuri de produse sa fie facuta de compartimentul calitate din intreprindere. Independent de aceasta programare, trebuie asigurata posibilitatea efectuarii unor audituri ori de cate ori este necesar, de exemplu, in cazul unor produse reclamate de beneficiari sau care prezinta neconformitati majore sau repetate.

Raportul de audit, intocmit la finalizarea auditului, trebuie sa contina toate rezultatele inspectiilor si incercarilor efectuate, precizandu-se neconformitatile si cauzele acestora, pentru a se putea stabili cele mai potrivite masuri corective sau de imbunatatire a calitatii produsului

Fig.  Metodologia generala a auditului calitatii produsului

4.2. Metodologia auditului calitatii procesului

Auditul calitatii procesului se efectueaza pentru evaluarea conformitatii unui proces (de proiectare, productie, administrativ, etc) cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documentele de referinta.

Efectuarea unui audit al calitatii procesului presupune, de regula parcurgerea etapelor mentionate in fig. 4.

Este recomandabil ca aceste audituri sa fie programate si efectuate cel putin o data pe an, pentru toate procesele unitatii, acordandu-se prioritate proceselor complexe, celor cu numar mare de componente intermediare realizate sau avand anumite particularitati tehnologice.

Concluziile raportului de audit trebuie adusela cunostinta sefilor compartimentelor ale caror procese au fost auditate, pentru a fi luate masurile corective sau de imbunatatire necesare.

Fig. 4. Metodologia generala a auditului calitatii procesului

4.2. Metodologia auditului sistemului de management al calitatii

Auditurile sistemelor calitatii se efectueaza pentru:

determinarea conformitatii elementelor sistemului calitatii cu cerintele specificate in documentele de referinta

determinarea eficacitatii sistemului calitatii privind realizarea obiectivelor stabilite in domeniul calitatii

imbunatatirea sistemului calitatii firmei audiate

satisfacerea unor cerinte reglementare

inregistrare/certificarea sistemului calitatii firmei auditate

Efectuarea unui audit al sistemului de management al calitatii presupune parcurgerea urmatoarelor etape, conform fig. 5.

Fig. 5. Metodologia generala a auditului sistemului de management al calitatii

a)      Declansarea auditului presupune stabilirea obiectului auditului, frecventei acestuia si examinarea preliminara (prin audit de preevaluare).

(Initierea auditului presupune  desemnarea auditorului-sef, definirea obiectivelor, domeniului si a criteriilor de audit, determinarea fezabilitatii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului initial cu organizatia auditata.

Analiza documentatiei sistemului de management al calitatii are ca scop evaluarea masurii in care aceasta documentatie permite satisfacerea cerintelor definite de standardul de referinta).

Observatie: Daca, in urma acestei examinari, rezulta ca sistemul de management al calitatii descris in documente (manualul calitatii, proceduri) nu este corespunzator pentru satisfacerea cerintelor, se recomanda ca auditul propriu-zis sa fie efectuat dupa rezolvarea problemelor constatate.

b)     Pregatirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit si stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfasurarii auditului.

Planul de audit trebuie aprobat de client si comunicat auditorilor si celui auditat. Acest plan poate cuprinde elementele mentionate mai jos

Obiectivele in domeniul auditului

Identitatea persoanelor care au responsabilitati directe referitoare la obiectivele si domeniul auditat

Identificarea documentelor de referinta (standardul ISO, manualul calitatii, etc.)

Identificarea membrilor echipei de audit

Limba utilizata in timpul auditului

Perioada si olocul efectuarii auditului

Identificarea entitatilor organizatorice care trebuie auditate

Data si durata fiecarei activitati desfasurate in cadrul auditului

Programul reuniunilor cu conducerea organizatiei auditate

Cerinte privind confidentialitatea informatiilor

Lista de difuzare a raportului de audit si data prevazuta pentru difuzare

Organizarea echipei de audit. Responsabilitatea ganerala a auditului revine auditorului sef. Principalele atributii ale unui auditor si ale auditorului sef sunt mentionate in tabelul 2.

Tabelul 1. Principalele responsabilitati ale auditorului si ale auditorului-sef

Stabilirea documentelor de lucru: liste de verificare, formulare pentru raportarea observatiilor auditorului, etc.

c)      Efectuarea auditului presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Reuniunea de deschidere are loc in urmatoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii organizatiei auditate, discutarea obiectivelor si domeniuluii de aplicare a auditului.

Examinarea sistemului de management al calitatii presupune culegerea dovezilor si formularea observatiilor auditorilor

Reuniunea de inchidere cu conducerea organizatiei are loc inainte de elaborarea raportului de audit. La aceasta reuniune participa si responsabilii domenilor auditate. Auditorul-sef prezinta constatarile echipei de audit si concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului de management al calitatii in realizarea obiectivelor.

d)     Elaborarea si gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaza auditul sistemului de management al calitatii este raportul de audit.

Elaborarea raportului de audit se realizeaza sub coordonarea auditorului-sef.

Rapotul de audit se aproba si se distribuie destinatarilor desemnati de clientul auditului

Pastrarea documentelor auditului se realizeaza potrivit celor stabilite de comun acord de catre cel care a solicitat auditul, organismul auditor si organizatia auditata.

e)     Finalizarea (incheierea) auditului. Auditul se considera incheiat atunci cand raportul de audit a fost predat celui care a solicitat efectuarea auditului. Elementele principale ale raportului de audit sunt:

Obiectivele auditului

Domeniul auditului (entitati organizatorice, procesele ce au fost auditate)

Identificarea clientului auditului

Identificarea membrilor echipei de audit

Perioada si locul desfasurarii auditului

Criteriili de audit utilizate

Constatarile echipei de audit

Concluziile echipei de audit

Lista de difuzare a raportului de audit

f)       Urmarirea actiunilor corective (Efectuarea auditului de urmarire) are ca scop verificarea finalizarii actiunilor corective stabilite cu prilejul auditului initial.responsabilitatea stabilirii actiunilor corective pentru eliminarea neconformitatilor identificate cu prilejul auditului sau a cauzelor acestora revine organizatiei auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaza la identificarea neconformitatilor.

Anexa 1 - MODEL PLAN DE AUDIT

Anexa 2 - MODEL RAPORT DE AUDIT

Anexa 3 - MODEL RAPORT DE ACTIUNI CORECTIVE

Anexa 4 - MODEL RAPORT DE NECONFORMITATE