Desfasurarea propriu-zisa negocierii

DESFASURAREA PROPRIU-ZISA NEGOCIERII

Etapele procesului de negociere

Ordinea de zi a negocierilor reprezinta o chestiune de procedura  prin care se stabileste structura programului de negociere, ordinea de aducere in discutie a problemelor si regulile dupa care se poa 646f55g rta tratativele. Practic, prima problema care se negociaza intre parti este ordinea de zi, ea devenind o forma de precontract intre partile negociatoare. Discutiile la obiect incep abia dupa ce aceasta procedura este clara.

In stabilirea ordinii de zi se au in vedere stabilirea problemelor, programarea tim­pului de discutii si, in principiu, nu se admite existenta unor pretentii care 'nu sunt negociabile', chiar daca, practic, ele exista.

Negocierea propriu-zisa demareaza odata cu declararea oficiala a interesului parti­lor in realizarea unei tranzactii sau chiar a unei relatii comerciale stabile. Derularea procesului de negociere efectiva consta intr-o succesiune de contacte si runde de discutii, tatonari, pledoarii si schimburi de informatii, concesii si obiectii, care conduc treptat la realizarea unui acord de vointa intre parti.

Negocierea pentru incheierea contractului international de vanzare-cumparare se realizeaza de regula, in sapte etape:

1) Protocolul de prezentare

Protocolul de prezentare reprezinta partea de debut a negocierilor, fiind con­sacrat oricaror alte preocupari decat cele privind negocierea propriu-zisa. In aceasta faza se fac prezentari, se schimba fraze de politete, se propun mici daruri simbolice, se poarta discutii despre familie, cunostinte comune, vreme, sport, etc.

Este o introducere necesara si utila, explicabila prin aceea ca negocierea este un proces de comunicare interumana in care trebuie gasit limbajul si atitudinea adecvata. Are o durata scurta, de regula, sub 10 minute.

2) Pauza pentru analiza si crearea unor binoame de concesii

Pauza, a carei durata variaza in functie de importanta negocierii, este necesara pentru verificarea PN si PNP comparativ cu cele prevazute anterior prin varian­te, pentru reajustarea limitelor inferioare si superioare in functie de solicitarile partenerului, limitele mandatului primit si crearea unor binoame de concesii, cu valori relativ similare, care urmeaza sa fie schimbate cu partenerul.

3 ) Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Este etapa in care partile isi furnizeaza reciproc informatii cu privire la obiectul negocierilor si la problemele aflate in discutie, in care se clarifica pozitiile de­clarate de negociere si se cladeste baza argumentatiei ulterioare.

Obiectivul acestei faze este acela de a face cunoscute concesiile posibile, comuni­carea intre parteneri fiind de tipul 'DACA , ATUNCI ', pentru a evita orice angajament si a pregati corespunzator etapa urmatoare.

4) Negocierea clauzelor contractuale

a) Negocierea conditiilor tehnice si de calitate

Negocierea conditiilor tehnice si de calitate este desfasurata de specialisti in probleme tehnice de profil, care au o buna pregatire si in domeniu tehnicii de comert exterior si al limbilor straine, deoarece caracteristicile de ordin tehnic ale produsului nu pot fi separate de cele de ordin comercial si comunicate selectiv sau separat oponentului.

Negocierea conditiilor tehnice si de calitate se realizeaza in cazul obiective­lor economice complexe - de genul instalatiilor industriale, al produselor noi - in special din domeniul constructiilor de masini, mai ales cand omologarea acestora nu a fost certificata pe piata de desfacere in cauza.

De multe ori, convingerea cumparatorului nu se poate definitiva decat pe calea efectuarii, in perioada de negociere, a unor probe de laborator, analize dinamice, incercari si demonstratii tehnice, probe de teren, in functie de natura marfii. Aceasta activitate este facilitata de prezenta unor laboratoare si centre de efectuare a probelor, cu functionare permanenta si a unor tehnicieni de inalta calificare, cu experienta, receptivi la obiectiile partene­rului si capabili sa opereze cu promptitudine modificarile cerute.

b) Negocierea conditiilor comerciale

Negocierea conditiilor comerciale trebuie incredintata economistilor cu seri­oase cunostinte merceologice, dar si cu pregatire temeinica in arta de a negocia, cunoscatori ai mai multor limbi de uz international accesibile partenerului.

Principalul subiect al negocierilor conditiilor comerciale il constituie negoci­erea pretului, dimensionarea acestuia neputandu-se face decat printr-o temeinica cunoastere a evolutiei discutiilor cu privire la fixarea nivelului tehnic si de calitate, conditiilor de plata, a garantiilor, a modului de efectuare a expeditiei si transportului, etc.

Pentru stabilirea si negocierea nivelului de pret trebuie parcursi o serie de pasi:

se aduce in discutie necesitatea si interesul partenerului pentru produs;

se argumenteaza faptul ca produsul oferit satisface exigentele si interese­le partenerului;

se fac comparatii intre produsul oferit si produse similare, existente pe piata, dar cu caracteristici inferioare;

daca argumentatia a fost convingatoare pana la acest punct, se aduc in discutie si se puncteaza avantajele pe care le obtine partenerul din cum­pararea produsului;

in momentul cand cumparatorul se intereseaza, din proprie initiativa, de pret se anunta ferm, clar si fara retineri care este acesta (cel mai mare pret, daca este vorba de o gama mai larga de preturi);

daca partenerul apreciaza pretul ca fiind prea mare, va fi intrebat: 'Prea mare in raport cu ce anume ? ' .

c) Negocierea conditiilor de livrare

Partile angajate intr-o tranzactie comerciala acorda mare atentie stabilirii conditiilor de livrare. Acestea se refera la determinarea locului si momentu­lui in care, odata cu transferul marfii de la vanzator la cumparator, are loc si transferarea cheltuielilor si a riscurilor pe care le implica livrarea.

Conditiile de livrare se stabilesc conform uzantelor si normelor internatio­nale INCOTERMS 2000, care le grupeaza in patru categorii distincte:

. Conditiile din Categoria E obliga vanzatorul de a pune marfa la dispozitia cumparatorului in spatii proprii, special amenajate (ExW = 'Ex Works ');

. Conditiile din Categoria F obliga vanzatorul de a livra marfa catre transportatorul numit de cumparator (FCA = 'Free Carrier', FAS = 'Free alongside Ship', FOB = 'Free on Board');

. Conditiile din Categoria C obliga vanzatorul de a plati transportul si asi­gurarea (CFR = 'Cost and Freight', CIF = 'Cost Insurance Freight', CPT = 'Carriage Paid to ', CIP = 'Carriage and Insurance Paid to ');

. Conditiile din Categoria D obliga vanzatorul sa suporte toate cheltuielile si riscurile transportului pana in tara de destinatie (DAF = 'Delivered at Frontier', DES = 'Delivered Ex Ship', DDU = 'Delivered Duty Unpaid', DDP = 'Delivered Duty Paid').

Negocierea conditiilor de livrare include si stabilirea termenelor calendaristi­ce si a modalitatilor de livrare.

Termenul de livrare poate fi determinat de la inceput si inscris expres in contract sau poate fi determinat ulterior, fie la o data fixa, fie la o data varia­bila, legata de un eveniment viitor cert si cunoscut de parti.

Modalitatea de livrare se refera la faptul ca expeditia se face global sau in transe, esalonate in timp. In general, daca vanzatorul nu-si respecta obligatii­le cantitative si calitative, conform calendarului de livrare, cumparatorul are dreptul sa rezilieze contractul.

d) Negocierea conditiilor de plata

Modalitatea de plata priveste mecanismul prin care se convine ca documen­tele care atesta livrarea sa fie transmise cumparatorului. In schimbul do­cumentelor, acesta urmeaza sa plateasca pretul convenit sau sa se angajeze printr-un instrument de plata ca va stinge, ulterior, datoria.

Negocierea conditiilor de plata vizeaza modul de finantare si modalitatile de plata. In acest caz, este necesara participarea la negociere a unor cunoscatori ai problemelor de tehnica valutara.

Negocierea modului de finantare capata aspecte deosebite cand vanzarea­cumpararea are loc pe baza de credit, deoarece, in functie de natura acestuia, trebuie fixate clauze contractuale care sa disciplineze modul de utilizare si rambursare a creditului, plata dobanzilor, garantiile bancare sau de alta natura. Totodata, se impune si negocierea unor clauze referitoare la protejarea nivelului de pret in fata fluctuatiilor valutare ale pietei internatio­nale.

La negocierea modalitatilor de plata se va tine seama de statornicirea unor clauze asiguratorii impotriva insolvabilitatii cumparatorului, precum si a unor clauze care sa-1 protejeze pe importator fata de livrarile platite si neconforme.

e) Negocierea conditiilor de expediere, transport si asigurare       

Acest gen de negociere implica, in marile contracte, participarea unor spe­cialisti in tehnica expedierii si transporturilor internationale.

Se vor negocia clauze privind fixarea mecanismului de expediere, depozitare, incarcare, tranzit in vama, in vederea stabilirii cailor optime de transport si mijloacele adecvate de expediere precum si clauzele referitoare la asigurarile marfii pe parcursul transportului.

De asemenea, vor fi fixate costurile de transport expediere si asigurare, in stransa corelatie cu stabilirea pretului general al contractului si conditiile de plata si vor fi stabilite drepturile si obligatiile ce revin partilor in derularea transporturilor, in indeplinirea formalitatilor de expediere si asigurare.

f) Negocierea problemelor juridice

Toate intelegerile intervenite intre cele doua echipe de negocieri trebuie turnate in tiparul juridic al normelor uniforme de drept al comertului interna­tional, al uzantelor comerciale internationale sau in compromisurile juridice, in limitele admise de legislatiile nationale si in concordanta cu legea de cax­muire a contractului, convenita intre parti.

In cazul negocierii marilor contracte, asemenea lucruri nu se pot realiza fara participarea la dezbateri unor juristi cu pregatire temeinica in dreptul comer­cial international.

g) Negocierea problemelor de corelare si sinteza

Subechipa de sinteza, constituita in scopul asamblarii si armonizarii rezulta­telor obtinute in celelalte grupe, este organul de baza al echipei de negociere, care pregateste in ultima analiza proiectul de contract, in stransa colaborare cu specialisti din domeniul juridic. Toate problemele nesolutionate in grupele de specialitate sunt supuse arbitrajului echipei de sinteza, inainte de a fi discutate in sedintele plenare a celor doua echipe de negociere.

In aceasta faza se face si redactarea finala a contractului convenit, exprimat intr-una sau mai multe limbi de uz international, dupa intelegeri si necesitati.

5 ) Redactarea finala a contractului

Redactarea finala a contractului se refera la formularea clara si inscrierea in contract, cu acordul celeilalte parti si in limba convenita in prealabil, a tuturor clauzelor negociate.

Daca contractul se redacteaza pentru a fi semnat in trei limbi - lucru uzual in cazul marilor contracte bilaterale - respectiv in limba fiecarei parti semnatare si in limba de uz international adoptata, apare necesitatea includerii in contract a unei clauze, potrivit careia in caz de interpretari diferite ale unor texte, este valabila interpretarea ce rezulta din limba internationala terta, socotita limba de referinta.

6) Semnarea contractului

Contractele se semneaza de catre sefii echipelor de negociere, pe baza procurii cu care au fost imputerniciti de catre conducerea societatii comerciale respective.

Semnarea se face, de regula, intr-un cadru festiv, membrii celor doua echipe se felicita si se asigura reciproc ca vor indeplini cele convenite, dupa care are loc o masa, la un restaurant foarte bun, organizata de gazda sau de partenerul expor­tator.

7) Intocmirea raportului de activitate al echipei de negociere

Raportul de negociere trebuie elaborat cu multa grija si competenta de seful echipei de negociere, indiferent de rezultatele procesului de negociere. trebuie elaborat cu multa grija si competenta de seful echipei de negociere, indiferent de rezultatele procesului de negociere. Continutul raportului se refera la redarea evenimentelor esentiale si a rezultatelor obtinute in cadrul negocierii sau, in caz de insucces, la evidentierea cauzelor care 1-au provocat.

Comunicarea in timpul procesului de negociere

Negocierile efective depind de modul in care are loc comunicarea intre negociatori. Partenerii se prezinta, de obicei, la masa tratativelor cu puncte de vedere diferite. Aceasta este ceva normal, iar pana cand nu se vor face progrese in discutii, ei vor fi la discretia barierelor naturale ale comunicarii, care fac ca unele puncte de vedere sa fie percepute corect, altele distorsionat, iar altele refuzate complet.

Barierele ce pot aparea pe parcursul comunicarii se refera la:

1) Ceea ce se spune nu poate fi auzit datorita barierelor fizice - zgomot, lipsa concentrarii, distorsiuni in timpul transmisiei, etc. - partenerul nu poate auzii ceea ce se spune.

2) Ceea ce se aude nu poate fi inteles, ascultatorul poate auzi, insa ceea ce intele­ge este influentat de educatie, cunostinte tehnice asupra subiectului sau de vacabular.

3) Ceea ce este inteles nu poate fi acceptat ascultatorul intelege, dar nu poate ac­cepta datorita unor factori psihologici - prejudecati, sentimentele sale fata de subiectul in discutie, experienta anterioara a unei negocieri cu aceasta firma sau asupra acelui produs, etc.

4) Vorbitorul nu poate descoperi ca ascultatorul a auzit / inteles / acceptat si pre­supune ca este perfect inteles, iar ascultatorul este concentrat doar asupra miscarilor succesive ce le va face.

Imbunatatirea comunicarii in timpul negocierii, in vederea depasirii diferentelor de puncte de vedere si a barierelor naturale se bazeaza pe parcurgerea mai multor pasi:

. Crearea unor conditii optime adica a unui climat cordial, deschis si efectuarea unor miscari de deschidere independente, care sa clarifice pozitia fiecarei parti.

Ordonarea perfecta in timp a fazelor negocierii, adica timpul in care se expun subiectele de discutie, influenteaza abilitatea de a se intelege ceea ce se spune. In cazul unui dialog, negociatorul va fi concis (1÷ 2 min pentru o interventie, 5 ÷ 15 min pentru prezentarea unei probleme si max. 2 ore pentru orice sesiune de negocieri, cu una ÷ doua pauze.

Pregatirea si prezentarea efectiva a informatiilor care presupune ca la prezen­tarea situatiei, negociatorul sa fie clar si concis la inceputul si sfarsitul acesteia - la inceput va face o trecere in revista a punctelor cheie ce vor fi atinse in cadrul negocierilor si apoi va dezvolta fiecare punct, pentru ca in final sa se reaminteasca punctele cheie prezentate la inceput. In timpul prezentarii, negociatorul trebuie sa fie atent si la reactiile celorlalti, sa foloseasca o mimica adecvata si, pe cat posibil, sa accentueze prezentarea prin figuri, grafice, sublinieri.

Ascultarea efectiva, la un bun negociator, face ca acesta sa fie un ascultator competent, care sa depuna un efort deliltrat pentru a asculta si intelege perspectiva partenerului.

Pentru aceasta, el trebuie sa se concentreze, sa ia notite, sa incerce sa clarifice problemele si sa verifice impreuna cu oponentul sau daca a inteles corect.

Depasirea barierelor unei 'a doua limbi ' care apare la persoanele ce negoci­aza intr-o a doua limba si care simt, adesea, un dezavantaj, datorat existentei unei bariere de limbaj, care domina si deranjeaza comunicarea efectiva. In aceasta situatie, fiecare parte trebuie sa faca pasii necesari, in mod constient sau inconstient, pentru a comunica simplu si eficient, pentru a asculta efectiv si pentru a cauta sa se inteleaga una pe alta. Rezultatul va consta intr-o comunica­re efectiva.

Argumentarea si persuasiunea in cadrul negocierii

Argumentarea in cadrul procesului de negociere are drept scop consolidarea pozitiilor de negociere deja declarate, prin argumente, probe si demonstratii.

Interlocutorului trebuie sa i se prezinte o cantitate necesara si suficienta de elemente, formulate clar si ordonate logic, in raport cu interesele urmarite, incat sa poata fi intelese.

Puterea de convingere scade atunci cand discursul cuprinde prea multe adjective, si de aceea trebuie evitate superlativele si formularile bombastice sau artificiale. Din contra, credibilitatea creste atunci cand argumentatia este concreta si precisa, bazata pe nume, cifre, locuri si exemple. Pentru a fi si mai convingatoare, negociatorul poate folosi diverse elemente auxiliare, care angajeaza senzorial, adresandu-se direct simturilor partenerului; fotografii, montaje demonstrative, mostre, grafice si colaje din presa, pasaje din manuale, publicatii de specialitate, cazuri concrete, etc.

O demonstratie de 2 ÷ 3 min poate fi mai convingatoare decat ore intregi de explicatii descriptive.

In tabelul urmator, se prezinta un exemplu de folosire al elementelor auxiliarelor senzoriale in procesul de argumentare: