Fundamentarea planului de afaceri

Fundamentarea planului de afaceri

Definirea planului de afaceri

Planul de afaceri este o metoda antreprenorial-manageriala de proiectare si promovare a unei afaceri noi sau de dezvoltare semnificativa a unei afaceri existente, pornind de la identificarea unei oportunitati economice, prin care se determina obiectivele de realizat, se dimensioneaza si structureaza principalele resurse si activitati necesare, demonstrand ca aceasta este profitabila, ca merita sa fie sprijinita de potentialii investitori.

Exista mai multe elemente care fac necesara elaborarea sa:

1. Planul de afaceri reprezi 636h76g nta, in primul rand, un mijloc de autoedificare pentru cei ce comanda si/sau realizeaza planul de afaceri asupra profitabilitatii si viabilitatii demersului antreprenorial de valorificare a oportunitatii economice. Practica demonstreaza ca exista frecvent o mare diferenta intre fezabilitatea si profitabilitatea unei oportunitati economice, asa cum apare la prima vedere si ceea ce rezulta dupa realizarea planului de afaceri. Analiza sistematica a unui set cuprinzator de informatii, structurate riguros si utilizand anumite metode si tehnici, asigura intotdeauna o cunoastere mai profunda a aspectelor implicate de valorificarea oportunitatilor economice si pregatirea mai minutioasa si eficace a acesteia. Altfel formulat, elaborarea planului de afaceri asigura un control al starii de sanatate a demersului antreprenorial avut in vedere. Nu de putine ori, elaborarea planului de afaceri arata ca afacerea dorita nu este profitabila, impiedicandu-ne astfel sa facem greseala foarte costisitoare de a demara activitati care nu vor fi profitabile si de a aloca resurse care nu se vor recupera, reprezentand pierderi.
2. Planul de afaceri constituie un instrument de previzionare a afacerii. Prin planul de afaceri se stabilesc obiectivele de realizat, durata si succesiunea activitatilor necesare, dimensiunea resurselor alocate si principalii parametri de marketing, financiari, tehnici, de personal si manageriali de considerat. Se jaloneaza astfel in mod riguros constructia afacerii pentru a fi profitabila.
3. Planul de afaceri este un instrument major in finantarea intregii afaceri. Prin intermediul sau se dimensioneaza resursele financiare necesare demararii si finalizarii actiunii antreprenoriale. Concomitent, planul de afaceri, prin toate elementelor incorporate, ofera argumentele necesare convingerii furnizorilor de fonduri sa se implice in operationalizarea sa. Acesti furnizori de fonduri pot fi actionarii sau asociatii la afacere, bancile, fondurile de risc sau investitorii pe piata de capital. Pentru a-i convinge, este necesar ca din analizele incoporate sa rezulte ca veniturile generate sunt superioare cheltuielilor ocazionate, iar cash-flow-ul satisface atat cerintele finantarii activitatilor curente, cat si returnarii fondurilor imprumutate in perioadele stabilite.
4. Planul de afaceri reprezi 636h76g nta o baza pentru organizarea, coordonarea si controlul proceselor implicate de demersul antreprenorial de valorificare a oportunitatii economice. Pornind de la obiectivele previzionate si de la activitatile conturate, se stabilesc, in primul rand, configuratia sistemului organizatoric, manualul organizarii (regulamentul de organizare si functionare) si descrierile de functii si de posturi. Ulterior, concomitent si dupa operationalizarea sistemului organizatoric, se utilizeaza elementele incorporate in planul de afaceri pentru a coordona deciziile si actiunile personalului implicat si a controla operationalizarea lor. Este esential ca toate modalitatile de organizare, coordonare si control, cu rol determinant in asigurarea functionalitatii organizatiei, sa fie organic subordonate indeplinirii previziunilor cuprinse in planul de afaceri.
5. Planul de afaceri reprezi 636h76g nta si o foarte importanta modalitate educationala pentru personalul implicat, incepand cu intreprinzatorul. Participarea la elaborarea planului de afaceri cu informatii si apoi studierea acestuia contribuie la "invatarea" mai buna a afacerii, la insusirea si utilizarea unor concepte si tehnici manageriale, de marketing, financiare etc. Ulterior, pe parcursul aplicarii planului de afaceri, prin compararea rezultatelor si proceselor efective cu cele previzionate, se amplifica capacitatea intreprinzatorului si a echipei sale de a analiza activitatile economice si de a le perfectiona. Continua raportare si analiza a afacerii efective, comparativ cu prevederile planului de afaceri este generatoare de know-how.
6. Sintetizand, planul de afaceri in ansamblul sau constituie unul dintre cele mai complete si eficace instrumente manageriale pentru intreprinzatori si manageri. El constituie un veritabil ghid decizional si actional in baza caruia se proiecteaza si implementeaza componentele principalele ale mecanismelor manageriale aferente proceselor de valorificare a oportunitatilor economice.

Obiectivele urmarite prin planul de afaceri

Primul obiectiv consta in determinarea profitabilitatii valorificarii oportunitatii economice identificate. In fapt, aceasta reprezinta scopul primar urmarit prin elaborarea planului de afaceri. Daca afacerea preconizata nu se contureaza a fi rentabila, atunci toate celelalte scopuri cad de la sine. Pentru ca acest scop sa fie realizat este necesara o corecta si riguroasa concepere si realizare a analizelor astfel incat ele sa fie realiste. Tentatia de a "infrumuseta" planul de afaceri se dovedeste intotdeauna contraproductiva, generand ulterior greutati apreciabile care pot ajunge pana la falimentul firmei respective.

Prin planul de afaceri se are in vedere si stabilirea principalelor elemente de natura economica, marketing, financiara, productie, management prin care se construieste de fapt afacerea. Absenta sau superficiala cunoastere a unor elemente majore, cum ar fi cele de marketing sau personal, pot pune in pericol viabilitatea afacerii, cu toate ca oportunitatea economica respectiva este profitabila. Trebuie evitata tendinta, relativ frecvent intalnita, de concentrare numai asupra elementelor financiare, considerand ca dupa obtinerea resurselor necesare se vor pune la punct si celelalte activitati majore implicate.

Obtinerea finantarii de la banca este poate cel mai cunoscut si apreciat obiectiv urmarit prin elaborarea planului de afaceri. Ca regula, nici un intreprinzator nu dispune de toti banii necesari pentru a derula o afacere cand aceasta nu se rezuma la una sau doua-trei persoane implicate. In consecinta, trebuie imprumutate fonduri de la banca. Apelarea bancii cu un plan de afaceri, chiar daca aceasta nu-i o conditie obligatorie pentru a acorda credit, face o buna impresie si amplifica sansele de a obtine conditii superioare de creditare. In cazul in care banca utilizeaza un model standard de plan de afaceri, acesta trebuie utilizat de la inceput, economisind timp si bani.

Pentru a obtine un credit de la banca, planul de afaceri este necesar sa demonstreze ca afacerea este profitabila, iar cash-flow-ul asigura returnarea ratelor de credit la termenele convenite. Esentiala este prevederea in planul de afaceri de garantii acceptate de piata si in marime suficient de mare, adica superioara in raport cu dimensiunea creditului. Prevederea prin plan a participarii intreprinzatorului cu bani lichizi la realizarea obiectului afacerii pentru care se solicita creditul este un element cheie. Cu cat aceasta participare, care semnifica o impartire a riscurilor afacerii intre banca si intreprinzator, reprezinta o pondere mai ridicata in totalul fondurilor necesare, cu atat sunt mai mari sansele de a primi creditul solicitat si cu o dobanda mai redusa.

Obtinerea de fonduri de investitii poate reprezenta un alt obiectiv al elaborarii planului de afaceri, in cazul in care nu se apeleaza la banci pentru credite. In aceasta ipostaza, planul de afaceri este destinat fondurilor de risc (venture capital) sau altor investitori potentiali. Elementele specifice care intervin in aceasta situatie se refera la dezvoltarea partii referitoare la investitii, utilizand mai multi indicatori specifici.

Obtinerea de contracte de cumparare, in special de catre firmele mici de la firmele mari poate fi facilitata de elaborarea unui plan de afaceri special. O atare necesitate apare, de regula, atunci cand o firma mica abordeaza pentru prima data  o firma mare in vederea obtinerii unui contract important. Pentru a se face cunoscuta, pentru a-si demonstra potentialul si a castiga increderea partenerului mai puternic, un plan de afaceri axat pe comercializarea contractelor avute in vedere poate fi foarte util firmei mici. Desigur, se elaboreaza un plan de afaceri specific, prin care se demonstreaza capacitatea firmei mici de a prelua si valorifica cantitatile de produse contractate, in conditii de siguranta si profitabilitate pentru ambii parteneri implicati.

Implicarea anumitor persoane in realizarea unei noi afaceri poate reprezenta scopul elaborarii unui plan de afaceri. Un asemenea scop se prefigureaza cand o firma de dimensiuni mici identifica o oportunitate economica cu potential deosebit de profitabilitate pentru care nu dispune in posturile cheie de suficienti manageri si specialisti. In aceasta situatie, planul de afaceri serveste drept argument pentru a atrage manageri si/sau specialisti de mare valoare, ca urmare a demonstrarii viabilitatii si profitabilitatii sale deosebite.

In sfarsit, un ultim element major ce poate fi avut in vedere prin elaborarea planului de afaceri este facilitarea de fuziuni intre companii sau a cumpararii altei firme. Intocmirea unui plan de afaceri care sa puna in evidenta avantajele comparative ale firmelor respective si complementaritatea intereselor (in cazul fuziunii) este mai mult decat binevenita. Prin intermediul sau se asigura o promovare si o protejare superioare a intereselor firmei. Posedarea respectivului plan de afaceri  inceperea negocierilor ofera din start un atu, un ascendent in derularea respectivelor operatii economice.

Trecerea in revista a scopurilor ce pot fi avute in vedere in conceperea si proiectarea planurilor de afaceri este importanta din cel putin doua puncte de vedere:

a.          constientizeaza intreprinzatorii si managerii asupra multiplelor situatii in care este necesara si eficace apelarea la un plan de afaceri;

b.          atrage atentia factorilor de decizie si elaboratorilor planului ca scopurile avute in vedere se reflecta in continutul si modul de prezentare a planului de afaceri. Se evita astfel realizarea de planuri de afaceri standard, insuficient corelate cu necesitatile reale ale afacerii.

Precizarea scopurilor avute in vedere de catre intreprinzatorii si/sau managerii care il solicita este prima conditie pentru a avea un plan de afaceri care sa corespunda integral necesitatilor si sa fie utilizat in mod eficace.

Continutul planului de afaceri

Un plan de afaceri standard ar trebui sa aiba in structura sa urmatoarele capitole:

1. Sinteza planului de afaceri
2. Prezentarea intreprinderii
3. Produsele si serviciile firmei
4. Programul de marketing si de vanzari
5. Programul de dezvoltare a produselor si/sau serviciilor
6. Programarea activitatilor operationale
7. Managementul activitatilor
8. Planul financiar
9. Oferta antreprenoriala
10. Anexele

In principal, aceste capitole trebuie sa faca referire la:

1. Sinteza planului de afaceri. Acest capitol se mai numeste frecvent si sinteza executivului si cuprinde in principal urmatoarele elemente:

descrierea succinta a firmei

prezentarea produselor si/sau serviciilor

piata potentiala

proiectiile cercetarii de piata

avantajul competitiv al produselor si/sau serviciilor

principalele aspecte financiare implicate

profitabilitatea firmei

echipa manageriala

oferta sau propunerea adresata destinatarului planului de afaceri

Sinteza se recomanda sa fie de 4-6 pagini.

2. Prezentarea intreprinderii. Capitol cu caracter introductiv, insereaza informatii referitoare la:

profilul firmei

scurt istoric al organizatiei

regimul juridic al firmei

Acest capitol trebuie sa fie unul scurt, avand drept obiectiv sa faciliteze destinatarului extern al planului de afaceri formarea unei imagini globale coerente asupra firmei respective.

3. Produsele si serviciile firmei. Principalele informatii cuprinse in acest capitol au drept continut:

prezentarea naturii si destinatiei lor;

descrierea proceselor de fabricatie implicate;

evidentierea caracteristicilor definitorii ale produselor si servciilor (cost, calitate, performante etc.);

indicarea licentelor si patentelor folosite;

caracterizarea stadiului dezvoltarii tehnice a produsului;

indicarea fazei ciclului de viata in care se afla produsele si serviciile;

relevarea produselor competitive si a punctelor forte si slabe ale acestora;

evidentierea necesitatii schimbarilor tehnologice, tinand cont de ceea ce fac concurentii si de tendintele tehnice pe plan international in respectivul domeniu;

4. Programul de marketing si planul de vanzari. Elementele principale incorporate in acest capitol se refera la:

segmentul de piata tintit;

concurentii firmei;

strategia de marketing;

situatia vanzarilor in trecut, prezent si viitor;

politica de preturi;

politica de distributie;

conditiile de vanzare a produselor, in special de plata a acestora;

programul de reclama si promovare a produselor;

alte elemente comerciale considerate esentiale in cazul fiecarei situatii: de exemplu, indicele de sezonalitate, reglementari comerciale speciale, programe guvernamentale de asistenta la export, noi tendinte de marketing pe alte piete etc.

Capitolul de marketing este unul dintre cele mai importante, intrucat vanzarea produselor este determinanta pentru supravietuirea si dezvoltarea firmei.

5. Programul de dezvoltare a produselor si serviciilor. Informatiile cuprinse in acest capitol se refera la situatia actuala si viitoare a produselor din urmatoarele puncte de vedere:

preturi;

caracteristici tehnice si tehnologice;

viitoarea generatie de produse;

actiunile proprii de cercetare si dezvoltare desfasurate in prezent si cele prevazute pentru perioada urmatoare, cu precizarea produselor modernizate care vor rezulta;

segmentul de piata pe care va fi marketat fiecare produs nou;

anticiparea dezvoltarilor de noi produse si servicii in urmatorii ani;

De remarcat dimensiunea pronuntat prospectiva a abordarii, precum si accentul pe relatia activitatii de cercetare-dezvoltare si cerintele pietei.

6. Programul activitatilor operationale. Continutul acestui capitol este axat predominant asupra activitatilor de productie abordand cu prioritate urmatoarele aspecte:

programarea productiei;

gestiunea stocurilor de materii prime, semifabricate, piese de schimb etc. aferente fiecarui produs, tinand cont de cerintele clientilor;

programarea aprovizionarii cu materii prime, in functie de structura productiei si esalonarea fabricatiei;

cheltuielile necesare pentru a satisface necesitatile primelor trei programe;

service-ul pentru produse;

previziuni privind cresterea capacitatii de productie impreuna cu costurile si perioadele aferente;

masurile de amplificare a eficientei activitatilor de productie

relatiile contractuale cu furnizorii actuali si sursele alternative de aprovizionare.

De remarcat viziunea integrata pe care se bazeaza elaborarea activitatilor de productie si aprovizionare, cu accent pe aspectele economice implicate.

7. Managementul activitatilor. Fara a avea un caracter exhaustiv, acest capitol are in vedere indeosebi urmatoarele elemente principale:

prezentarea organigramei, cu punctarea principalelor caracteristici;

prezentarea echipei de manageri superiori, a C.V.-urilor acestora, cu reliefarea abilitatilor care pot sa contribuie la dezvoltarea organizatiei;

descrierea conceptiei manageriale si a practicilor utilizate fata de comerciantii cu ridicata, concurenti, comunitatea locala etc.;

indicarea modalitatilor de motivare a salariatilor;

relatiile cu sindicatul;

structura proprietatii firmei si reglementarea sa juridica;

serviciile de contabilitate, juridice, consultanta, training la care firma apeleaza de regula.

Se considera ca aceste elemente manageriale au cea mai mare relevanta pentru demersul antreprenorial, proiectat prin planul de afaceri.

8. Planul financiar. Capitol cu o mare importanta in economia de ansamblu a planului de afaceri ce incorporeaza, de regula, urmatoarele elemente:

situatia costurilor si veniturilor

proiecttiile de cash-flow in diverse variante, tinand cont de sursele de finantare posibile

bilantul contabil

analiza break-even pentru ansamblul firmei si principalele produse

Orizontul planului financiar corespunde orizontului planului de afaceri.

In realizarea analizelor incorporate se apeleaza la un set de metode si tehnici bine formalizate. Calitatea proiectiilor financiare depinde decisiv de exactitatea si realismul informatiilor de plecare. Avand in vedere volatilitatea accentuata a unora dintre elementele monetare si finaciare implicate, mai ales cele care tin de contextul macroeconomic si -cand este cazul- mondoeconomic, se recomanda realizarea mai multor variante de proiectii financiare.

9. Oferta finala sau antreprenoriala a planului de afaceri. Precedentele componente ale planului de afaceri -dintre care o pondere deosebita o are planul financiar- ofera fundamentele necesare stabilirii ofertei de afaceri. In mod firesc, continutul sau difera intr-o anumita masura in functie de scopurile prioritare avute in vedere. De regula, oferta de afaceri cuprinde elemente referitoare la:

- marimea sumelor solicitate furnizorilor potentiali de fonduri

- termenii financiari in care se solicita sumele respective

- destinatiile exacte ale sumelor respective

- conditiile de parteneriat.

Continutul si modul de prezentare ale ofertei finale variaza in cea mai mare masura de la un plan de afaceri la altul, intrucat aceasta se adapteaza la particularitatile si cerintele anticipate ale bancilor, fondurilor de risc, companiilor partenere etc. avute in vedere.

10. Anexele cuprind o varietate de documente referitoare la activitatea si performantele firmei, de natura sa aduca un plus de informatii si argumente indirecte destinatarului planului de afaceri, in favoarea acceptarii ofertei sale finale.

Cele mai frecvente documente care se anexeaza sunt urmatoarele:

contracte proforma, care sa dovedeasca intentia unor clienti de a cumpara produsele sau serviciile care se vor furniza;

oferte pentru justificarea costurilor investitionale, de utilaje, echipamente etc.;

oferte de pret pentru materiile prime, materiale utilizate in procesele tehnologice.

In practica, de regula, planul de afaceri va cuprinde rareori, toate capitolele mentionate mai sus. In functie de situatia concreta, anumite capitole pot sa lipseasca. Astfel, spre exemplu, din planul de afaceri al unui intreprinzator, atunci cand isi intemeiaza o afacere, dispar aspectele referitoare la activitatea trecuta a firmei, intrucat aceasta nu exista.

Greseli in elaborarea planului de afaceri

Multiplele aspecte implicate de fundamentarea, elaborarea si prezentarea planului de afaceri reprezinta un fundal favorizant pentru aparitia de greseli. O modalitate majora de contracarare a lor o reprezinta cunoasterea celor mai frecvente dintre acestea, asa cum rezulta din practica elaborarii si utilizarii planurilor de afaceri.

In tabelul 2.1. sunt prezentate cateva dintre cele mai frecvente greseli ce pot aparea la fundamentarea si elaborarea planului de afaceri.

Greseli frecvente in fundamentarea, elaborarea si prezentarea planului de afaceri

Tabelul 2.1.    

Utilitatea planului de afaceri

Ansamblul elementelor cuprinse in acest paragraf au evidentiat si prezentat multiple aspecte referitoare la planul de afaceri, demosntrand utilitatea sa deosebita. Cu toate acestea, consideram necesar ca, in final, sa punctam in mod expres care sunt, in opinia noastra, avantajele si utilitatile planului de afaceri pentru destinatarii si utilizatorii sai.

Punctul de plecare in abordarea noastra il reprezinta precizarea sferei principale de utilizatori ai planului de afaceri, grupati in patru categorii, in functie de interesele majore specifice pe care le au.

Intreprinzatorii din organizatie sunt interesati ca resursele proprii pe care intentioneaza sa le aloce respectivei afaceri sa genereze performanta economica si, in primul rand, profit.

Managerii din cadrul organizatiei sunt interesati sa dispuna de un plan de afaceri realist si echilibrat, care sa faciliteze conducerea afacerii respective, in obtinerea de performante pentru firma, castiguri si prestigiu pentru ei.

Potentialii investitori si creditori sunt interesati in planuri de afaceri care sa proiecteze afaceri viabile, care sa duca la o cat mai ridicata valorificare a sumelor acordate, concomitent cu diminuarea riscurilor pentru fondurile plasate in afacere.

Potentialii parteneri, salariati si consultanti sunt interesati ca planul de afaceri sa contina o buna afacere, care sa le permita o relatie aducatoare de venituri si fara riscuri si dificultati personale majore.

Din cele prezentate, rezulta ca pentru toti utilizatorii planului de afaceri esential este ca afacerea sa fie buna, generatoare de dezvoltare si performanta economica. Fiecare categorie, insa, are si niste interese specifice, ce decurg din pozitia diferita pe care se plaseaza in contextul general al proiectarii, derularii si valorificarii afacerii respective. Sesizarea acestor pozitii si interese specifice, si luarea lor in considerare este necesara atat pe parcursul elaborarii planului de afaceri, cat si a prezentarii sale utilizatorilor potentiali.

Pentru cele patru categorii principale de utilizatori si beneficiari ai planului de afaceri, acesta prezinta utilitatea, avantajele si importanta inscrise in tabelul nr. 2.2.

Utilitatea planului de afaceri in raport cu utilizatorii sai

Tabelul 2.2.

Prin prisma tuturor elementelor incorporate in acest paragraf, putem conclude ca planul de afaceri este o metoda, un instrument esential pentru infiintarea si dezvoltarea firmelor. In acelasi timp, planul de afaceri este un simbol al unei noi viziuni si abordari microeconomice specifice economiei de piata, bazata pe identificarea si valorificarea oportunitatilor economice, pornind de la primatul pietei. Cunoasterea si utilizarea permanenta si eficace a planului de afaceri reprezinta o conditie indispensabila pentru obtinerea de performanta economica de catre intreprinzatori, investitori si manageri.