Importanta si sarcinile aprovizionarii

Importanta si sarcinile aprovizionarii

Aprovizionarea, componenta a functiunii comerciale a intreprinderii, asigura echilibrul intre necesitatile si disponibilul de resurse materiale, element esential in orice intreprindere mica si mij 949e49j locie. Obiectivul activitatii de aprovizionare se refera la procurarea tuturor materiilor prime si a materialelor necesare in cantitatea si calitatea ceruta, la un pret corespunzator si la momentul potrivit. Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiaza si se desfasoara mai multe atributii specifice cu grad de dificultate si complexitate diferit, cum ar fi:

identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei productive;

fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii;

dimensionarea pe baza de documentatie tehnico-economica a consumurilor materiale si energetice;

elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii (materiale incorporate in produse, deseuri, pierderi prin ardere, evaporare, etc.);

dimensionarea pe criterii economice a stocurilor  de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;

alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum  si prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare;

alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudinea livrarilor conform contractelor;

elaborarea strategiilor de cumparare in raport  cu oferta interna si externa;

negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi prin incheierea de contracte comerciale;

urmarirea si controlul derularii contractelor comerciale de aprovizionare;

analiza periodica a stadiului asigurarii bazei materiale a societatii;

asigurarea conditiilor de primire-receptie a partizilor de materiale livrate de furnizori;

organizarea spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea fluxurilor de circulatie interna, alegerea celor mai eficiente sisteme de depozitare;

organizarea rationala a sistemului de alimentare, cu materii prime si materiale, a sectoarelor de productie din unitate, in stricta concordanta cu programele de fabricatie;

controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate a acestora;

urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale pe destinatii de consum;

conceperea si aplicarea unui sistem informational cuprinzator, simplu si operativ, care sa permita evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala;

selectarea si angajarea personalului de specialitate in structura profesionala specifica.

Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementul aprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse finite.

Activitatea de aprovizionare identifica nevoile intreprinderii, gaseste furnizori, negociaza cu acestia, emite (lanseaza) comenzi catre furnizori si asigura sosirea lor in intreprindere. In acest sens, managerul care raspunde de aprovizionare, trebuie sa tina o evidenta a furnizorilor posibili pentru fiecare materie prima si a rezultatelor obtinute prin colaborarea cu acestia. Intreprinderea mica sau mijlocie beneficiara trebuie sa coordoneze nevoile sale cu procesele de productie ale furnizorilor, inclusiv sa controleze daca furnizorii respecta clauzele contractelor incheiate (cantitate, calitate, termene de livrare, etc.)

In magazinele de desfacere cu amanuntul, de exemplu, aprovizionarea trebuie sa tina seama de schimbarile posibile in nivelul cererii formulate de consumatori. In acest context, fiecare tip de produs trebuie analizat separat in privinta strategiei de aprovizionare care se adopta pentru el, ceea ce presupune ca persoana care se ocupa cu aprovizionarea sa conlucreze strans cu persoanele care se ocupa de vanzarea produselor la consumatori.

Livrarea de catre furnizori a materiilor prime, in momentele in care ele sunt necesare pentru procesele de productie sau de prestari servicii ale intreprinderilor mici beneficiare ('just-in-time delivery'), poate determina economii substantiale de costuri la aceste intreprinderi, datorita reducerii costurilor de depozitare si stocare. Printr-o colaborare stransa intre furnizorii de materii prime si beneficiarii acestora se poate imbunatati eficienta procesului de aprovizionare.  

Desfasurarea normala a proceselor de aprovizionare necesita organizarea, in cadrul structurii manageriale a firmei, a unui compartiment de specialitate (sau desemnarea macar a unei persoane) care sa raspunda de aprovizionarea tuturor materiilor prime si materialelor. Aceasta nu exclude posibilitatea colaborarii acestei persoane cu angajatii care lucreaza in subunitatile consumatoare de materii prime sau in alte compartimente. Desemnarea unor persoane cu responsabilitati specifice in domeniul aprovizionarii are anumite avantaje, si anume:

Ø      se pot stabili si mentine mai usor relatii de colaborare cu furnizorii de materii prime;

Ø      se centralizeaza responsabilitatile pentru efectuarea unor imbunatatiri in procesul de aprovizionare;

Ø      se pun in aplicare cunostintele si aptitudinile unei persoane pregatita special pentru acest domeniu;

Ø      se evita pericolul emiterii unor comenzi duble catre acelasi furnizor.

Aceste persoane au posibilitatea sa se informeze asupra unor tendinte si situatii speciale care pot afecta functionarea intreprinderii mici sau mijlocii respective, cum ar fi:

♦ Schimbarea pretului de aprovizionare, care poate duce la adoptarea unor decizii privind aprovizionarea, in sensul de a amana cumpararea unor materii prime pana cand preturile se reduc, fie de a face aprovizionari in devans, pentru a evita cresterea preturilor de aprovizionare. Prin aceasta se urmareste obtinerea unor influente favorabile asupra profitului intreprinderii. Dar aceste influente trebuie analizate comparativ cu efectele care pot aparea datorita lipsei din stoc a unor materii prime sau dimpotriva a constituirii unor stocuri supranormative, care antreneaza cheltuieli de stocare ridicate. .

♦ Schimbari in cererea manifestata de consumatori, mai ales pentru produsele sezoniere si cele supuse influentei modei, acestea facand necesara modificarea strategiei de aprovizionare.